Koçluk randevu sistemi: seans paketi, online seans ve iptal kuralı
Koçluk bir süreçtir ve süreç ritimle yürür. İki haftada bir perşembe akşamı görüşen bir danışanla altıncı seansta gerçek bir ilerleme konuşursunuz. Aynı danışan bir seansı iş seyahati, bir sonrakini çocuğun hastalığı yüzünden kaçırırsa, yedinci seansta ilk seansa dönmüş gibi hissedersiniz. Randevu düzeni koçlukta bu yüzden bir idari ayrıntı değil, sonucun bir parçası.
Bu bölümü yaşam, kariyer ve yönetici koçluğu yapan, çoğu tek başına çalışan koçlarla konuştuklarımızdan derledik. Paket takibinden iptal kuralına, online seanstan seans arası notlara kadar uygulanabilir bir düzen anlatıyoruz.
Tanışma görüşmesiyle başlayın, sonra ritmi sabitleyin
Çoğu koç ilk adımda 20-30 dakikalık ücretsiz bir tanışma görüşmesi yapar. Bu görüşmenin amacı satış değil, uyumu görmek: danışanın hedefi koçlukla mı çalışılır, yoksa başka bir uzmana mı yönlendirmek gerekir? Tanışma görüşmesini randevu sayfasında ayrı bir hizmet olarak açın ki ilgilenen kişi sizi aramadan, mesaj yazmadan saat seçebilsin.
Tanışma görüşmelerini haftanın tamamına yaymayın. Salı ve perşembe öğleden sonraları gibi iki sabit aralık yeterlidir; böylece süreçteki danışanlarınızın saatleri tanışma talepleri yüzünden kaymaz. Görüşme sonunda uyum varsa paketi ve ilk seans tarihini aynı konuşmada netleştirin. 'Düşünüp size dönerim' diyen kişiye bir hafta sonra kısa bir mesaj atmak yeterli; ısrarlı takip koçluk ilişkisinin başlangıcına yakışmaz.
Sürece başlayan danışanla ilk iş, seans ritmini belirlemek. Haftalık ya da iki haftada bir, mümkünse aynı gün ve saat. Bir sonraki seansı her görüşmenin sonunda birlikte takvime işleyin. Danışan da kendi hesabından önceki seansı tek dokunuşla yeniden seçebilir; 'aynısını tekrar al' dediğinde aynı hizmet ve koç seçili gelir.
Seans paketi: peşin satın, kalanı kayıt tutsun
Koçlukta tek seans satmak hem sizin hem danışanın aleyhinedir. Danışan her seans sonunda 'devam edeyim mi' diye yeniden karar verir, siz de gelirinizi aydan aya tahmin edemezsiniz. 6, 8 ya da 10 seanslık paketler bu yüzden yaygın.
Paket satmanın zor tarafı takiptir. Pro plandaki seans paketlerinde paketi danışanın kartına tanımlarsınız, her seans gerçekleştiğinde bir seans düşer ve kalan sayı danışanın kartında görünür. Böylece sekizinci seansta 'kaç seansım kalmıştı' sorusuna tahminle değil kayıtla cevap verirsiniz, yenileme konuşmasını iki seans önceden açarsınız.
- Paketin geçerlilik süresini baştan söyleyin; programda paketi tanımlarken gün olarak da girebilirsiniz. 8 seanslık bir paket için 4 ay makul bir aralıktır.
- Ara verme hakkını yazılı olarak belirleyin: tatil ya da yoğun iş dönemi için paketi bir kez dondurmak gibi.
- Kurumsal ödenen paketlerde (şirket ödüyor, çalışan katılıyor) faturalanan kişi ile seansa giren kişiyi kartta not edin.
İptal kuralını paketle birlikte yazın
Koçlukta iptal kuralının en çok tartışma yarattığı yer pakettir. Son anda iptal edilen seans paketten düşer mi? Bunun tek doğru cevabı yok, ama cevabın baştan yazılı olması gerekir. Yaygın yaklaşım şu: 24 saat öncesine kadar yapılan iptal ya da erteleme paketten düşmez, daha geç iptal ve habersiz gelmeme düşer.
Programda çevrim içi iptali bu süreye bağlayın. Süre dolmadıysa danışan randevusunu mesajdaki bağlantıdan kendisi değiştirir; dolduysa bağlantıdan iptal edemez, size ulaşır. İstisna gerektiren durumlara siz karar verirsiniz. Kuralı danışana kişisel bir yaptırım gibi değil, takviminizi koruyan bir düzen olarak anlatmak ilişkiyi zorlamaz.
Online seans ve saat dilimi
Koçların önemli bir kısmı seanslarının çoğunu online yapıyor. Online seansı yüz yüze seansla aynı takvimde, ayrı bir hizmet olarak açın; kendi gününüzün hangi saatlerinde ekran başında olacağınızı görürsünüz. Görüşme bağlantısını program oluşturmaz, kullandığınız aracın sabit bağlantısını hizmet açıklamasına ya da onay sonrası danışana iletirsiniz.
Yurt dışında yaşayan danışanlarla çalışıyorsanız saati Türkiye saatiyle belirtin ve ilk seansta bunu teyit edin. Yaz saati uygulamasına geçen ülkelerde fark yılda iki kez değişir; o haftalarda kaçan seansların çoğu buradan çıkar.
Online seansta gelmeme daha sessiz olur. Danışan kapıyı çalıp özür dilemez, bağlantıya hiç girmez. Seanstan bir gün önce giden hatırlatma ve beş dakika gecikmede atacağınız kısa bir mesaj, bu boşlukların çoğunu kapatır.
Seans arası notlar ve sınır
Danışanın kartındaki 'Hedef / çalışma alanı' alanı ve not bölümü, bir sonraki seansa girmeden önce iki dakikada hatırlamanız gerekenler için uygundur: 'terfi görüşmesi bu ay', 'haftalık eylem: sabah planlama'. Uzun seans dökümlerini ve kişisel ayrıntıları ise ayrı bir yerde tutmanızı öneririz; randevu programı bir koçluk defteri değildir.
Bir de sınır meselesi var. Danışan koçluk sürecinde ruhsal bir zorlanmadan söz ederse, onu bir ruh sağlığı uzmanına yönlendirmek sizin işinizin parçasıdır. Pro plandaki AI resepsiyonist de aynı çizgide çalışır: seans ücretini ve boş saatleri söyler, teşhis koymaz, böyle bir anlatım gelirse uzmana yönlendirir ve konuşmayı size bırakır.
Koçluk seans süreleri
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Tanışma görüşmesi | 20-30 dk | Ücretsiz açılabilir; uyum ve hedef için |
| Bireysel koçluk seansı | 60 dk | Arkasına 10-15 dk not payı |
| Kariyer koçluğu | 60 dk | Mülakat haftasında ek kısa seans açılabilir |
| Online seans | 50 dk | Ayrı hizmet; yurt dışı danışanda saat dilimini teyit edin |
| Takım koçluğu | 120 dk | Katılımcıların ortak saati zor; haftalar önceden sabitleyin |
| Süreç kapanış görüşmesi | 60 dk | Paketin son seansı; yenileme konuşması için uygun an |