Online randevuya geçtik mesajı: Duyuru için 12 hazır örnek

Randevu sayfanızı kurdunuz, hizmetleri girdiniz, bağlantı elinizde. Ertesi sabah telefon yine çalıyor, DM'ler yine geliyor, müşteriler "abla yarın 3'e yer var mı" diye yazmaya devam ediyor. Bu normal. Müşterinizin haberi yoksa sayfa yokmuş gibidir.

İşletme sahipleriyle konuştuğumuzda gördüğümüz şu: geçişi zorlaştıran şey sistemin kendisi değil, duyurunun bir kez yapılıp bırakılması. Bu yazıda duyuruyu hangi kanalda nasıl yapacağınızı, kopyalayıp kullanabileceğiniz mesajları ve ilk ayı nasıl geçireceğinizi anlatıyoruz.

Duyurmadan önce: sayfanızı müşteri gözüyle açın

Duyuru yaptığınız gün sayfaya ilk gelenler en sadık müşterilerinizdir. Karşılarına eksik bir sayfa çıkarsa ikinci kez denemezler. Bu yüzden önce şu dört şeyi kontrol edin:

1. Hizmetler ve süreler. Müşterinin bildiği adla yazın. Müşteri "kesim" arıyorsa listede "saç tasarımı uygulaması" görmek onu durdurur. Süreleri gerçekçi girin; boya 2,5 saat sürüyorsa 1 saat yazmayın.
2. Fiyat gösterimi. Fiyatı sabit, "...'den başlayan" ya da ücretsiz olarak gösterebilirsiniz. Saç uzunluğuna göre değişen işlerde "başlayan" fiyat, müşterinin kasada şaşırmasını önler.
3. Çalışma saatleri ve molalar. Öğle arası, kapalı gün, personelin izinli günü. Sayfa yalnızca boş saatleri gösterir; saatleri yanlış girerseniz yanlış saat satarsınız.
4. Deneme randevusu. Kendi telefonunuzdan, kendi numaranızla bir randevu alın. WhatsApp'tan gelen doğrulama kodunu girin, randevuyu takvimde görün, sonra iptal edin. Müşterinin yaşayacağı her adımı bir kez siz yaşayın.

Sayfa kurulumunun ayrıntıları için online randevu sayfası nasıl kurulur yazımıza bakabilirsiniz.

Kanal kanal duyuru

Randevu sayfanızın adresi resepton.com/r/isletme-adiniz biçimindedir. Müşteri bu bağlantıya dokunur, hizmeti ve saati seçer, telefonuna gelen kodu girer. Uygulama indirmez, hesap açmaz. Duyuruda bunu söylemek önemli, çünkü "yine bir uygulama mı yükleyeceğim" düşüncesi insanları en çok bekleten şey.

Instagram

Üç yerde olmalı: profil bağlantısı, hikâye ve sabitlenmiş gönderi. Profilde bağlantıyı en üste koyun. Duyuru günü bir hikâye paylaşıp bağlantı çıkartması ekleyin, sonra o hikâyeyi "Randevu" adlı bir öne çıkana alın. Bir de kısa bir gönderi yapıp profilin başına sabitleyin; hikâyeyi kaçıran, profile girdiğinde görür. Adım adım anlatımı Instagram bio'ya randevu linki yazımızda bulabilirsiniz.

WhatsApp

WhatsApp durumuna bir duyuru koyun; rehberinizde numaranız kayıtlı olanların çoğu görür. Asıl etkiyi ise düzenli müşterilerinize tek tek attığınız kısa mesaj yapar. Resepton WhatsApp üzerinden otomatik mesaj göndermez; bağlantıyı siz kendi WhatsApp'ınızdan elle paylaşırsınız. WhatsApp Business kullanıyorsanız bağlantıyı hazır yanıt olarak kaydedin. Ayrıntılar WhatsApp randevu yazımızda.

Google işletme profili

Sizi haritada arayan yeni müşteri için randevu bağlantısı profilde durmalı. Nasıl ekleneceğini Google işletme profiline randevu bağlantısı yazısında anlattık.

Kasada ve koltukta: QR kod

Kurulumun son adımında randevu sayfanızın QR kodunu indirebilirsiniz. Bunu kasanın yanına, aynanın köşesine ya da bekleme koltuğunun önüne koyun. Kodun en çok işe yaradığı an, müşterinin işlemi bitip ödeme yaptığı andır: "Bir dahaki randevunuzu buradan alabilirsiniz" deyip kodu gösterin. Küçük kartvizit boyutunda basıp poşete eklemek de işe yarar.

