Mülakat planlama rehberi: aday takvimi, görüşmeci programı ve gelmeyen aday
Bir pozisyon için 40 başvuru geldi, 12 kişiyle ön görüşme yapacaksınız. İlk adaya salı 14.00'ü önerdiniz, “o saatte işteyim” dedi. Çarşamba 10.00'u önerdiniz, cevap iki gün sonra geldi; o arada saati başka adaya vermiştiniz. On iki aday için bu yazışma bir haftayı yer ve teknik müdürün takvimi de işin içine girince düğüm daha da sıkılaşır.
Bu rehberi küçük şirketlerin İK sorumluları ve işe alım ajanslarıyla yaptığımız konuşmalardan derledik. Aşamaların nasıl ayrılacağı, görüşmecilerin programı, aday verisi, gelmeyen aday ve online mülakat gibi başlıkları sırayla ele alıyoruz. Program kullanmasanız bile buradaki düzenin çoğunu bir sonraki ilanınızda uygulayabilirsiniz.
Saati aday seçsin, siz aralığı belirleyin
E-posta trafiğinin kaynağı, saati sizin önermeniz. Adayın takvimini bilmiyorsunuz; o da sizinkini bilmiyor. Tersine çevirin: görüşme yapabileceğiniz aralıkları bir kez açın, adaya tek bir bağlantı gönderin, aday kendine uyan saati seçsin. Çalışan bir adayın öğle arasına ya da mesai sonuna denk gelen saatleri kendisinin bulması, sizin tahmin etmenizden çok daha hızlıdır.
Aralığı açarken cömert olmayın. Haftada iki yarım gün çoğu ön eleme için yeter; görüşmeleri art arda dizmek hem notlarınızı tazeyken yazmanızı sağlar hem de adayları kıyaslamayı kolaylaştırır. Resepton'da görüşmecinin çalışma saatlerini yalnızca mülakata ayırdığı dilimler olarak girersiniz; aday randevu sayfasında yalnızca o boşlukları görür, alınan saat de başkasına açılmaz.
Ön eleme telefonunda da aynı mantık işler. Adaya “sizi bu hafta arayacağız” demek yerine 20 dakikalık bir arama saati seçtirin. Aday o saatte telefonun başında ve sessiz bir yerde olur; siz de beş kez arayıp ulaşamadığınız adayın peşinden koşmazsınız. Seçilen saatte arayan tarafın siz olduğunu onay mesajında açıkça yazın ki aday sizi beklesin, sizi aramaya çalışmasın.
Her aşama ayrı hizmet olsun
Ön eleme telefonu 20 dakika, İK görüşmesi 45 dakika, teknik mülakat bir saat, vaka sunumu bir buçuk saat sürer. Hepsini “görüşme” diye tek kalıba koyarsanız ya takvim boşa kilitlenir ya da teknik mülakat bir sonraki adayın saatine taşar. Her aşamayı süresiyle ayrı tanımlayın; fiyat alanını ücretsiz bırakın.
Aşamaları ayırmanın bir faydası daha var: hangi adayın hangi aşamada olduğu takvime bakınca görünür. Aday kartına “başvurulan pozisyon” bilgisini yazdığınızda, aynı hafta üç farklı ilan için görüşme yapıyorsanız bile kimin neye geldiği karışmaz. İkinci aşamaya geçen adaya yeni bağlantıyı yalnızca o aşamanın saatleri açıkken gönderin.
- Ön eleme telefonu: kısa, aynı gün içinde çok sayıda yapılabilir.
- İK görüşmesi: deneyim, beklenti ve motivasyon.
- Teknik ya da yönetici görüşmesi: ilgili birim yöneticisinin takvimine bağlı.
- Vaka sunumu: hazırlık süresi verilen, en uzun aşama.
Panel görüşmesi ve birden fazla görüşmeci
Küçük şirkette darboğaz çoğu zaman İK değil, teknik müdürdür. Haftada yalnızca iki saat ayırabiliyorsa bütün plan bu iki saate göre kurulur. Her görüşmeciyi ayrı personel olarak tanımlayın, kendi çalışma saatlerini girin ve verdiği görüşme türlerini işaretleyin. Teknik mülakat sayfada yalnızca teknik müdürün boş saatlerinde görünür.
