Özel ders ve etüt merkezi için ders programı rehberi
Pazar akşamı saat 21.00. Bir veli “bu hafta perşembe yerine cuma olabilir mi” diye yazıyor, bir başkası çocuğun deneme sınavı yüzünden cumartesi dersini kaydırmak istiyor. Matematik öğretmeniniz cuma akşamı müsait değil, fen öğretmeninizin cumartesi programı zaten dolu. Pazartesi sabahı hangi dersin nereye taşındığını yalnızca sizin telefonunuzdaki yazışmalar biliyor.
Etüt merkezlerinin ve özel ders veren öğretmenlerin takvimi, öğrenci sayısından çok değişiklik sayısıyla zorlaşır. Bu rehberde veliyle iletişimi, ders paketlerini, öğretmen programını, sınav dönemi yoğunluğunu ve telafi dersini ele alıyoruz. Başarı ya da sınav sonucu üzerine bir şey söylemiyoruz; konu yalnızca dersin doğru saatte, doğru öğretmenle yapılması.
Öğrenci ders alır, veli takvimi yönetir
Ortaokul öğrencisinin dersini çoğu zaman veli ayarlar, hatırlatmayı da veli görmek ister. Lise son sınıftaki öğrenci ise kendi programını kendisi yönetir. Kayıt sırasında bunu netleştirin: hatırlatma ve değişiklik mesajları kime gidecek?
Resepton'da ayrı bir veli alanı yok; mesajlar kayıttaki telefona gider. Pratik yöntem şu: öğrenci kartını öğrencinin adıyla açın, telefon olarak ders düzenini kim yürütüyorsa onun numarasını girin, diğer kişinin adını ve numarasını karttaki notlara yazın. Kartta “Sınıf / hedef sınav” alanı da bulunur; 8. sınıf LGS öğrencisiyle 11. sınıf öğrencisini listeye bakınca ayırırsınız.
Kayıt görüşmesinde bir şeyi daha sorun: öğrenciyi derse kim getirip götürüyor? Servisle ya da veliyle gelen öğrencinin ders saati, velinin iş çıkışına bağlıdır. Bu bilgi dersin hangi saatlere kayabileceğini baştan söyler; perşembe dersini cumaya almak isteyen velinin neden istediğini de anlarsınız.
Ders paketi ve kalan ders
Etüt merkezlerinde ders tek tek satılmaz; 8'lik, 12'lik paket ya da aylık ücret konuşulur. Ay sonunda “kaç ders kaldı” sorusunun cevabını öğretmen bir şey, veli başka bir şey hatırlıyorsa ikinizin de haklı olduğunu düşündüğü bir tartışma başlar.
Paketi satarken üç bilgiyi yazılı yapın: kaç ders, hangi branş için, kaç gün içinde kullanılacak. Resepton'da seans paketi bu bilgilerle tanımlanır; öğrenci her derse geldiğinde bir ders düşer, kalan ders öğrenci kartında görünür. Veli sorduğunda cevabı hafızadan değil karttan verirsiniz. Paketler, kasa ve tahsilat Pro pakettedir.
Aylık ücretle çalışıyorsanız ayın kaç ders olduğunu baştan söyleyin. Beş perşembesi olan ayda beşinci ders ücretin içinde mi, ayrıca mı ödenir? Bu soruyu velinin değil sizin sormanız, ay sonu konuşmasını kısaltır.
Öğretmen programı ve branş eşleşmesi
Matematik öğretmeni İngilizce dersine yazılmamalı. Bunu söylemek kolay, ama dağınık takvimde boş saat arayan biri bazen yalnızca boşluğa bakar. Her öğretmeni ayrı tanımlayın, verdiği dersleri işaretleyin, çalıştığı gün ve saatleri girin. Öğrenci ya da veli randevu sayfasında Matematik'i seçtiğinde yalnızca matematik öğretmenlerinin boş saatlerini görür.
