Spa ve hamamda randevu düzeni: kabin, terapist ve ıslak alan planı
Spa takvimi iki şeyin kesiştiği yerde çalışır: terapistin elinin boş olması ve odanın, kurna başının ya da sauna seansının müsait olması. Bir kral hamamı 90 dakika boyunca hem bir natırı hem göbek taşını tutar. Çift masajı iki terapisti ve iki yataklı odayı birlikte ister. Spa randevu sistemi kurarken önce bu iki katmanı birbirinden ayırmak gerekir.
Bu rehberi otel içindeki spalar, mahalle hamamları ve gündüz spaları için yazdık. Örnekler sahadaki işleyişten; süreleri kendi tesisinize göre düzeltin.
Oda sayısı terapist sayısından azsa
Dört terapistiniz, üç masaj odanız var diyelim. Cumartesi 14.00'e dört masaj yazılırsa biri koridorda bekler. Takvime kişi kişi bakıldığında bu çakışma görünmez; herkes müsait, oda yok.
Resepton boş saati terapist üzerinden hesaplar, odaları ayrı bir takvim olarak tutmaz. Burada kullanılan yöntem, masaj hizmetlerini oda sayısı kadar terapiste açmak, dördüncü kişiyi kese köpük, yüz bakımı gibi masaj odası gerektirmeyen işlere ayırmaktır. Hamam tarafında da hesap aynı: kese yapan natır sayınız kadar sütun, o kadar eşzamanlı randevu.
Odalar arası hazırlığı süreye katın. Çarşaf değişimi, yağın silinmesi, odanın havalandırılması 10-15 dakika alır. Her hizmete işlem sonrası tampon süre eklenebiliyor; online randevu sayfasında görünen saatler bu payı hesaba katarak çıkar.
Sauna, buhar ve günlük giriş için kontenjan
Kese köpük, işin en öngörülebilir kısmıdır: 45 dakikada biter, natırın elinden çıkar. Sauna, buhar odası ve günlük spa girişi başka türlü işler. Misafir saatlerce ıslak alanda kalır, kimseyi meşgul etmez ama alanın da bir taşıma sınırı vardır.
Islak alan girişini kontenjanlı bir hizmet olarak açabilirsiniz. Hizmete kontenjan tanımladığınızda aynı saate birden fazla misafir yazılır; kontenjan dolunca o saat kapanır, iptal olunca yeniden açılır. Bu hizmeti bir terapiste değil, “Islak alan” adıyla açtığınız ayrı bir takvim sütununa bağlamak işinizi kolaylaştırır. Böylece 20 kişilik bir alana aynı seansta 35 kişi gelmez, masajlar da terapistlerin kendi takviminde kalır.
İlk kez gelen misafir ne getireceğini bilmezse ilk on dakika soru cevapla geçer. Mayo gerekli mi, peştamal ve terlik veriliyor mu, masajdan önce duş almak gerekiyor mu? Bu bilgileri randevu sayfasındaki hizmet açıklamalarına yazın; misafir saat seçerken okur. Hamile misafirlerin, tansiyon ya da kalp rahatsızlığı olanların önceden haber vermesini de aynı yerde isteyin. Bu misafirlere hekimlerine danışmalarını söylemek sizin, uygun uygulamayı seçmek terapistinizin işidir.
Çift masajı ve grup rezervasyonu
Çift masajı spa takviminin en çok karışan kalemidir. Tek ödeme, tek rezervasyon, ama iki terapist ve aynı odada iki yatak. Terapistlerden biri o sabah hastalanırsa bütün rezervasyon sallanır.
Programda bir randevu iki terapiste aynı anda bağlanmaz. Bu yüzden çift masajını iki terapistin sütununa aynı saatte iki ayrı kayıt olarak açın, notlarına eşin adını yazın; ödemeyi tek adisyonda toplarsınız. Online gelen çift masajı talebinde ikinci kaydı panelden siz eklersiniz. Çift odası tek olan spalar bu hizmeti kapora gerektiren olarak işaretleyip her talebi telefonla teyit etmeyi tercih ediyor.
Bekârlığa veda, doğum günü gibi grup taleplerinde saatleri baştan bloklayın ve kapora alın. Beş kişilik bir grubun son gün iptali bütün öğleden sonrayı boşaltır, o saatleri aynı gün yeniden satmak zordur.
Otel misafiri, dışarıdan gelen misafir ve hediye çeki
Otel içindeki spalarda iki misafir tipi aynı takvimi paylaşır. Otel misafiri resepsiyondan arar, çoğu zaman aynı gün, hatta bir saat sonrası için yer ister. Dışarıdan gelen ise birkaç gün önceden ayarlar. Otel misafirine yer bırakmak istiyorsanız online randevunun en az kaç saat önceden alınabileceğini ayarlardan yükseltin; son saatleri resepsiyon panelden doldurur. Oda numarasını ve ödemenin odaya mı yazılacağını randevu notuna düşmek, çıkışta hesabın karışmasını önler.
Hediye çeki, özellikle yılbaşı ve sevgililer gününde spaların güçlü bir satış kalemidir. Resepton'da satılabilir hediye çeki modülü yok; var olan müşteriye bir hizmeti hediye etme özelliği var, o da sadakat amaçlı. Çek satan spalar genelde şöyle çalışıyor: çeki numaralı olarak basar, satışı kasaya ayrı bir kalem olarak yazar, çek sahibi aradığında randevuyu açıp çek numarasını notuna ekler. Son kullanma tarihini çekin üstüne yazmak, bir yıl sonra masaya gelecek tartışmayı baştan kapatır.
Paket satışı ve boş kalan oda
Spa'da nakit akışını öne çeken iki araç var: paket ve boşalan saati doldurmak. Beş seanslık masaj ya da dört hamam paketi, misafirin her gelişinde bir seans düşerek takip edilir. Pakete seans sayısı, bağlı hizmet ve geçerlilik süresi tanımlanır, kalan seans misafirin kartında görünür. Hafta sonu dolu, hafta içi boş giden spalarda yalnızca hafta içi kullanılacağı satışta açıkça söylenen, daha uygun fiyatlı bir paket boş günleri satmanın kolay yoludur.
Boş odanın kaybı kalıcıdır: 15.00'teki iptal o gün bir daha satılmazsa o saat bir daha geri gelmez. Pro planda bekleme listesi bu iptali o gün için yazılmış misafire WhatsApp'tan teklif eder; 20 dakika içinde dönüş olmazsa sıradakine geçer. Hafta sonları dolu giden spalarda bekleme listesine yazılma seçeneği, “yer yok” diye kapanan telefonların yerini alır.
Spa ve hamam için örnek süreler
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Klasik hamam (kese + köpük) | 45 dk | Kurna başı temizliği için 10 dk tampon bırakın. |
| Kral hamamı | 90 dk | Natırı ve göbek taşını uzun süre tutar; kapora istemeye değer. |
| Sauna + buhar | 60 dk | Kontenjanlı hizmet olarak açın, alanın taşıma sınırını yazın. |
| Aromaterapi masajı | 60 dk | Çarşaf ve oda hazırlığı için 10-15 dk tampon. |
| Sıcak taş masajı | 75 dk | Taşların ısınması önceden başlar; gün içinde art arda dizmek pratik. |
| Çift masajı | 60 dk | İki terapistin takvimine aynı saatte iki kayıt açın. |
| Günlük spa girişi | 3 saat | Kimseyi meşgul etmez ama alan kapasitesini doldurur. |