Özel poliklinik ve hastanede randevu: bölümler, santral ve şubeler
“Hastane randevu sistemi” diye arandığında çıkan sonuçların çoğu, hastaların devlet hastanelerinden randevu aldığı MHRS'ye götürür. Bu rehber o sistemle ilgili değil. Kendi randevu düzenini kurmak isteyen özel poliklinik, tıp merkezi ve küçük özel hastane yöneticileri için yazıldı. Resepton MHRS'nin yerine geçmez; ona, e-Nabız'a, SGK ya da MEDULA'ya bağlanmaz. Kurumunuzun kendi hastalarına açtığı randevu kanalını ve hatırlatmalarını yönetir. Tıbbi kayıt sistemi de değildir, hastane bilgi yönetim sisteminiz neyse o kalır.
Sabah sekizi çeyrek geçe santralde yedi kişi sırada bekliyor. Çoğu aynı şeyi soruyor: ortopedide bugün yer var mı, kadın doğumda hangi doktor perşembe bakıyor, tahlil için aç mı gelinecek. Danışma bankosu bir yandan kayıt açıyor, bir yandan kat tarif ediyor. Bu yükün bir kısmını iyi kurulmuş bir randevu düzeni üstlenebilir.
Santralin yükünü bölümlere dağıtın
Çok bölümlü bir kurumda telefonun büyük kısmı yönlendirme sorusudur. Hasta randevuyu kendi alabildiğinde santral asıl işine, yani yardıma ihtiyacı olan hastaya döner. Bunun için önce bölümleri tanımlayın ve her birine hastanın anlayacağı dilde kısa bir açıklama yazın: dahiliye için “halsizlik, ateş, mide şikâyetleri, şeker ve tansiyon takibi” gibi. Hasta randevu sayfasında önce bölümü, ardından o bölümdeki hekimi seçer.
Web sitenizdeki her bölüm sayfasına o bölümün randevu bağlantısını koyun. Bağlantıya tıklayan hasta takvimi o bölüm seçili hâlde açar, aradığı yere iki adımda ulaşır. Her hekimin çalışma günleri, öğle arası ve izinleri ayrı tutulur; nöbet ertesi ya da ameliyat sabahı kapalı olan saatler çevrim içi takvimde görünmez.
Hasta hangi bölüme gideceğini bilmediğinde
Santrali en çok meşgul eden soru “Ben hangi bölüme gideyim?” sorusudur. Resepton'daki yapay zekâ resepsiyonist bu soruyu randevu sayfanızdaki yazılı sohbette karşılar. Hasta “dizim şişti, merdiven çıkarken ağrıyor” diye yazarsa bölüm açıklamalarınıza bakarak uygun olabilecek bölümü bağlantısıyla önerir; bunun bir yönlendirme önerisi olduğunu, teşhis olmadığını ve kararı hekimin vereceğini açıkça söyler. Telefon aramalarını karşılamaz, yazılı çalışır.
Göğüs ağrısı, nefes darlığı, bayılma, felç belirtisi ya da durmayan kanama gibi ifadelerde bölüm önermez, randevu vermez; hastaya hemen 112'yi aramasını ya da en yakın acil servise başvurmasını söyler. Kurumunuzda acil servis varsa adresini ve girişini bilgi bankasına yazın, ama acil başvurunun randevuyla yürümediğini de ekleyin. Yapay zekâ resepsiyonist Pro pakettedir.
Laboratuvar, görüntüleme ve check-up
Laboratuvar ve radyolojiyi ayrı bölüm olarak tanımlarsanız kapasiteleri hekim takviminden bağımsız yönetilir. Röntgen ya da ultrason cihazını takvimde bir kaynak gibi eklemek, aynı dakikaya iki hastanın yazılmasını önler. Aç gelinmesi gereken tahlillere sabahın ilk saatlerini ayırın; hazırlık bilgisini hekimlerinizin onayladığı metinle bilgi bankasına yazarsanız soran hastaya aynen aktarılır.
