Randevu hatırlatma mesajı örnekleri: Kopyalayıp kullanabileceğiniz 25 hazır SMS

İyi yazılmış bir hatırlatma mesajı, haber vermeden gelmeyen müşteri sayısını en az zahmetle düşürmenin yoludur. Kötü yazılmış bir mesaj ise ya hiç okunmaz ya da müşteriyi rahatsız eder. Bu yazıda sektörlere göre hazırlanmış, doğrudan kopyalayıp kullanabileceğiniz mesaj örneklerini ve bu mesajları ne zaman, nasıl göndermeniz gerektiğini bulacaksınız.

İyi bir hatırlatma mesajının 5 kuralı

1. İşletme adıyla başlayın. Müşteri mesajı açmadan kimden geldiğini görmeli.
2. Gün, saat ve hizmeti yazın. "Yarın randevunuz var" yetmez; "Yarın 14:30'da saç kesimi" yazın.
3. İptal yolunu verin. Gelemeyecek müşterinin size haber vermesini kolaylaştırın. Haber veren müşteri, gelmeyen müşteriden iyidir, çünkü o saati başkasına verebilirsiniz.
4. Kısa tutun. Türkçe karakter içeren bir SMS, tek mesaj sınırı olan 70 karakteri kolayca aşar ve iki, hatta üç SMS olarak ücretlendirilir. Gereksiz kelimeleri atın.
5. Kampanya eklemeyin. Hatırlatma mesajına indirim ya da kampanya eklemek mesajın niteliğini değiştirir (aşağıda İYS bölümüne bakın).

Ne zaman göndermeli?

Çoğu işletme için en iyi zamanlama şudur:

• Randevu alındığında: Kısa bir onay mesajı.
• Randevudan 24 saat önce: Ana hatırlatma. Gelemeyecek müşterinin iptal etmesi ve sizin o saati doldurmanız için yeterli süre.
• Randevudan 2-3 saat önce (isteğe bağlı): Uzun ya da yüksek tutarlı hizmetlerde ikinci bir kısa hatırlatma.

Gece 21:00 ile sabah 09:00 arasında mesaj göndermekten kaçının. Mesaj ne kadar faydalı olursa olsun, gece gelen SMS müşteriyi rahatsız eder.

Randevu onay mesajı örnekleri

1. [İşletme]: Randevunuz alındı. 12 Ekim Cumartesi 14:30, saç kesimi. Değişiklik için: [bağlantı]
2. [İşletme]: Merhaba [Ad], [tarih] [saat] randevunuz onaylandı. Görüşmek üzere!
3. [İşletme]: [Hizmet] randevunuz [tarih] [saat] için oluşturuldu. Adres: [kısa adres]

Genel hatırlatma mesajı örnekleri

1. [İşletme]: Yarın [saat]'te randevunuz var. Gelemeyecekseniz lütfen iptal edin: [bağlantı]
2. [İşletme]: Hatırlatma: [Ad], yarın [saat] [hizmet] randevunuz var. İptal/değişiklik: [bağlantı]
3. [İşletme]: Bugün [saat] randevunuzu hatırlatırız. Gecikecekseniz bize haber verebilirsiniz.

Kuaför, berber ve güzellik salonu

1. [Salon]: Yarın [saat] [personel] ile randevunuz var. Gelemezseniz iptal edin, sıradaki müşterimize verelim: [bağlantı]
2. [Salon]: Yarın [saat] boya randevunuz var. İşlem yaklaşık 3 saat sürüyor, buna göre planlayabilirsiniz.
3. [Berber]: Yarın [saat] tıraş randevunuz var. Değişiklik için: [bağlantı]

Daha fazla fikir için kuaför randevu programı sayfamıza bakabilirsiniz.

Diş kliniği, muayenehane ve psikolog

1. [Klinik]: [Ad], yarın [saat] Dr. [Soyad] ile randevunuz var. Gelemeyecekseniz lütfen önceden bildirin: [bağlantı]
2. [Klinik]: Yarın [saat] kontrol randevunuz var. Varsa son tahlil sonuçlarınızı yanınızda getirin.
3. [Danışmanlık merkezi]: Yarın [saat] görüşmeniz var. Değişiklik için: [bağlantı]

Sağlık alanında mesajlara tanı, tedavi ya da sağlıkla ilgili ayrıntı yazmayın. Mesajı telefonu kim görürse görsün, yalnızca randevu bilgisi içermelidir. Psikolojik danışmanlık gibi hassas hizmetlerde işletme adını bile genel tutmak (örneğin "Danışmanlık merkezi") danışanın mahremiyetini korur. Bu konuda KVKK ve randevu yazımız yol gösterir.