Telefon

Telefonla arayan müşteriye randevuyu verin, sonra bağlantıyı SMS ya da WhatsApp ile gönderin. Telefonu kapatmadan "bir dahakine şu yoldan da alabilirsiniz" demek, duyurunun en kişisel hâlidir.

Hazır mesaj örnekleri

Aşağıdaki mesajlarda [bağlantı] yerine kendi sayfa adresinizi yazın. Ünlem ve emoji koymadık; esnaf dili sakin olduğunda daha inandırıcı oluyor.

Samimi dil (kuaför, berber, güzellik)

1. Merhaba [Ad], artık randevularımızı internetten de veriyoruz. Size uygun saati buradan seçebilirsiniz: [bağlantı] Uygulama indirmenize gerek yok.
2. [Salon]: Akşam 11'de aklınıza geldiğinde bize yazmanıza gerek kalmadı. Boş saatleri görüp randevunuzu kendiniz alabilirsiniz: [bağlantı]
3. [Berber]: Sıra beklemeyin diye online randevuya geçtik. Saatinizi seçin, gelin: [bağlantı] Kapıdan gelene de yerimiz var tabii.

Resmi dil (stüdyo, danışmanlık, oto servis)

1. [İşletme]: Randevularınızı artık [bağlantı] adresinden 7 gün 24 saat alabilirsiniz. Telefonla randevu almaya da devam edebilirsiniz.
2. [Stüdyo]: Ders programımızı ve boş kontenjanları [bağlantı] adresinden görüp kaydınızı yapabilirsiniz. Telefonunuza gelen kodu girmeniz yeterli.

Klinik ve muayenehane için nötr dil

Sağlık hizmetlerinde tanıtım kuralları sıkıdır: "ağrısız", "garantili", "en uygun" gibi ifadeler, indirim ve kampanya dili kullanılmamalı. Duyuru yalnızca bilgi vermeli.

1. [Klinik]: Muayene randevularınızı [bağlantı] adresinden alabilirsiniz. Randevunuzu iptal etmek ya da saatini değiştirmek için de aynı adresi kullanabilirsiniz.
2. [Muayenehane]: Randevu almak için telefonla aramanıza gerek kalmadan [bağlantı] adresinden uygun saati seçebilirsiniz. Sorularınız için bizi arayabilirsiniz: [telefon]

Uzun süredir gelmeyen eski müşteriye

1. Merhaba [Ad], [Salon]'dan [Adınız]. Randevuları artık internetten de veriyoruz, haberiniz olsun istedim: [bağlantı]

Bu mesaj tek tek, kişisel olarak atıldığında bir haberleşmedir. Aynı metni yüzlerce kişiye toplu gönderdiğinizde durum değişir (aşağıda).

Telefonla arayana, randevuyu verdikten sonra

1. [İşletme]: [Ad] Hanım, [gün] [saat] randevunuzu aldım. Bir dahaki sefere isterseniz buradan da alabilirsiniz, boş saatleri görürsünüz: [bağlantı]

Instagram DM'e hazır yanıt

1. Merhaba, boş saatlerimizi buradan görüp randevunuzu hemen alabilirsiniz: [bağlantı] Hizmetler ve fiyatlar da sayfada yazıyor. Takıldığınız yer olursa buradan yazın.
2. Merhaba, bu hafta [gün] ve [gün] günleri boş yerimiz var. Saati buradan seçebilirsiniz: [bağlantı]

Sabit gönderi ya da hikâye metni

1. Online randevuya geçtik. Profildeki bağlantıdan hizmeti ve saati seçin, telefonunuza gelen kodu girin, randevunuz hazır. Uygulama yok, üyelik yok. Telefonla aramaya devam edebilirsiniz.

Toplu SMS ile duyuru: önce izin

Müşteri listenizi Excel, CSV ya da telefon rehberi dosyasından (.vcf) içe aktarıp herkese birden SMS atmak cazip gelir. Dikkat: "Online randevuya geçtik, buradan randevu alın" mesajı, mevcut bir randevuyla ilgili olmadığı için ticari ileti sayılabilir. Ticari ileti göndermek için müşterinin onayı ve bu onayın İYS'ye kayıtlı olması gerekir.

Resepton'da toplu mesaj Pro planında yer alır, WhatsApp'tan hazır taslaklarla gönderilir ve kampanya mesajları yalnızca pazarlama izni olan müşterilere gider. İzin, İYS ve mesaj metninde nelere dikkat etmeniz gerektiğini toplu SMS ve İYS rehberimizde ayrıntılı anlattık. İzni olmayan müşterilere duyuruyu ise randevuya geldiklerinde yüz yüze ya da QR kartla yapın.

İlk ay: alıştırma dönemi

Duyuru bir günde biter, alışkanlık bir ayda değişir. Bu dönemde birkaç şeyi bilinçli yapın.

