Diş kliniğinde randevu düzeni: hekim, ünit ve tedavi planı
Bir diş kliniğinin günü, kuaför ya da kafe takviminden farklı akar. Aynı hasta bir ay içinde dört kez gelir, her gelişinde başka bir işlem yapılır ve işlemlerin süresi 15 dakika ile 90 dakika arasında değişir. Hekim kanal tedavisindeyken telefon üçüncü kez çalıyor, sekreter de sterilizasyon odasında alet paketliyor. Kâğıt ajanda ya da paylaşılan bir tablo bu tempoya bir yere kadar dayanır.
Bu rehberi diş kliniği sahipleri ve muayenehanesini tek başına yürüten diş hekimleri için yazdık. Bir diş kliniği randevu programını kurarken takvimi nasıl bölmeniz gerektiğini, uzun tedavileri seans seans nasıl planlayacağınızı, gelmeyen hastayı nasıl azaltacağınızı ve sağlık mevzuatı açısından nelere dikkat etmeniz gerektiğini anlatıyoruz. Örnekleri Resepton üzerinden veriyoruz, ama ölçütlerin çoğu hangi programı seçerseniz seçin geçerli.
Takvimi hekime ve işlem süresine göre kurun
Diş hekimi randevu sistemi kurulurken en sık yapılan hata, her randevuya aynı süreyi vermek. Yarım saatlik bloklarla çalışan bir takvimde dolgu sıkışır, kısa bir kontrol ise yarım saati boşa harcar. Önce kliniğinizde en sık yaptığınız işlemleri listeleyin ve her birine gerçekçi bir süre yazın. Aşağıdaki tablo bir başlangıç noktası; kendi hekimlerinizin hızına göre düzeltin.
Ünit hazırlığını unutmayın. Hasta kalktıktan sonra ünitin dezenfeksiyonu, aletlerin toplanması ve yeni setin açılması birkaç dakika sürer. Bu süreyi randevunun içine gömmek yerine ayrı bir tampon olarak tanımlamak daha doğru. Resepton'da her hizmete işlem sonrası tampon dakikası eklenir; hasta bu süreyi görmez, takvim de o aralığa başka randevu koymaz.
Birden fazla hekim çalışıyorsa takvim hekim sütunlarına ayrılmalı. Her hekimin çalışma saatleri, öğle arası ve izin günleri ayrı tutulur; boş saat hesabı buna göre yapılır. Ortodonti, pedodonti ya da cerrahi gibi bölümler tanımlarsanız hasta randevu sayfasında önce bölümü, sonra o bölümde çalışan hekimi seçer. Hekim tercihi olmayan hasta “Farketmez” der, sistem o saatte en az dolu hekime yazar.
Tedavi planını seans seans takvime dökün
Muayenede tedavi planı çıktı: iki dolgu, bir kanal tedavisi, ardından kuron. Hasta koltuktan kalkarken bu planın ilk iki randevusu takvimde değilse, sonraki seans büyük ihtimalle hastanın aklına düştüğü gün konuşulacak. O gün de takviminiz dolu olacak.
Pratik yöntem şu: planın ilk adımlarını hasta kliniktayken randevuya çevirin. Kanal tedavisi gibi seans aralığını hekimin belirlediği işlemlerde bir sonraki seansı o aralığa göre hemen verin. Hasta kendi hesabına telefonu ve WhatsApp'tan gelen kodla girip sıradaki seanslarını görür, uymayan saati kurallarınız içinde kendisi değiştirir. “Randevum ne zamandı?” telefonları da böylece azalır.
İmplant gibi uzun süreçlerde kontroller haftalar, bazen aylar sonra gelir. Bu randevuları takvime ileri tarihli girebilirsiniz; hatırlatma zamanı gelince kendiliğinden gider. Uzun süredir gelmeyen hastalar için sistem kişisel bir mesaj taslağı hazırlar, siz onaylamadan hiçbir şey gönderilmez. Bu tür mesajlar ticari ileti sayılabildiği için yalnızca izin veren hastalara gider. İçeriği de sade bir bilgilendirme olarak tutun.
