Gelin stüdyosunda randevu düzeni: prova, düğün sabahı ve sezon planı
Gelin stüdyosunda kaçan bir randevu, kuaförde kaçan randevuya benzemez. Düğün tarihi aylar önce bellidir, ertelenmez, kaydırılmaz. Aynı cumartesi sabahına iki gelin yazılmışsa bunun telafisi yoktur. Gelin stüdyosu randevu sistemi kurarken ilk hedef bu yüzden doluluk değil, çakışmanın hiç yaşanmamasıdır.
Bu rehberi gelin saçı ve makyajı yapan stüdyo sahipleriyle konuşmalarımızdan derledik. Süreler örnektir; ekibinizin hızına, saçın boyuna ve gelinin isteğine göre değişir.
Sezon takvimi aylar önceden dolar
Mayıs ile eylül arasındaki cumartesiler, sezon yaklaşmadan çok önce sorulmaya başlar. Nişan ve kına talepleri de bunun etrafında kümelenir. Defterde tutulan bir sezon, sayfa çevirirken gözden kaçan tek bir tarihle bozulur.
İleri tarihleri açarken bir ayara dikkat edin. Resepton'da müşterinin kaç gün ilerisine online randevu alabileceğini siz belirlersiniz, bu süre en fazla 365 gündür; panelden ise daha ileri tarihlere kayıt açabilirsiniz. Sezonu tamamen kendi elinde tutmak isteyen stüdyolar düğün günü hizmetini online sayfada kapatıp yalnızca provayı açık bırakıyor. Düğün tarihi provada konuşuluyor, kapora alındıktan sonra panelden yazılıyor.
Gelin adayının kartına düğün tarihini yazın. Gelin stüdyosu türünde müşteri kartında hazır bir “düğün tarihi” alanı gelir; aylar sonra arayan gelinin hangi gün evlendiğini randevular arasında aramadan görürsünüz.
Prova randevusu: beklentinin de provası
Prova yalnızca saçın ve makyajın denendiği gün değildir. Gelin üç farklı fotoğrafla gelir, saç uzunluğu seçtiği modele yetmez, makyajda “doğal olsun” ile “gece fotoğrafında kaybolmasın” arasında bir yer bulunur. Provaya 90 dakika ayırın ve düğünden 3-6 hafta önceye koyun; saç boyası ya da kesim gerekiyorsa arada zaman kalsın.
Provayı hafta içi sakin bir öğleden sonraya almak cumartesi sabahlarını düğünlere saklar. Provada kullanılan ürünleri ve renk tonlarını gelinin kartına not edin. Düğün sabahı makyajı ekipten başka biri yapsa bile aynı sonucu tutturur.
Düğün sabahı blokları ve ekip planı
Düğün günü tek bir randevu değil, bir sabah planıdır. Gelin başı ve makyaj üç saat sürer, annenin ve kız kardeşin saçı birer saat, damat tıraşı ayrı. Saçı ve makyajı farklı kişiler yapıyorsa ikisinin takvimi de aynı saatlerde dolu görünmelidir.
Programda bir randevu iki kişiye aynı anda bağlanmaz. Bunu, gelin başını saç uzmanının, makyajı makyözün sütununa aynı saat aralığıyla iki ayrı kayıt olarak açarak çözersiniz. İki kayıt hem gerçek doluluğu gösterir hem de Pro planda iki kişinin primini ayrı hesaplatır. Refakatçileri ekipteki üçüncü kişinin takvimine sıralayın.
Gelin çıkmadan önceki son yarım saati boş bırakın. Topuz yeniden toplanır, ruj tazelenir, fotoğrafçı geç kalır; bu boşluk o sabahı kurtarır. Sabahın ilk saati gelinindir. 07.00'de başlayan gelin 10.00'da çıkar; aynı gün ikinci bir gelin almak istiyorsanız bunu ikinci bir ekiple ya da öğleden sonraya yapın.
