Fizik tedavi merkezinde seans takibi: ilk değerlendirmeden son seansa
Fizik tedavide randevu tek bir saat değil, bir seridir. İlk değerlendirmede fizyoterapist on ya da on beş seanslık bir plan çıkarır; hasta haftada üç gün gelecek, mümkünse hep aynı terapistle. Serinin ortasında iki seans kaçtığında plan kayar, terapistin haftası da. Bir yanda sınırlı sayıda oda ve cihaz var, öbür yanda raporlu hastaların evrakı.
Bu rehberi fizik tedavi ve rehabilitasyon merkezi yönetenler ve kendi pratiğini yürüten fizyoterapistler için yazdık. Bir fizik tedavi randevu programını kurarken takvimi terapist, oda ve cihaza göre nasıl böleceğinizi, FTR seans takibini nasıl tutacağınızı, atlanan seansları nasıl azaltacağınızı ve mevzuat açısından nelere dikkat etmeniz gerektiğini anlatıyoruz.
Takvimi gerçek kapasiteye göre kurun
Fizik tedavi merkezinde darboğaz çoğu zaman terapist değil, odadır. Üç fizyoterapistiniz ama iki tedavi odanız ve tek bir cihazınız varsa takvim üç kişilik görünür, oysa o saate üç cihaz uygulaması sığmaz. Sorun ilk kez bir hasta bekleme salonunda yirmi dakika oturduğunda fark edilir.
Fizyoterapi randevu sistemi kurarken önce hizmetleri gerçek süreleriyle tanımlayın; ilk değerlendirme ile rutin seans aynı süreyi almaz. Ardından her terapistin çalışma saatlerini, molalarını ve izinlerini ayrı girin. Darboğaz bir oda ya da cihazsa onu takvimde ayrı bir sütun olarak tanımlayın. Resepton'da oda veya cihaz bir personel gibi eklenir, o kaynak doluyken üstüne randevu yazılmaz.
Seanslar arasında masa örtüsünü değiştirmek, elektrotları temizlemek, odayı havalandırmak için birkaç dakika gerekir. Bu süreyi hizmete tampon olarak ekleyin; hasta görmez, takvim de o aralığı boş tutar. Grup egzersizi yapıyorsanız hizmete kontenjan yazarsınız, kontenjan dolunca o saate kayıt kapanır.
Seriyi baştan planlayın, kalan seansı kayıt tutsun
Değerlendirmeden sonra hastayı “sonraki seans için ararız” diyerek göndermek, serinin ilk kopma noktasıdır. Mümkünse ilk bir iki haftanın seanslarını hasta merkezdeyken verin. Haftada üç gün, aynı saat, aynı terapist düzeni hem hastanın aklında kalır hem sizin haftanızı sabitler.
Hasta bir sonraki seansı kendisi almak isterse hesabına telefonu ve WhatsApp'tan gelen kodla girer, “aynısını tekrar al” ile aynı hizmeti ve aynı terapisti tek dokunuşla seçer. Uygulama indirmesi gerekmez. Yaşlı hastalar için bu adımı sekreterin yapması da çok kısa sürer.
Seans paketi satıyorsanız kalan seans sayısı tartışma konusu olmamalı. Paketi kasadan sattığınızda hasta her geldiğinde bir seans kendiliğinden düşer; kalan seans hastanın kartında görünür; hasta sorduğunda sekreter tek bakışta söyler. Seans paketleri, kasa ve adisyon Pro pakettedir. Paket bir ödeme düzenidir; onu “10 seans alana 2 seans hediye” gibi bir duyuruya çevirmek ise sağlık tanıtım kurallarındaki kampanya yasağına takılabilir.
Atlanan seans ve son dakika iptali
Seri tedavide hasta en çok ortalarda kopar. İlk seanslarda heveslidir; ağrısı biraz hafifleyince bir seansı “bu hafta olmasa da olur” diye atlar. Haber verilmeden boş kalan 45 dakikayı aynı gün doldurmak da zordur.
Hatırlatma, seanstan önce ayarladığınız sürede kendiliğinden gider; hasta bağlantıdan geleceğini teyit eder ya da iptal eder. Daha önce gelmemiş hastaların seanslarına risk puanı verilir, bunlara 48 saat önce ek hatırlatma ve “Gelecek misiniz?” sorusu gider. İptal olan seans bekleme listesindeki hastaya 20 dakika geçerli bir teklifle sunulur; kabul edilmezse sıradakine geçer. Ek hatırlatma ve bekleme listesi otomasyonu Pro pakettedir. Birkaç ayar da fark yaratır:
- Erken seanslara dikkat edin. Sistem 21:00 ile 08:00 arasında mesaj atmaz; 08:30 seansı olan hastanın üç saat önceki hatırlatması sabaha kayar. Sabah seanslarınız çoksa hatırlatma süresini uzatın.
- Gelmeyen hastayı “Gelmedi” olarak işaretleyin. Yarım saat sonra hastaya “umarız bir sorun yoktur” mesajı gider, risk puanı da bu kayıtlardan hesaplanır.
- Çevrim içi iptali seanstan belirli bir süre önce kapatabilirsiniz. Son dakikada vazgeçen hasta sizi arar, siz de saati bekleme listesine açarsınız.
- Raporlarda terapist bazında seans sayılarını ve gelmeme oranını görürsünüz; kopmanın hangi haftada yoğunlaştığını buradan izleyebilirsiniz.
Rapor, sevk ve değerlendirme notları nerede durmalı?