Telefona yetişemeyen sekreter ve ağrılı hasta
Küçük bir klinikte sekreter aynı anda karşılama, kasa, sterilizasyon ve telefonla uğraşır. Muayenehane randevu programı bu yükün hepsini almaz, ama tekrar eden kısmını alır: “Cumartesi açık mısınız?”, “Otopark var mı?”, “Perşembe öğleden sonra yeriniz var mı?”
Resepton'daki yapay zekâ resepsiyonist bu soruları sizin bilgi bankasına yazdığınız metinlere dayanarak yanıtlar, boş saatleri söyler ve telefonu WhatsApp'tan gelen kodla doğrulayıp KVKK onayını aldıktan sonra randevuyu takvime yazar. Sağlıkta sınırları kesindir: teşhis koymaz, tedavi ya da ilaç önermez, ağrı kesici adı vermez. Ağrıdan söz eden hastaya erken randevu önerip kliniğe yönlendirir. Şiddetli kanama ya da nefes darlığı gibi acil bir belirti duyarsa 112'yi aramasını söyler ve konuşmayı ekibinize devreder.
Gece yazılan mesajları sabah panelden okuyabilir, istediğiniz konuşmayı devralıp kendiniz yanıtlayabilirsiniz. Yapay zekâ resepsiyonist Pro pakette yer alır.
Gelmeyen hasta: hatırlatma, teyit ve boşalan saat
Doksan dakikalık bir implant ya da kanal randevusu boş geçtiğinde kaybolan şey o saatle bitmez. O saati isteyip alamayan hasta da randevusunu ileriye almıştır.
Hatırlatma, randevudan önce ayarladığınız sürede kendiliğinden gider ve 21:00 ile 08:00 arasında gönderilmez. Hasta mesajdaki bağlantıdan geleceğini teyit eder ya da iptal eder. Daha önce gelmemiş ya da sık iptal etmiş hastaların randevularına risk puanı verilir; bunlara 48 saat önce ek hatırlatma ve “Gelecek misiniz?” sorusu gider, HAYIR yanıtı saati boşaltır. Boşalan saat bekleme listesindeki hastaya 20 dakika geçerli bir teklifle sunulur. Ek hatırlatma, bekleme listesi otomasyonu ve kapora Pro pakettedir.
Uzun ve masraflı işlemlerde kapora isteyip istememek kliniğin kararı. İsterseniz hizmet bazında açarsınız; uygulamadan önce hastaya yazılı ve açık bir iptal kuralı vermeniz iyi olur. Birkaç küçük alışkanlık da fark yaratır:
- Hatırlatmada işlemin adını yazmak zorunda değilsiniz. Şablonlar düzenlenebilir; isterseniz yalnızca klinik adı, tarih ve saat kalsın.
- Gelmeyen hastayı takvimde “Gelmedi” olarak işaretleyin. Risk puanı bu kayıtlardan hesaplanır, işaretlemezseniz sistem öğrenemez.
- Telefonda “daha erken bir gün olursa haber verin” diyen hastayı bekleme listesine kendiniz ekleyin; boşalan saatte teklif ona da gider.
Hasta verisi ve tanıtım kuralları
Diş kliniğinde tutulan alerji, kullanılan ilaç ya da tedavi notu sağlık verisidir ve KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayılır. Hastaya bir aydınlatma metni sunmanız, hangi veriyi hangi amaçla işlediğinizi açıklamanız gerekir. Sağlık verisinin hangi şartla işleneceği ve açık rızanın nasıl alınacağı konusunda hukuk danışmanınızın görüşünü alın. Resepton'da randevu alınırken onay metni gösterilir, onay tarihi ve metin sürümü kaydedilir. Hangi personelin hangi hastayı göreceğini, telefon numaralarının kime açık olacağını ayrı ayrı ayarlarsınız; kimin neyi değiştirdiği iz kaydına yazılır.
Bir de tanıtım tarafı var. 29 Temmuz 2023'te Resmî Gazete'de yayımlanan Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik, sağlık kuruluşlarının hastayla iletişimine sıkı sınırlar koyar. Randevu programı bir bilgilendirme aracıdır, reklam kanalı gibi kullanılmamalı.
