Çok branşlı klinikte randevu düzeni: bölüm, hekim ve kontrol
Dahiliye, kadın doğum ve dermatolojinin aynı koridorda çalıştığı bir klinikte sabah dokuzda üç telefon aynı anda çalar. Biri ilk muayene istiyor, biri geçen haftaki tahlil sonuçlarını konuşmak için yer arıyor, üçüncüsü hangi doktora gitmesi gerektiğini bilmiyor. Bankodaki iki kişi hem gelen hastayı karşılıyor hem bu soruları yanıtlıyor. Takvim de çoğu zaman hekimlerin aklındaki düzenle bankodaki ajandanın arasında bir yerde duruyor.
Bu rehber birden fazla branşla çalışan tıp kliniklerinin sahipleri, mesul müdürleri ve idari sorumluları için. Bir klinik randevu sistemini kurarken takvimi bölüm ve hekim bazında nasıl ayıracağınızı, kontrol ve sonuç görüşmelerini nasıl planlayacağınızı, bankonun telefon yükünü nasıl hafifleteceğinizi anlatıyoruz. Bir sınırı baştan söyleyelim: Resepton randevu ve hasta iletişimi programıdır, tıbbi kayıt sistemi değildir; e-Nabız, MHRS ya da SGK sistemlerine bağlanmaz.
Önce bölümleri, sonra hekimleri tanımlayın
Çok branşlı klinikte hastanın ilk sorusu saat değil, kapıdır. Hangi bölüme gideceğini bilen hasta randevusunu iki dakikada alır; bilmeyen telefona sarılır. Bu yüzden takvimi kurarken bölümlerle başlayın ve her bölüme hastanın anlayacağı dilde kısa bir açıklama yazın. “Kulak Burun Boğaz” başlığının altında “boğaz ağrısı, sinüzit, kulak tıkanıklığı, horlama” gibi ifadeler durursa hasta kendini bulur. Randevu sayfasında önce bölüm, ardından o bölümdeki hekim seçilir; hekim tercihi olmayan hasta o saatte boş olan hekime yazılır.
Her hekimin takvimi ayrı bir sütundur. Haftada iki gün gelen kardiyoloğun yalnızca o günleri açık olur, ameliyat sabahı olan cerrahın o saatleri kapalı kalır; izinler ve resmî tatiller boş saat hesabından kendiliğinden düşer. Web sitenizdeki bölüm sayfalarına o bölümün randevu bağlantısını koyarsanız hasta takvimi doğrudan o bölüm seçili hâlde açar. Birden fazla hekimle çalışmak Pro pakettedir.
Muayene, tetkik ve kontrol aynı süreyi almaz
İlk muayeneyle kontrole aynı yirmi dakikayı vermek, öğleden sonra takvimin kaymasının en yaygın nedenidir. İlk gelişte öykü alınır, eski tahliller okunur. Kontrolde hekim neye bakacağını çoğu zaman bilir. Hizmetleri ayrı tanımlayın, sürelerini hekimlerinizle oturup yazın; aşağıdaki tablo yalnızca bir başlangıç.
Kan alma, EKG ya da ultrason gibi işlemleri hekimden bağımsız bir kaynak olarak planlamak da işe yarar. Ultrason odası takvimde ayrı bir sütun olursa iki hekimin hastası aynı dakikada aynı cihaza yazılmaz. Oda hazırlığı için hizmete tampon dakikası ekleyin; hasta bu süreyi görmez. Aç gelinmesi gereken tahlillere sabahın ilk saatlerini ayırmak hem hastayı hem laboratuvarı rahatlatır.
Tahlil sonucu görüşmesi ve kontrol randevusu
Klinikte en çok kaybolan randevu, sonucu konuşmak için verilmesi gerekendir. Hasta kanını verir, sonuçlar iki gün sonra çıkar, kimse kimseyi aramaz. Bir hafta sonra hasta “sonuçlarım çıktı mı?” diye aradığında hekimin o haftası çoktan dolmuştur.
Çözümü basit: “Sonuç değerlendirme” adında kısa bir hizmet açın ve laboratuvarın sonuç süresine göre ileri tarihli randevuyu hasta bankodan ayrılmadan verin. Hatırlatma zamanı gelince kendiliğinden gider. Sonucun kendisini mesajla ya da sohbetle paylaşmayın; yapay zekâ resepsiyonist de tahlil ve görüntüleme sonucu yorumlamaz.
