Gönüllü vardiya ve etkinlik kaydı: kontenjan, hatırlatma ve katılım teyidi rehberi
Cumartesi sabahı gıda bankasında koli hazırlanacak. Perşembe akşamı WhatsApp grubuna “kimler geliyor?” mesajı atıldı, yirmi üç kişi beğeni bıraktı, on dört kişi “ben varım” yazdı, iki kişi “belki” dedi. Cumartesi 09.00'da depoya altı kişi geliyor. Koordinatör kimin gerçekten geleceğini bilmediği için yeterli eldiven ve kahvaltı hazırlayamamış, öğleden sonra vardiyasına ise kimse yazılmamış.
Dernek, vakıf, kampüs topluluğu ve mahalle girişimleriyle konuştuğumuzda hepsinin ortak derdi buydu: gönüllü bol, ama kimin hangi gün ve saatte geleceği belirsiz. Bu rehberde vardiya planlamayı, kontenjanı, ücretsiz kaydı, hatırlatmayı, katılım teyidini ve gönüllünün kişisel verisini ele alıyoruz.
Vardiyayı kontenjanla açın
Bir “ben varım” mesajı bir kayıt değildir. Kayıt; adı, telefonu, hangi gün ve hangi vardiya olduğu belli olan bir taahhüttür. Gönüllünün belli bir vardiyaya kendisi yazılması, koordinatörün sayım yapma işini ortadan kaldırır.
Resepton'da her vardiyayı ücretsiz bir hizmet olarak açar, süresini ve kontenjanını yazarsınız. Sabah vardiyası 8 kişi, öğleden sonra vardiyası 6 kişi gibi. Kontenjan dolunca o vardiya kayıt sayfasında kapanır, gönüllü bir sonraki boş vardiyayı seçer. Her hafta tekrar eden vardiyaları haftalık programa bir kez girersiniz; tek bir haftayı iptal ettiğinizde kayıtlı herkese mesaj gider.
Kontenjanı yazarken işin gerçek ihtiyacını düşünün. Depoda on iki kişinin aynı anda çalışabileceği alan yoksa on iki kişi çağırmak, gönüllülerin yarısının köşede beklemesine yol açar. Bir sonraki sefere de daha az kişi gelir.
Tek seferlik etkinlikler için de aynı yöntem geçerlidir. Bayram öncesi kumanya dağıtımı, sahil temizliği ya da okul boyama günü için etkinliği ayrı bir hizmet olarak açın, kontenjanı yazın ve kayıt bağlantısını duyurun. Koordinatör etkinlikten bir gün önce kayıt listesini açar ve malzemeyi, ulaşımı, öğle yemeğini o sayıya göre hazırlar.
Her gönüllüye aynı ilk adım: oryantasyon
Yeni gönüllü ilk gün sahaya çıktığında neyin nerede olduğunu, kime soru soracağını ve güvenlik kurallarını bilmelidir. Tanışma ve oryantasyonu ayrı bir etkinlik olarak açın, ayda bir ya da iki kez tekrarlayın. Kayıt sayfasının açıklamasına “ilk vardiyadan önce oryantasyona katılın” cümlesini yazmanız yeterlidir.
Oryantasyona katılan gönüllüleri müşteri kartında bir etiketle işaretleyin. Vardiya listesini açtığınızda kimin oryantasyonu tamamladığını tek bakışta görürsünüz; çocuklarla ya da yaşlılarla yapılan çalışmalarda bu ayrım önemlidir.
Hatırlatma ve katılım teyidi
Gönüllülükte kimse ücret ödemediği için “gelmesem de olur” düşüncesi kolay oluşur. Kötü niyet değildir; hafta içi işler araya girer ve cumartesi sabahı unutulur. Vardiyadan önce giden WhatsApp hatırlatması bunu büyük ölçüde engeller. Onay ve hatırlatma mesajları her pakette gönderilir; Ücretsiz pakette mesaj paketi alarak kullanırsınız.