Veteriner kliniği

1. [Klinik]: [Hayvan adı]'nın aşı randevusu yarın [saat]. Gelemeyecekseniz lütfen haber verin: [bağlantı]
2. [Klinik]: Hatırlatma: [Hayvan adı]'nın [aşı adı] aşısının zamanı geldi. Randevu almak için: [bağlantı]

Aşı takibini otomatik yapmak için veteriner kliniğinde aşı takibi yazımıza bakın.

Pilates, yoga ve fitness stüdyoları

1. [Stüdyo]: Yarın [saat] [ders adı] dersine kaydınız var. Katılamayacaksanız iptal edin, yeriniz bekleyen üyeye geçsin: [bağlantı]
2. [Stüdyo]: Bu hafta paketinizde 2 ders hakkınız kaldı. Ders programı: [bağlantı]

Kontenjanlı derslerde iptal bağlantısı çok önemlidir: Boşalan yer bekleme listesindeki kişiye verilebilir. Ayrıntılar grup dersi kontenjan yönetimi yazımızda.

Restoran ve meyhane rezervasyonu

1. [Restoran]: [Ad], bu akşam [saat] [kişi sayısı] kişilik rezervasyonunuz onaylı. Değişiklik için arayın: [telefon]
2. [Restoran]: Yarın [saat] rezervasyonunuzu hatırlatırız. Masanızı 15 dakika tutabiliyoruz.

Oto servis

1. [Servis]: Aracınızın ([plaka]) bakım randevusu yarın [saat]. Gelemezseniz lütfen bildirin: [bağlantı]
2. [Servis]: Aracınız hazır. Mesai bitimine kadar teslim alabilirsiniz.

İptal ve değişiklik mesajları

1. [İşletme]: [tarih] [saat] randevunuz iptal edildi. Yeni randevu için: [bağlantı]
2. [İşletme]: Randevunuz [yeni tarih] [yeni saat] olarak değiştirildi.
3. [İşletme]: Üzgünüz, [tarih] randevunuzu personel rahatsızlığı nedeniyle iptal etmek zorunda kaldık. Size en yakın boş saat için: [bağlantı]

Uzun süredir gelmeyen müşteriye

1. [İşletme]: Merhaba [Ad], sizi bir süredir göremedik. Uygun bir zamanınızda randevu için: [bağlantı]
2. [Salon]: [Ad], son kesiminizin üzerinden 6 hafta geçti. Randevu için: [bağlantı]

Bu son iki mesaj grubu dikkat ister: Müşteriyi geri çağırmak, içeriğine göre ticari ileti sayılabilir. Ayrıntısı aşağıda.

İYS ve izin: Hangi mesaj için onay gerekir?

Türkiye'de ticari elektronik iletiler 6563 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelikle düzenlenir. Kabaca şöyle düşünebilirsiniz:

• Bilgilendirme mesajları: Müşterinin aldığı randevuya ilişkin onay, hatırlatma, değişiklik ve iptal mesajları, mevcut bir işleme ilişkin bilgilendirme niteliğindedir. Bu mesajlar için genellikle ayrıca pazarlama izni gerekmez.
• Ticari iletiler: Kampanya, indirim, yeni hizmet duyurusu ya da "sizi özledik, gelin" türü tanıtım içerikli mesajlar ticari iletidir. Bunları göndermek için müşterinin önceden onay vermiş olması ve onayın İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kayıtlı olması gerekir. Her mesajda ret (iptal) yolu bulunmalıdır.

Pratik kural: Hatırlatma mesajına asla kampanya eklemeyin. "Yarın randevunuz var, bu arada bu ay boyada %20 indirim!" gibi bir mesaj, bilgilendirme olmaktan çıkar ve izin gerektirir. Kesin değerlendirme mesajın içeriğine bağlıdır; emin olmadığınız durumlarda bir uzmana danışın.

Hatırlatmaları otomatik göndermek

Her akşam ertesi günün randevularını tek tek mesajlamak hem zaman alır hem unutulur. Resepton'da hatırlatmalar randevudan önce otomatik gönderilir; kaç saat önce gideceğini siz ayarlarsınız. Pro ve İşletme planlarında, daha önce haber vermeden gelmeyen "riskli" müşterilere 48 saat önce ek bir hatırlatma gider, ardından "Gelecek misiniz? EVET/HAYIR" diye sorulur. Müşteri gelemeyeceğini bildirdiğinde boşalan saati bekleme listesindeki müşteriye verebilirsiniz. SMS hatırlatma Pro ve İşletme planlarında yer alır; ayrıntılar fiyatlar sayfasında.

Hatırlatmaların gelmeyen müşteri sayısına etkisini ve diğer yöntemleri no-show nasıl azaltılır yazımızda anlattık.