Check-up birden fazla bölümü ve tetkiki aynı güne toplar. Bunu tek bir uzun hizmet olarak tanımlayabilir ya da ilgili bölümlerde ardışık randevular verebilirsiniz. Hangi yolu seçerseniz seçin, check-up'ı indirim, “sınırlı süre”, “aileye özel fiyat” gibi bir dille duyurmayın. Tanıtım yönetmeliği kampanya ve fiyat duyurusunu yasaklar; içeriği, hazırlığı ve süreyi bilgilendirme olarak yazmak yeterlidir.
Gelmeyen hasta ve boşalan muayene saati
Poliklinikte boş geçen yirmi dakika tek başına küçük görünür. Aynı gün beş bölümde ikişer kez olduğunda, o saatleri isteyip alamamış hastalar başka kuruma gitmiş olur.
Hatırlatma, randevudan önce ayarladığınız sürede kendiliğinden gider; hasta mesajdaki bağlantıdan geleceğini teyit eder ya da iptal eder. Daha önce gelmemiş hastaların randevularına 48 saat önce ek hatırlatma gider. İptal olan saat bekleme listesindeki hastaya 20 dakika geçerli bir teklifle sunulur, kabul edilmezse sıradakine geçer. Raporlarda doluluğu, gelmeme oranını ve hekim bazında randevu sayılarını görürsünüz. Ek hatırlatma, bekleme listesi otomasyonu ve raporlar Pro pakettedir.
Şubeler, yetkiler ve mahremiyet
Birden fazla şubeniz varsa her şubenin hekimleri ve saatleri ayrı tutulur; hasta önce şubeyi seçer, her şube için ayrı randevu bağlantısı paylaşabilirsiniz. Çoklu şube aylık 2.590 ₺ olan İşletme paketindedir; tek binada çalışan poliklinik için aylık 1.390 ₺ olan Pro paket yeterlidir. Ücretli paketleri 10 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
Bir hastanın hangi bölüme randevu aldığı bile sağlık verisidir; KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayılır. Hekimlerin yalnızca kendi takvimini ve hastalarını görmesini, telefon numaralarının kime açık olacağını ayrı ayrı ayarlarsınız; randevuda aydınlatma metni gösterilir ve onay kaydedilir. Hatırlatma mesajında bölüm ya da hizmet adı yazmasın istiyorsanız şablonu sadeleştirin. Hekim tanıtımlarında “en iyi”, “uzman kadro”, “son teknoloji” gibi ifadelere, hasta yorumlarına ve önce/sonra görsellerine yer vermeyin. Bunlar genel hatırlatmadır; kurumunuza özel değerlendirme için hukuk biriminize ya da tabip odanıza danışın.
Poliklinikte yaklaşık randevu süreleri
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Dahiliye muayenesi | 15-20 dk | Tahlil istenecekse kan almayı aynı güne ardışık planlayın. |
| Kardiyoloji muayenesi | 20-25 dk | EKG ya da efor testi ayrı bir randevu olarak açılabilir. |
| Kadın doğum muayenesi | 20-30 dk | Gebelik takibinde bir sonraki kontrolü çıkışta verin. |
| Çocuk sağlığı muayenesi | 15-20 dk | Okul çıkışı saatleri hızlı dolar. |
| Kan alma | 10-15 dk | Laboratuvarı ayrı bölüm olarak tanımlayın; sabah saatlerini ayırın. |
| Röntgen | 10-20 dk | Cihazı kaynak olarak ekleyin, çakışmayı takvim önler. |
| Ultrason | 20-30 dk | Hazırlık gerektiren incelemelerde bilgiyi onay mesajına ekleyin. |
| Check-up | Yarım gün | Birden çok bölüm ve tetkik; ardışık randevular ya da tek uzun hizmet. |