Danışmanlık randevu sistemi: keşif görüşmesi, paket saatler ve yerinde ziyaret
Bağımsız danışmanların takvimi genellikle e-postalarda kaybolur. 'Salı uygun mu?' 'Salı sabah toplantım var, öğleden sonra?' 'Öğleden sonra müdürüm yok, perşembe?' Üç gün ve altı mesaj sonra bir keşif görüşmesi ayarlanır, o arada şirketin ilgisi de biraz soğumuştur. Takviminiz sizin satış ettiğiniz şeyin kendisi olduğu halde, onu yönetmeye harcadığınız zaman kimseye faturalanmıyor.
Bu bölümü strateji, operasyon, insan kaynakları ve finans alanında tek başına ya da küçük ekiplerle çalışan danışmanlarla konuştuklarımızdan derledik. Keşif görüşmesinden paket takibine, yerinde ziyaretten iptal kuralına kadar takvimi nasıl kurabileceğinizi anlatıyoruz.
Keşif görüşmesini kısa ve kendi kendine alınır yapın
Keşif görüşmesi danışmanlık işinin kapısıdır ve çoğu zaman ücretsizdir. Tam da bu yüzden takvimde en çok yer kaplayan, en az sonuç veren görüşmeler de bunlar olabilir. İki şey yardımcı olur: süreyi 30 dakikayla sınırlamak ve görüşme sayısını haftanın belli saatlerine toplamak.
Randevu sayfanızın bağlantısını e-posta imzanıza, teklif dosyanızın son sayfasına ve LinkedIn profilinize koyun. Görüşmek isteyen kişi uygun saati kendisi seçer, telefonunu WhatsApp'tan gelen kodla doğrular, size bildirim düşer. 'Hangi gün uygunsunuz' yazışması ortadan kalkar.
Hizmet açıklamasına, randevu formundaki not alanına şirketin sektörünü ve görüşme konusunu tek cümleyle yazmalarını rica eden bir satır ekleyin. Görüşmeye hazırlıksız girmezsiniz, karşı taraf da sorunu bir cümleye sığdırmak zorunda kaldığı için çoğu zaman ne istediğini daha net bilir.
Paket danışmanlıkta kalan saati kayıt tutsun
Danışmanlık işlerinin çoğu tek seanslık değildir. 'Üç ayda 10 görüşme' ya da '20 saatlik süreç danışmanlığı' gibi paketler satarsınız. Sorun, paketin ortasında başlar: kaçıncı görüşmedeyiz, kaç saat kaldı, şu son ek toplantı paketten mi düşecek? Bu soruların cevabı sizin defterinizde, müşterinin aklında başka bir rakamla durur.
Pro plandaki seans paketlerinde paketi peşin satarsınız, her görüşme gerçekleştiğinde bir seans düşer ve kalan sayı müşterinin kartında görünür; müşteri sorduğunda rakamı hemen verirsiniz. Paket bitmeye yaklaştığında yenileme konuşmasını tahmine değil, rakama dayanarak yaparsınız.
- Paket kapsamını baştan yazılı belirleyin: görüşme sayısı mı, saat mi, geçerlilik süresi ne?
- Paketin dışında kalan iş için (rapor yazımı, ek sunum) ayrı hizmet açın.
- Kullanılmayan seansların süre sonunda ne olacağını sözleşmeye yazın.
Online ve yerinde görüşmeyi ayrı hizmet olarak açın
Aynı 60 dakikalık danışmanlık seansı online yapıldığında gerçekten 60 dakikadır. Müşterinin ofisinde yapıldığında yol, otopark ve güvenlik kapısıyla birlikte yarım güne yaklaşabilir. İkisini aynı hizmet olarak açarsanız sayfa yerinde ziyaret için de 60 dakikalık bir boşluk gösterir ve öğleden sonranız art arda iki ofis ziyaretiyle dolar.
Yerinde görüşmeyi ayrı hizmet olarak açın ve arkasına yol süresi kadar tampon ekleyin. Müşteri sayfada yalnızca görüşme süresini görür; arkadaki pay başka randevuya açılmaz. Online görüşme bağlantısını program oluşturmaz, kullandığınız aracın bağlantısını onay sonrasında kendiniz iletirsiniz.
Çalıştay ve eğitimlerde kapora
Strateji çalıştayı ya da yarım günlük kurumsal eğitim, takviminizde bir günü bloke eder. Haftalar önceden konmuş bir çalıştayın son gün ertelenmesi o günü boşa çıkarır; çoğu zaman yerine başka iş koyamazsınız.
Bu tür uzun işlerde kapora istemek kurumsal tarafta da olağan karşılanır. Pro planda kapora isteyen bir hizmet açtığınızda randevu alınırken müşteriye IBAN'ınız ve tutar iletilir, ödeme ulaşınca randevuyu onaylarsınız. Kartla online tahsilat yok; kurumsal müşterilerin çoğu zaten havaleyle çalıştığı için bu genellikle sorun olmuyor.
Çalıştay öncesi hazırlık da takvimde yer kaplar. Katılımcı listesi, ön anket, sunum dosyası; bunlar genellikle bir önceki akşama kalır. Çalıştaydan önceki günün öğleden sonrasını kendinize kapatmak, sabah salona yorgun girmemenizi sağlar.
Uzun işlerde iptal kuralını da ayrı düşünün. Bir saatlik seans için 24 saat makul bir sınır olabilir, tam günlük çalıştay için bir hafta daha gerçekçidir. Kuralı teklif aşamasında yazılı paylaşın.
Seans sonrası takip ve tahsilat
Danışmanlıkta asıl iş görüşmeden sonra başlar: aksiyon listesi, bir sonraki tarih, fatura. Bir sonraki görüşmeyi seans bitmeden takvime işlemek, sürecin dağılmasını engelleyen en basit alışkanlıktır.
Kurumsal müşterilerde görüşmeye çoğu zaman tek kişi gelmez. Genel müdür, finans sorumlusu ve bir bölüm yöneticisi aynı saate sığdırılmaya çalışılır ve biri son anda çıkar. Bu yüzden toplantı saatini müşteri tarafında tek bir kişinin kesinleştirmesini isteyin; randevuyu o kişi alır, hatırlatma da ona gider. Diğer katılımcıları bilgilendirmek onun işidir. Müşteri kartının not alanına kimlerin katıldığını yazmak, üç ay sonra 'o toplantıda kim vardı' sorusuna cevabı hazır tutar.
Tahsilatı da aynı yerde tutmak ay sonunda kimin ödediğini aramayı bitirir. Pro plandaki kasa ekranında görüşmeyi adisyona yazar, havale ya da kartla alınan ödemeyi işlersiniz; kalan tutarı borç olarak bırakabilir, kimden ne kadar alacağınızı listede görürsünüz. Resmî faturayı ise muhasebe yazılımınızdan kesmeye devam edersiniz.
Danışmanlık görüşme süreleri
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Keşif görüşmesi | 30 dk | Haftanın belli saatlerine toplayın |
| Danışmanlık seansı | 60 dk | Arkasına 15 dk not ve aksiyon listesi payı |
| Online görüşme | 45 dk | Bağlantıyı onay sonrası siz iletirsiniz |
| Yerinde görüşme | 60-90 dk | Yol süresini tampon olarak ekleyin |
| Strateji çalıştayı | 3 saat | Kapora ve en az bir hafta iptal sınırı |
| Kurumsal eğitim (yarım gün) | 4 saat | Hazırlık için önceki günden süre ayırın |