Ofis saati randevu sistemi: öğretim üyesi takvimi, sınav haftası ve tez görüşmesi rehberi
Ders programında “ofis saati: perşembe 14.00-16.00” yazıyor. Perşembe 13.55'te koridorda yedi öğrenci var. İlki ödev notunu sormaya gelmiş, ikincisi dönem projesinin konusunu konuşmak istiyor, üçüncüsü yalnızca imza almak için bekliyor. Saat 16.00'da üç öğrenci hâlâ kapıda, sizin de 16.10'da dersiniz var. Ertesi sabah gelen kutunuzda “görüşemedik, ne zaman müsaitsiniz?” başlıklı beş e-posta duruyor.
Öğretim üyeleri ve araştırma görevlileriyle konuştuğumuzda ofis saatinin asıl sorununun süre değil sıra olduğu ortaya çıktı. Bu rehberde ofis saatini kısa slotlara bölmeyi, sınav haftası yoğunluğunu, tez ve proje görüşmelerini, online görüşmeyi ve asistanla ortak çalışmayı ele alıyoruz.
İki saati 20 dakikalık parçalara bölün
İki saatlik ofis saati 20 dakikalık parçalara bölündüğünde altı öğrenciyle görüşürsünüz ve her biri ne zaman geleceğini bilir. İmza ya da kısa bir soru için gelen öğrenci 20 dakikayı doldurmaz; o zaman aradaki boşluk bir sonraki görüşmenin uzamasını emer.
Resepton'da ofis saati görüşmesini 20 dakikalık ücretsiz bir hizmet olarak açar, çalışma saatlerinize yalnızca ofis saatlerinizi yazarsınız. Öğrenci size verilen bağlantıdan kendisine uyan boş saati seçer; aynı saat ikinci bir öğrenciye verilmez. Bağlantıyı ders izlencesine, ders sayfasına ya da e-posta imzanıza koymanız yeterlidir.
Öğrencinin görüşmeye gelmeden önce konuyu yazması işinizi kolaylaştırır. Randevu alırken eklenen not size randevu listesinde görünür; hangi ödevin, hangi sorunun konuşulacağını önceden bilirsiniz. Aynı soruyu soran üç öğrenci görürseniz cevabı derste herkese verirsiniz; bir sonraki hafta o üç slot başka öğrencilere kalır.
Kalabalık derslerde ofis saatini paylaşmak da mümkündür. Siz salı, araştırma görevlisi perşembe ofis saati verir; öğrenci ödev sorusu için asistanla, not itirazı ya da proje konusu için sizinle görüşür. Bunu izlencede bir cümleyle açıklamanız yeterlidir.
Sınav haftası yoğunluğu
Dönem boyunca ofis saatinize haftada iki öğrenci uğrar, vize ve final haftasında ise herkes aynı gün gelir. Bu dalgayı karşılamanın yolu, sınav haftalarında geçici olarak ek saat açmaktır.
- Sınavdan önceki hafta çalışma saatlerinize ek bir gün ekleyin, sınav bitince geri alın.
- Sınav haftasında görüşme süresini 15 dakikaya indirmeyi düşünün; soru çözümü için grup halinde bir oturum daha verimli olabilir.
- Randevunun en az kaç saat önceden alınabileceğini ayarlayın; böylece sınav sabahı görüşme talebi gelmez.
- Dolu güne yazılmak isteyen öğrenciler bekleme listesine kaydolur. Bir iptal olduğunda sıradaki öğrenciye 20 dakika geçerli WhatsApp teklifi gider; otomatik teklif Pro pakettedir.
Tez ve proje görüşmeleri ayrı tutulsun
Tez öğrencisiyle görüşme 20 dakikaya sığmaz. Bölüm taslağı okunur, yöntem tartışılır, bir sonraki adım kararlaştırılır. Bunu ofis saatinin içine koymak, ofis saatine gelen lisans öğrencilerini bekletir.