Raporlu hastalarda evrak, seans sayısı ve tarih takibi ayrı bir yük. Sınırı baştan net çizelim: Resepton bir randevu ve iletişim programıdır, tıbbi kayıt sistemi değildir; e-Nabız ya da hastane bilgi sistemlerine bağlanmaz. Değerlendirme formu, rapor ve sevk belgesi gibi kayıtların saklanması kendi kayıt düzeninize ve ilgili mevzuata göre yürür.
Randevu tarafında işe yarayanlar şunlar. Hasta kartında “şikâyet / bölge” alanı var; terapist değişse de yeni terapist hastanın hangi bölge için geldiğini görür. Etiketlerle “raporlu” gibi gruplar oluşturup listeyi süzebilirsiniz. Nota yalnızca randevuyu yürütmek için gereken kadarını yazın, ayrıntılı klinik bulgunun yeri burası değil.
Hastanın ilk gelişte getirmesi gereken evrakı (doktor raporu, görüntüleme sonuçları, rahat kıyafet) yapay zekâ resepsiyonistin bilgi bankasına yazarsanız, soran hastaya bu bilgiyi aktarır. Sağlık sınırları burada da geçerlidir: teşhis koymaz, görüntüleme sonucu yorumlamaz, egzersiz tarif etmez ve bunun seansta fizyoterapist tarafından gösterileceğini söyler. Acil bir belirti duyarsa 112'yi aramasını söyleyip konuşmayı ekibinize devreder.
KVKK ve tanıtım kurallarına dikkat
Şikâyet bölgesi, tanı ya da rapor bilgisi sağlık verisidir ve KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayılır. Hastaya aydınlatma metni sunmanız gerekir; açık rızanın hangi durumda ve nasıl alınacağını hukuk danışmanınızla netleştirin. Resepton'da randevu sırasında onay metni gösterilir, onay tarihi ve metin sürümü kaydedilir. Terapistlerin yalnızca kendi hastalarını görmesini, telefon numaralarının gizlenmesini ayrı ayrı ayarlayabilirsiniz.
29 Temmuz 2023 tarihli Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik, sağlık hizmeti sunanların iletişimine net sınırlar koyar. Aşağıdakiler genel hatırlatmadır, hukuki görüş değildir; güncel metni kontrol edin ve tereddütte bağlı olduğunuz meslek örgütüne danışın.
- Seans hatırlatması bilgilendirmedir. İçine kampanya, indirim ya da hediye seans teklifi eklemeyin.
- Hasta yorumu, teşekkür mesajı ya da önce/sonra görüntüsü paylaşmayın. Programdaki Google yorum daveti ve sadakat hediyesi işlevleri başka sektörler için var; merkezinizde kullanmayın.
- Hizmet açıklamalarında ve bilgi bankasında iyileşme vaadine, “kesin sonuç”, “ileri teknoloji”, “uzman kadro” gibi ifadelere yer vermeyin.
- Toplu mesajı tatil, taşınma ya da çalışma saati değişikliği gibi duyurularla sınırlı tutun.
Program seçerken ve geçiş yaparken
Geçiş için en sakin hafta sonunu seçin. Önce hizmetleri, terapistleri, oda ve cihazları tanımlayın; hasta listenizi Excel'den tek seferde içe aktarın; devam eden serilerin kalan seanslarını ileri tarihli randevu olarak girin. Paketi süren hastaların kalan seans sayısını da bu sırada aktarın ki ilk hafta tartışma çıkmasın.
Ücretsiz paket tek terapistle randevu ve hasta kartı için süresiz kullanılır. Birden fazla terapist, seans paketleri, yapay zekâ resepsiyonist ve otomasyonlar aylık 1.390 ₺ olan Pro pakette; birden çok şubesi olan merkezler için İşletme paketi var. Ücretli paketleri 10 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
Hangi programı denerseniz deneyin, şu sorulara cevap arayın:
- Oda ve cihaz, terapistten bağımsız bir kaynak olarak planlanabiliyor mu?
- Seans paketi satılıp her gelişte kalan seans kendiliğinden düşüyor mu, kalan sayıyı tek bakışta görebiliyor musunuz?
- Hatırlatma zamanı ve metni sizin elinizde mi?
- İptal olan seans boş mu kalıyor, yoksa bekleyen hastaya teklif ediliyor mu?
- Aydınlatma metni onayı kayda geçiyor mu, personel yetkileri ayrı ayrı ayarlanabiliyor mu?
Fizik tedavide yaklaşık seans süreleri
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| İlk değerlendirme | 45-60 dk | Öykü, ölçümler ve plan; rapor ve görüntüleme sonuçlarını önceden istemek süreyi kısaltır. |
| Fizik tedavi seansı | 45-60 dk | Cihaz uygulaması ve egzersiz birlikte; cihaz sayısı sınırlıysa cihazı ayrı sütun yapın. |
| Manuel terapi | 30-45 dk | Terapiste bağlı; tedavi masası müsaitliğini kontrol edin. |
| Egzersiz seansı | 45-60 dk | Grup çalışıyorsanız hizmete kontenjan yazın. |
| Kuru iğne | 20-30 dk | Çoğunlukla seansa eklenir; ayrı randevuysa kısa blok ayırın. |
| Elektroterapi (tek başına) | 20-30 dk | Cihaz sayısı kadar hasta aynı anda alınabilir. |
| Kontrol değerlendirmesi | 20-30 dk | Serinin ortasına ve sonuna koyun; planı baştan takvime girin. |
| Seanslar arası hazırlık | 5-10 dk | Masa örtüsü, elektrot temizliği, havalandırma; hizmete tampon olarak ekleyin. |