Okulda da ders veren öğretmenleriniz varsa çalışma saatlerini okul çıkışına göre girin. Hafta içi 16.30'dan önce açık saat göstermek, gelmeyecek bir dersi takvime koymaktan başka işe yaramaz. Grup etüdünü de unutmayın: kontenjanı 3-5 kişilik grup dersleri haftalık programa bir kez girilir, dolunca kayıt kendiliğinden kapanır.
Öğretmenlere kendi girişlerini verin; her biri yalnızca kendi derslerini görsün. Ders sonunda öğrenciye dair kısa notu karta yazmaları, bir sonraki dersi başka bir öğretmen verse bile nerede kalındığını gösterir.
Sınav dönemi yoğunluğu
Mayıs ve haziranda her veli ek ders ister, hepsi de aynı saatleri: hafta içi akşam ve hafta sonu sabahı. Talep geldikçe ders yazarsanız mart ayında düzenli gelen öğrenci, haziranda ek ders isteyen öğrenciye yer kaptırır.
Sınav dönemini önceden planlayın. Düzenli öğrencilerin saatlerini sabitleyin, ek dersler için ayrı bir “sınav dönemi” hizmeti açıp yalnızca belirli günlerde verin. Deneme sınavı analizini de ayrı hizmet olarak tanımlayın; 45 dakikalık bir analiz, bir saatlik derse sıkıştırılınca ikisi de yarım kalır.
Sınavdan sonraki haftaları da planlayın. Sınav biter bitmez son sınıf öğrencileri bırakır ve takvim birden boşalır. O boşluğu gelecek yılın öğrencileriyle yapılacak seviye tespit görüşmeleriyle doldurmak, yaz aylarını kurtarır.
Telafi dersi ve iptal kuralı
Öğrenci hastalanır, okul gezisi çıkar, deneme sınavı cumartesiye denk gelir. Telafi kuralını kayıtta açıkça söyleyin: kaç saat önce haber verilirse ders paketten düşmez, telafi ne kadar süre içinde yapılır? Kuralsız telafi, sonunda öğretmenin cumartesi akşamına taşınır.
Telafi saatlerini önceden belirlemek işi kolaylaştırır. Haftada bir ya da iki dilimi yalnızca telafiye ayırın, örneğin cumartesi öğleden sonra. Ders kaçıran öğrenciye bu saatlerden birini verin; öğretmenin düzenli programı bozulmaz, telafi de birikip ay sonuna kalmaz.
Resepton'da belirlediğiniz saatten sonra çevrim içi iptal kapanır; o saatten sonra veli size yazar, dersin düşüp düşmeyeceğine siz karar verirsiniz. Zamanında iptal edilen dersin saati yeniden açılır ve Pro pakette bekleme listesindeki öğrenciye teklif gider.
- İptal sınırı: örneğin dersten 24 saat önce.
- Geç iptal ya da gelmeme: ders paketten düşer, istisna kuralla yapılır.
- Öğretmen kaynaklı iptal: ders düşmez, telafi bir hafta içinde planlanır.
- Resmî tatil: o günün dersi programdan tek seferlik iptal edilir.
Özel ders ve etüt için örnek süreler
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Seviye tespit görüşmesi | 45 dk | Ücretsiz verilebilir; veli de katılsın, sonucu karttaki nota yazın. |
| Birebir ders (ortaokul) | 50-60 dk | Dersler arasına 10 dk bırakın; öğretmen bir sonraki öğrenciye hazırlanır. |
| Birebir ders (lise / YKS) | 60-90 dk | Soru çözümü uzar; 90 dakikalık dersi ayrı hizmet olarak açın. |
| Grup etüdü (3-5 kişi) | 90 dk | Kontenjanı masa sayısı kadar; haftalık programa bir kez girilir. |
| Deneme sınavı analizi | 45 dk | Derse sıkıştırmayın; sınav kâğıdını öğrenci önceden getirsin. |
| Veli bilgilendirme görüşmesi | 20-30 dk | Dönem başı ve sınav öncesi; ücretsiz hizmet olarak açılabilir. |