Pro pakette her kayda bir gelmeme riski puanı verilir. Daha önce gelmemiş bir gönüllünün kaydına ek hatırlatma ve katılım teyidi gider. Gönüllü WhatsApp mesajındaki 'Geleceğim' düğmesine basarsa katılımı teyit edilir, 'İptal et'e basarsa kaydı iptal olur ve yer yeniden açılır. Koordinatör sabah listeye baktığında kimin teyit verdiğini görür.
Teşekkür de katılım kadar önemlidir. Vardiyadan sonra kısa bir teşekkür mesajı, gönüllünün bir sonraki vardiyaya yazılma ihtimalini artırır. Üç ay boyunca hiç gelmeyen gönüllüleri listeden bulup kişisel bir mesajla aramak da toplu bir çağrıdan daha çok işe yarar.
Dolu vardiya, boş vardiya ve bekleme listesi
Gönüllü koordinasyonunda iki uç aynı hafta yaşanır: bir vardiya taşar, diğerine kimse yazılmaz. Cumartesi sabahı herkesin istediği saattir; salı öğleden sonra ise ancak emekliler ve öğrenciler gelebilir. Kayıt sayfasında hangi vardiyanın boş olduğunu gören gönüllü çoğu zaman oraya kayar. Boş kalan vardiyayı ayrıca duyurmak için gruba “salı 14.00'te dört kişi eksiğiz” yazmak, genel bir çağrıdan daha çok sonuç verir.
Bazı etkinlikler hızla dolar: bayram öncesi kumanya dağıtımı, kampüsteki kan bağışı günü, ağaç dikimi. Dolu vardiyaya yazılamayan gönüllüyü kaybetmemek için bekleme listesi açın. Bir gönüllü iptal ettiğinde sıradaki kişiye 20 dakika geçerli bir WhatsApp teklifi gider, kabul ederse kaydı vardiyaya işlenir. Otomatik teklif Pro pakettedir; Ücretsiz pakette listeyi panelden kendiniz takip edersiniz.
Birden fazla koordinatör ve gönüllü verisi
Büyük etkinliklerde her alanın ayrı bir koordinatörü olur: depo, dağıtım, kayıt masası. Her koordinatör ayrı personel olarak eklenir ve kendi vardiyalarının kontenjanı ayrı sayılır. Koordinatöre yalnızca kendi vardiya listesini görme yetkisi verebilirsiniz. Birden fazla personel için Pro paket gerekir.
Gönüllünün kaydı için ad ve telefon yeterlidir. T.C. kimlik numarası, adres ya da sağlık bilgisi gibi verileri kayıt aşamasında istemeyin; gerçekten gerekiyorsa kurumun kendi formunda, ayrı bir aydınlatma metniyle alın. Kayıt sırasında KVKK aydınlatma metni gösterilir ve onay tarihi kaydedilir.
- Ticari ileti izni ayrı sorulur; izin vermeyen gönüllüye kampanya mesajı gitmez, vardiya hatırlatması gider.
- Gönüllü RET yazarak ticari ileti iznini istediği zaman kaldırabilir.
- Koordinatörün gönüllü telefonlarını görüp görmeyeceğini yetkilerden belirlersiniz.
- Gönüllü kendi verisini indirebilir ya da silinmesini isteyebilir.
Gönüllü vardiyaları için örnek süreler
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Tanışma ve oryantasyon | 60 dk | Ayda bir ya da iki kez; ilk vardiyadan önce şart koşun. |
| Saha vardiyası (sabah) | 4 saat | Kontenjanı alanın kaldırabileceği kişi sayısına göre yazın. |
| Saha vardiyası (öğleden sonra) | 4 saat | Sabah vardiyasıyla 30 dk örtüşsün; devir teslim yapılır. |
| Bağış toplama etkinliği | 3 saat | Stant başına 2-3 gönüllü yeterli. |
| Eğitim desteği (ders) | 90 dk | Gönüllü başına öğrenci sayısını önceden belirleyin. |
| Kumanya / koli hazırlama | 3 saat | Malzeme miktarını kayıt sayısına göre hazırlayın. |