Tez danışmanlığını 45 dakikalık ayrı bir hizmet olarak açın ve yalnızca danışmanı olduğunuz öğrencilerle paylaşın. Görüşme sonunda kararlaştırılan işleri öğrencinin kartındaki nota yazarsanız iki hafta sonraki görüşmede “en son nerede kalmıştık?” sorusuyla başlamazsınız. Proje değerlendirmesi için de 30 dakikalık ayrı bir hizmet açabilirsiniz; dönem sonunda grup projelerini teslim için çağırırken işe yarar.
Online görüşme ve asistanla ortak çalışma
Kampüse her gün gelmeyen ya da başka şehirde staj yapan öğrenci için online görüşme ayrı bir hizmet olarak durur. Öğrenci yüz yüze ile online arasında seçim yapar; görüşme bağlantısını ise program üretmez, kullandığınız görüntülü görüşme aracından siz iletirsiniz. Bağlantının nasıl geleceğini hizmet açıklamasına yazın.
Araştırma görevlisi ya da ders asistanı da ofis saati veriyorsa her biri ayrı personel olarak tanımlanır ve kendi takvimini yönetir. Öğrenci randevu alırken kiminle görüşeceğini seçer. Birden fazla kişi tanımlamak Pro paket gerektirir; tek başınıza kullanacaksanız Ücretsiz paket yeterlidir.
Randevusuz gelen öğrenci ve dönem başı kurulumu
Randevu sistemi kurduğunuzda bile kapıyı çalan öğrenci olacaktır. Ona kızmak yerine basit bir kural koyun: o an boş slot varsa görüşürsünüz, yoksa öğrenci telefonundan en yakın boş saati alır. İlk haftalarda bu kuralı birkaç kez söylemeniz gerekir, sonra koridordaki sıra kendiliğinden kısalır. Kapınıza bağlantının karekodunu asmak da işe yarar; öğrenci kapıda beklerken randevusunu alır.
Dönem başında yapılacak iş azdır. Ders programınız belli olduğunda ofis saatlerinizi çalışma saatlerine yazar, resmî tatilleri ve konferans haftalarını izin olarak işaretlersiniz. Bağlantıyı ilk derste bir kez gösterip izlenceye eklerseniz dönem boyunca “ne zaman müsaitsiniz?” e-postası yerine randevu bildirimi alırsınız. Dönem sonunda takvimi kapatmak için yeni dönemin saatlerini girmeniz yeterlidir.
Gelmeyen öğrenci ve öğrenci bilgisi
Ücretsiz bir görüşmeye gelmemek öğrenciye bir şeye mal olmaz; size ise kaçan bir saat olarak döner. Görüşmeden önce giden WhatsApp hatırlatması unutmayı azaltır; öğrenci gelemeyecekse randevusunu telefonundan iptal eder ve saat başka bir öğrenciye açılır.
Not, sınav sonucu ve değerlendirme bilgisi randevu sistemine girmesi gereken bilgiler değildir. Randevu için ad, telefon ve konu yeterlidir. Yapay zekâ resepsiyonisti kullanıyorsanız bu bilgileri paylaşmaz, öğrenciyi görüşmeye yönlendirir. Randevu alırken KVKK aydınlatma metni gösterilir ve onay tarihi kaydedilir.
Akademik görüşmeler için örnek süreler
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Ofis saati görüşmesi | 20 dk | İki saatlik ofis saati altı görüşmeye bölünür. |
| Sınav haftası kısa görüşme | 15 dk | Yoğun haftada ek gün olarak açın, sınav bitince kapatın. |
| Online görüşme | 20 dk | Bağlantıyı siz iletirsiniz; hizmet açıklamasına yazın. |
| Tez danışmanlığı | 45 dk | Yalnızca danışman öğrencilerle paylaşın; kararları karta not edin. |
| Proje değerlendirme | 30 dk | Grup projelerinde bir randevu tüm grup için alınır. |
| Staj / form imzası | 10 dk | Ofis saatini meşgul etmemesi için ayrı kısa hizmet açın. |