Kapora ve tarih değişikliği kuralı
Gelin stüdyosunda kapora tartışma konusu değil, standarttır. O cumartesi size verilmiş demektir; başka gelin geri çevrilir. Kaporanın tutarını, düğün ertelenir ya da iptal olursa ne olacağını sözleşme ciddiyetinde yazılı verin. Örneğin 12.000 ₺'lik paket için 3.000 ₺ kapora, tarih değişirse kaporanın yeni tarihe aktarılması, iptalde iade edilmemesi.
Resepton'da prova, gelin başı ve nişan hizmetleri kapora gerektiren olarak gelir; IBAN'lı hazır mesaj WhatsApp'tan tek dokunuşla gider, ödeme gelince panelde işaretlenir. Gelin adayı şifresiz müşteri hesabından randevularını görür. Online iptal ya da saat değişikliğinin kaç saat öncesine kadar açık kalacağını ayarlardan belirlersiniz.
Yerinde hizmet: otel odası, ev, düğün salonu
Gelinlerin bir kısmı stüdyoya gelmek yerine ekibi otel odasına ya da eve çağırır. Burada süre hesabı değişir: yol, kurulum, ışık ve toplanma. Büyük şehirde 40 dakikalık yol, sabahın ilk saatinde bile 40 dakikada bitmeyebilir.
Programda adrese gidilen hizmet için ayrı bir modül yok, ama bunu hizmet tanımıyla çözersiniz. “Gelin başı + makyaj (yerinde)” adıyla ayrı bir hizmet açın, süresine yol ve kurulumu ekleyin, fiyatına da ulaşım farkını. Adresi, kat ve oda numarasını randevu notuna yazın. Böylece ekibin yolda geçirdiği saatler takvimde boş görünüp başka birine verilmez.
Yerinde hizmete iki kişi gidiyorsa ikisinin sütununa da aynı yol süresini yazın. Biri stüdyoda boş görünürse o sabaha başka bir iş yazılır ve araba tek kişiyle yola çıkar.
Sezon dışı aylar ve geri dönen müşteri
Kasım ile mart arası çoğu gelin stüdyosu için sakin geçer. Bu dönemi ertesi sezonun provalarıyla, nişan ve söz hazırlıklarıyla doldurmak mümkün. Geçen sezonun gelinleri de birer müşteridir: kız kardeşinin nişanı, bir arkadaşının düğünü, yıl dönümü yemeği. Kartında düğün tarihi ve kullandığınız ürünler duran bir müşteriye ulaşmak, sizi hiç tanımayan birine reklam vermekten kolaydır.
Pro planda uzun süredir gelmeyen müşteriler için yapay zekâ kişisel bir mesaj taslağı hazırlar, siz onaylamadan gönderilmez. İleti izni olan müşterilere toplu WhatsApp duyurusuyla sezon dışı tarihlerinizi duyurabilirsiniz. Gelin stüdyosu randevu programı bu aylarda takvimden çok bir müşteri defteri işi görür.
Gelin ve özel gün hizmetleri için örnek süreler
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Gelin provası | 90 dk | Düğünden 3-6 hafta önce, hafta içi öğleden sonra. |
| Gelin başı + makyaj | 3 saat | Saç ve makyaj farklı kişideyse iki sütuna ayrı kayıt açın; arkasına 30 dk boşluk. |
| Gelin başı + makyaj (yerinde) | 3 saat + yol | Gidiş, kurulum ve dönüşü süreye katın. |
| Nişan saçı + makyaj | 2 saat | Hafta sonu öğleden sonraya uygun. |
| Kına gecesi hazırlığı | 2 saat | Genelde akşamüstü; aynı gün sabah düğün varsa ekibi ayırın. |
| Refakatçi saç + makyaj | 60 dk | Gelinle aynı sabah ekipteki diğer kişiye sıralayın. |
| Damat tıraşı ve bakımı | 45-60 dk | Gelin hazırlığıyla çakışmayacak bir saate koyun. |