Belirli aralıklarla görülmesi gereken hastalar için hizmete tekrar aralığı yazabilirsiniz. Zamanı gelen ve yeni randevusu olmayan hastalar takip listesinde toplanır, Pro pakette zamanına üç gün kala hatırlatma gider. Bu mesaj sistemde pazarlama izni isteyen mesajlar arasındadır ve yalnızca izin veren hastaya gönderilir. Aralığı hekim belirler, program yalnızca hatırlatır.
Bankonun telefonu ve yazılı sohbet
Bankoya gelen soruların çoğu kendini tekrar eder: hangi doktor hangi gün var, otopark nerede, aç mı gelinecek, rapor ne zaman hazır olur. Resepton'daki yapay zekâ resepsiyonist randevu sayfanızdaki sohbette bu soruları sizin bilgi bankasına yazdığınız metinlerle yanıtlar, boş saatleri söyler, telefonu WhatsApp'tan gelen kodla doğrulayıp randevuyu oluşturur. Telefon açmaz; yazılı çalışır ve aylık 1.390 ₺ olan Pro pakete dahildir.
Hasta “iki gündür kulağım ağrıyor, hangi bölüme gideyim?” diye yazarsa bölüm açıklamalarınıza bakarak uygun olabilecek bölümü önerir ve bunun teşhis olmadığını, kararı muayenede hekimin vereceğini açıkça söyler. Göğüs ağrısı, nefes darlığı, bilinç kaybı ya da durmayan kanama gibi bir ifade görürse bölüm önermez, randevu da vermez; 112'yi aramasını söyler. Konuşmaların tamamını panelden okur, istediğinizi devralırsınız.
Yetki, mahremiyet ve tanıtım sınırları
Alerji notu, kullanılan ilaç, hatta belli bir bölüme randevu alınmış olması bile sağlık verisidir ve KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayılır. Çok hekimli klinikte asıl soru kimin neyi göreceğidir. Hekimlerin yalnızca kendi takvimini ve hastalarını görmesini, bankonun telefon numaralarına erişimini ayrı ayrı ayarlarsınız. Randevu alınırken aydınlatma metni gösterilir, onay tarihi ve metin sürümü kaydedilir; metnin içeriğini ve açık rıza gerekip gerekmediğini hukuk danışmanınızla netleştirin.
Hatırlatma şablonlarında varsayılan olarak hizmet adı yer alır. “Kadın doğum muayenesi” yazan bir mesaj, telefonunu ailesiyle paylaşan hastayı rahatsız edebilir. Şablonu düzenleyip yalnızca klinik adı, tarih ve saati bırakmanızı öneririz.
29 Temmuz 2023 tarihli Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik randevu sayfanızı ve mesajlarınızı da kapsar. Aşağıdakiler genel hatırlatmadır, hukuki görüş değildir; tereddütte güncel metne bakın, tabip odanıza ya da hukukçunuza danışın.
- Hekim tanıtımlarında ve bölüm açıklamalarında “en iyi”, “uzman kadro”, “son teknoloji” gibi üstünlük ifadeleri kullanmayın.
- Hasta yorumu, teşekkür mesajı ve önce/sonra görseli paylaşmayın; programdaki yorum daveti işlevini kliniğinizde kapalı tutun.
- Hatırlatma ve toplu mesaja kampanya, indirim ya da hediye eklemeyin; toplu mesajı tatil ve saat değişikliği gibi duyurularla sınırlayın.
Çok branşlı klinikte yaklaşık randevu süreleri
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| İlk muayene | 20-30 dk | Eski tahlil ve raporlarını getirmesini randevu onayında hatırlatın. |
| Kontrol muayenesi | 15-20 dk | Gün içindeki kısa boşluklara uygun. |
| Sonuç değerlendirme görüşmesi | 10-15 dk | Kan alındığı gün, sonuç süresine göre ileri tarihli verin. |
| Kan alma | 10-15 dk | Aç gelinmesi gereken tahliller için sabah ilk saatleri ayırın. |
| EKG | 15-20 dk | Muayeneyle aynı gün yapılacaksa ardışık iki randevu açın. |
| Ultrason | 20-30 dk | Cihazı ayrı kaynak olarak tanımlayın; hazırlık için tampon ekleyin. |
| Rapor ve belge işlemi | 10-15 dk | Hekimin gün sonuna toplu bir blok olarak konabilir. |