Panel görüşmesinde bir randevuya birden fazla görüşmeci atanamıyor. Pratik çözüm, panelin ortak saatlerini taşıyan ayrı bir takvim açmaktır: “Teknik panel” adıyla bir personel tanımlayın, çalışma saatlerine yalnızca bütün panel üyelerinin boş olduğu dilimleri yazın. Birden fazla görüşmeci tanımlamak Pro pakette mümkün; Ücretsiz pakette tek personel vardır.
Aday verisi ve KVKK
Aday da bir veri sahibidir ve işe alınmazsa verisinin ne olacağını sorma hakkı vardır. Randevu formunda adın, telefonun ve pozisyonun ötesinde bilgi istemeyin. Özgeçmiş, maaş beklentisi ya da referanslar başvuru kanalınızda kalsın; görüşme takvimine yalnızca görüşmeyi yürütmek için gereken bilgi girsin.
Süreç kapandığında olumsuz sonuçlanan adayların kayıtlarını ne kadar tutacağınıza önceden karar verin ve bunu aydınlatma metninize yazın. Aday kartındaki notlara değerlendirme yazacaksanız, adayın bir gün bu notu görmek isteyebileceğini düşünerek yazın.
Gelmeyen aday
Mülakata gelmeme, randevulu her işten daha sık yaşanır. Aday başka bir teklifi kabul etmiştir, mevcut işyerinde izin alamamıştır ya da ilanı unutmuştur. Hiçbiri size haber vermez. Siz toplantı odasını ayırmış, teknik müdürü bekletmişsinizdir.
Bunu azaltan iki şey var. Birincisi hatırlatma: görüşmeden bir gün önce giden WhatsApp mesajı, unutan adayı geri getirir, başka teklif alan adaya da vazgeçtiğini söylemesi için bir fırsat verir. İkincisi kolay iptal: aday bir bağlantıyla saatini iptal edebiliyorsa, sizi aramaya utandığı için ortadan kaybolmak yerine iptal eder ve saat bir sonraki adaya açılır. Resepton onay ve hatırlatma mesajlarını her pakette kendiliğinden gönderir.
Gelmeyen adayı aynı gün bir kez arayın, sonra dosyayı kapatın. İkinci bir saat vermek sizin kararınız ama kuralı ilana göre değil, her aday için aynı uygulayın.
Online mülakat
Ön elemelerin çoğu artık görüntülü yapılıyor. Burada en sık hata, bağlantının son dakikada gönderilmesi ya da yanlış adaya gitmesidir. Resepton görüntülü görüşme aracı değildir ve toplantı bağlantısı üretmez; kullandığınız aracın bağlantısını adaya siz iletirsiniz. Her görüşmeci için sabit bir toplantı odası bağlantısı kullanırsanız bunu adaya onay sonrası tek mesajla gönderebilirsiniz.
Online mülakatı ayrı bir görüşme türü olarak açın. Böylece aday saati seçerken görüşmenin yüz yüze mi, ekran başında mı olacağını baştan bilir ve ofis adresini arayan biri toplantı saatinde kapınızda belirmez.
Mülakat aşamaları için örnek süreler
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Ön eleme (telefon) | 15-20 dk | Art arda dizilebilir; aralara 5 dk not yazma payı bırakın. |
| İK görüşmesi | 45 dk | Aday soru sorabilsin diye son 10 dakikayı ona ayırın. |
| Teknik mülakat | 60 dk | Görüşmecinin takvimine bağlı; haftalık sabit dilim açın. |
| Yönetici görüşmesi | 30-45 dk | Genelde son aşama; aday sayısı az olduğundan geniş aralık gerekmez. |
| Online mülakat | 45 dk | Bağlantıyı onaydan sonra gönderin; ilk 5 dakika teknik kontrol içindir. |
| Vaka çalışması sunumu | 90 dk | Vakayı en az iki gün önce gönderin; toplantı odasını da ayırın. |