Aşağıdaki maddeler genel bir hatırlatmadır, hukuki görüş yerine geçmez. Mevzuat zaman zaman değişir; tereddüt ettiğiniz konuda güncel metni kontrol edin ve bağlı olduğunuz diş hekimleri odasına danışın. Pratikte dikkat edilecek başlıca noktalar:
- Onay ve hatırlatma mesajlarına kampanya, indirim ya da hediye eklemeyin. Hatırlatma bilgilendirmedir, öyle kalsın.
- Randevu sayfasında, hizmet açıklamalarında ve yapay zekânın bilgi bankasında “en iyi”, “uzman kadro”, “son teknoloji” gibi üstünlük ifadeleri kullanmayın.
- Önce/sonra fotoğrafı ve hasta teşekkürü paylaşmayın. Programdaki yorum daveti ve sadakat hediyesi gibi işlevler başka sektörler için var; kliniğinizde bunları kullanmayın.
- Hizmetleri nasıl adlandırdığınızı ve ücret bilgisini nasıl verdiğinizi mevzuata göre gözden geçirin. “Ücretsiz muayene” gibi hasta çekmeye dönük ifadelerden kaçının.
Geçiş ve program seçerken sorulacaklar
Geçişi bir hafta sonuna sığdırmak mümkün. Önce hizmetleri ve hekimleri tanımlayın, hasta listenizi Excel'den tek seferde içe aktarın, ileri tarihli randevuları girin. İlk birkaç hafta eski ajandayı yanınızda tutun, sonra bırakın.
Ücretsiz paket tek hekimle randevu ve hasta kartı için süresiz kullanılır. Birden fazla hekim, yapay zekâ resepsiyonist, kasa ve otomasyonlar aylık 1.390 ₺ olan Pro pakette; birden çok şubesi olan klinikler için İşletme paketi var. Ücretli paketleri 10 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
Klinik randevu takip programlarının hepsi bir takvim gösterir; fark ayrıntılarda ortaya çıkar. Hangisini denerseniz deneyin, karar vermeden önce şu sorulara cevap arayın:
- Her işleme ayrı süre, ünit hazırlığı için ayrı tampon tanımlanabiliyor mu?
- Hekim başına çalışma saati, izin ve görüntüleme yetkisi ayrı yönetiliyor mu?
- Hasta uygulama indirmeden randevu alabiliyor, kendi randevusunu görüp değiştirebiliyor mu?
- Hatırlatma metinlerini kendiniz düzenleyebiliyor musunuz?
- Aydınlatma metni onayı kayda geçiyor mu, veriler kliniğinize ayrı tutuluyor mu?
- Tıbbi kayıt sisteminizle ilişkisi net mi? Resepton tıbbi kayıt sistemi değildir; randevu ve iletişim tarafını üstlenir.
Diş kliniğinde yaklaşık işlem süreleri
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| İlk muayene ve tedavi planı | 20-30 dk | Röntgen çekilecekse süreyi uzatın ya da ayrı randevu açın. |
| Kontrol muayenesi | 15-20 dk | Gün aralarındaki kısa boşlukları doldurmaya uygun. |
| Diş taşı temizliği | 30-45 dk | Ağız içi duruma göre değişir; ilk randevuda uzun tutun. |
| Dolgu | 30-60 dk | Diş ve yüzey sayısına göre; tek seansta birden fazla dolgu planlanabilir. |
| Kanal tedavisi (bir seans) | 60-90 dk | Çok kanallı dişlerde iki-üç seans; aralığı hekim belirler. |
| Diş çekimi | 20-30 dk | Gömülü yirmi yaş dişi gibi cerrahi çekimlerde 45-60 dk ayırın. |
| İmplant cerrahisi | 60-90 dk | Sonrasına 15 dk tampon koyun; hasta acele ettirilmesin. |
| İmplant ve dikiş kontrolü | 10-15 dk | Cerrahi randevuyu verirken kontrolü de takvime girin. |
| Ortodonti kontrolü | 15-20 dk | Okul çıkışı saatleri hızlı dolar; bu saatleri ortodonti için ayırabilirsiniz. |
| Hastalar arası ünit hazırlığı | 10-15 dk | Dezenfeksiyon ve set değişimi; hizmete tampon olarak ekleyin. |