Telefonla geleni geri çevirmeyin. "Artık telefonla randevu vermiyoruz" demek müşteri kaybettirir. Randevuyu verin, sonra bağlantıyı gönderin. Üçüncü ya da dördüncü seferde çoğu müşteri kendisi almaya başlar.

Yaşça büyük müşterilere yük olmayın. Bazı müşterileriniz hep arayacak ve bunda bir sakınca yok. Onların randevusunu panelden siz girin. Online sayfa onların yerini almıyor; size telefonda geçen zamanı geri veriyor.

"Ben size yazarım" diyenler. Bu müşteriye kızmak yerine sayfanın ona ne kazandırdığını söyleyin: "Gece yarısı aklınıza gelirse cevabımı beklemeden alırsınız." Bir de iptal ve saat değişikliğini kendisinin yapabildiğini hatırlatın. Müşteri randevu aldığı telefon numarasıyla hesabına girip randevusunu iptal edebilir ya da saatini değiştirebilir. Bu genelde ikna eden kısım olur, çünkü insanlar "gelemiyorum" demeyi aramaktan daha çok erteler.

Duyuruyu tekrarlayın. Önerdiğimiz basit bir takvim şöyle:

• 1. gün: Profil bağlantısı, sabit gönderi, hikâye ve WhatsApp durumu.
• 2-3. gün: Düzenli müşterilerinize tek tek kısa mesaj.
• 1. haftanın sonu: Boş saatlerinizi gösteren ikinci bir hikâye ("Cumartesi 14:00 ve 16:00 boş, bağlantıdan alabilirsiniz").
• 2-4. hafta: Her ödeme anında QR kartı gösterin, her telefon randevusundan sonra bağlantıyı gönderin.

İnsanlar bir duyuruyu ilk gördüklerinde nadiren harekete geçer. Üçüncü kez gördüklerinde ise "hah, şu bağlantı" diye hatırlarlar.

Ekibinize aynı cümleyi verin. Resepsiyondaki kişi, kalfa, asistan. Hepsi müşteriye aynı şeyi söylemeli: "Bir dahakine buradan alabilirsiniz." Herkes farklı anlatırsa müşteri kafası karışık ayrılır.

Ölçün: kaç randevu sayfadan geldi?

Duyurunun işe yarayıp yaramadığını tahminle değil rakamla görün. Raporlar sayfasındaki "Randevu kaynağı" grafiği randevuları online sayfa, telefon, kapıdan ve panelden diye ayırır. Bunun doğru çalışması için telefonla aldığınız randevuyu girerken kaynağını "Telefon", kapıdan gelen müşteriyi "Kapıdan" olarak işaretleyin.

Duyurudan önceki hafta ile sonraki dört haftayı karşılaştırın. Online paya bakarken mutlak rakamı değil, oranı izleyin. Oran ilk haftalarda yavaş artıyorsa telaşlanmayın; hangi kanalda eksik kaldığınıza bakın. Örneğin Instagram'dan çok müşteri geliyor ama online pay düşükse, profil bağlantısı ya da DM yanıtınız yerinde olmayabilir.

Sık yapılan hatalar

• Duyuruyu bir kez yapıp bırakmak. Hikâye 24 saatte kaybolur. Sabit gönderi, öne çıkan, QR kart ve hazır yanıtlar kalıcıdır.
• Sayfayı denemeden duyurmak. Yanlış çalışma saati ya da eksik hizmet ilk gün fark edilir ve güveni sarsar.
• Telefonu tamamen kapatmak. Müşteriyi yeni yola zorla sokmaya çalışmak, onu başka bir işletmeye gönderir.
• İzinsiz toplu SMS. İzinsiz ticari ileti idari para cezası riski taşır. Önce izinleri kontrol edin.
• Uzun bağlantı paylaşmak. Bağlantıyı mesajın sonuna değil ortasına ya da tek başına bir satıra koyun ki dokunmak kolay olsun.
• Kaynağı işaretlememek. Telefon randevularını kaynaksız girerseniz bir ay sonra neyin işe yaradığını göremezsiniz.

Özet

Önce sayfanızı kendi telefonunuzdan deneyin. Sonra Instagram, WhatsApp, Google ve kasada aynı bağlantıyı görünür kılın. Mesajlarınız kısa ve sakin olsun, "uygulama indirmenize gerek yok" cümlesini unutmayın. Toplu SMS'te izne dikkat edin. İlk ay telefonla gelenleri geri çevirmeden bağlantıya yönlendirin ve randevu kaynağını raporlardan izleyin. Bir ayın sonunda telefonun daha az çaldığını ve saatini kendisi seçen müşterilerin arttığını rakamla göreceksiniz.