Fotoğrafçı randevu sistemi: çekim takvimi, kapora ve teslim düzeni
Haziranın ikinci cumartesisi için ocakta üç ayrı çift sizi arar. Birine söz verirsiniz, ötekine 'bir düşüneyim' dersiniz, üçüncüsünün mesajı Instagram'da okunmadan kalır. Mart geldiğinde söz verdiğiniz çift kaporayı hâlâ göndermemiştir, 'düşüneyim' dediğiniz çift ise başka bir fotoğrafçıyla anlaşmıştır. Düğün sezonunda bir tarih yalnızca bir kez satılır ve onu kaybetmek, o günün gelirini tamamen kaybetmek demektir.
Bu bölümü düğün fotoğrafçıları, stüdyo sahipleri ve ürün çekimi yapan fotoğrafçılarla konuştuklarımızdan derledik. Stüdyo randevusundan düğün rezervasyonuna, kaporadan teslim tarihine kadar takvimi nasıl kurabileceğinizi anlatıyoruz.
Stüdyo çekimi ile dış çekimi aynı takvimde yönetin
Stüdyoda bir portre çekimi bir saattir ama ışığı kurmak, fonu değiştirmek ve bir önceki aileden kalan oyuncakları toplamak da zaman alır. Bebek çekimlerinde bu süre uzar; bebek uyumadan çekim başlamaz. Her hizmetin arkasına hazırlık payını tampon süre olarak ekleyin. Müşteri randevu sayfasında çekim süresini görür, aradaki pay başka bir çekime açılmaz.
Dış çekimde hesap farklıdır. Yol, mekân izni ve ışık birlikte düşünülür. Gün batımı çekimi yazın akşam yedide, ekimde beşte başlar; bunu takvimde mevsime göre düzeltmeyi unutmayın. Dış çekimi ayrı bir hizmet olarak açıp arkasına dönüş yolunu kapsayan bir tampon koyarsanız, aynı öğleden sonraya ikinci bir dış çekim sıkışmaz.
Stüdyoda en çok sıkışan günler bayram öncesi ve okul mezuniyet dönemidir. Aileler aynı hafta sonunu ister, herkes 'yarım saat sürer' der ve bir aile çocuğu ikna edene kadar kırk dakika geçer. Bu haftalarda dış çekim isteyenleri kibarca bir hafta sonraya yönlendirip stüdyoyu ailelere ayırmak, hem sizin hem asistanınızın gününü kurtarır. Randevu alırken müşteriden kaç kişi geleceğini nota yazmasını istemek de fon ve ışık hazırlığını önceden yapmanızı sağlar.
Düğün ve nişan rezervasyonu: tarih kaporayla tutulur
Düğün fotoğrafçılığında takvim aylar, bazen bir yıl önceden dolar. Randevu sayfanızda ne kadar ileriye kadar rezervasyon alınabileceğini siz belirlersiniz; düğün çekenler için bu süreyi uzun tutmak gerekir.
Düğün günü tek bir çekim değil, tam bir iş günüdür ve çoğu zaman çalışma saatlerinizi aşar: sabah kuaförde başlar, gece yarısı salonda biter. Tarih kesinleştiğinde düğünü takvime tüm süresiyle girin ki o güne başka bir çekim yazılmasın. Ertesi gün de çoğu fotoğrafçı için verimli geçmez; pazartesiye ağır bir stüdyo günü koymamak sizi yormaz.
Asıl mesele tarihin ne zaman 'tutulmuş' sayılacağı. Çoğu fotoğrafçının cevabı aynı: kapora gelince. Pro planda düğün, nişan ve dış çekim gibi hizmetleri kapora isteyen hizmet olarak işaretlersiniz. Randevu alınırken müşteriye IBAN'ınız ve tutar iletilir, randevu onay bekler; ödeme ulaşınca onaylarsınız. Kartla online tahsilat yok, ödeme havaleyle gelir.
- Kapora tutarını ve iade koşulunu sözleşmeye ve hizmet açıklamasına aynı cümleyle yazın.
- Kapora gelmeyen tarihi kaç gün beklettiğinizi baştan söyleyin. Bir hafta yaygın bir süredir.
- Aynı tarihi soran ikinci çifte 'şu an opsiyonlu, cumaya kadar kesinleşmezse size dönerim' demek, iki tarafa da dürüst bir cevaptır.
Hava durumu ve yedek tarih
Dış çekimde en sık erteleme sebebi havadır. Yağmur bir gün önceden belli olur, rüzgâr ise çoğu zaman sabah. Erteleme kuralını kaporayla birlikte konuşun: hava nedeniyle ertelenen çekimde kapora yanmaz, yeni tarih iki tarafın uygun olduğu ilk boş güne alınır.
WhatsApp hatırlatması burada işe yarar. Çekimden bir gün önce giden mesajdaki bağlantıyla müşteri yeni tarihi kendisi seçebilir. Siz de iptal ve değişiklik süresini programda belirlersiniz; süre dolduysa müşteri bağlantıdan değiştiremez, sizi arar. Hava kaynaklı ertelemeleri bu yüzden siz panelden taşırsınız, takvimde sürükleyip bırakmak yeterli.
Teslim süresini takvime koyun
Fotoğrafçıların en çok aranan sorusu 'fotoğraflar ne zaman hazır olur?' sorusudur. Düğünde seçim, renk düzenleme ve albüm tasarımı haftalar sürer. Bu süre kimsenin takviminde görünmediği için düğünden altı hafta sonra gelen bir mesajla hatırlanır.
Teslimi de bir randevu olarak açın. 'Albüm teslimi' ya da 'fotoğraf seçimi görüşmesi' gibi kısa, ücretsiz bir hizmet tanımlayıp çekim günü müşteriyle birlikte tarih koyun. Hem size bir teslim tarihi bırakır hem de müşteri tarihi bildiği için ara ara sormaz. Sezon ortasında aynı anda altı düğünün seçimi sürerken hangisinin ne zaman teslim edileceğini takvimde görmek, bir çifti unutmanızı önler. Müşteri kartındaki 'Çekim yeri / konsept' alanına mekânı ve özel istekleri yazmak, seçim günü konuşmayı kısaltır.
Ekip, asistan ve ürün çekimi
Düğünlerde ikinci fotoğrafçı ya da kameraman çalışıyorsanız her birini ayrı personel olarak eklemek, kimin hangi gün dolu olduğunu tek ekranda gösterir. Birden fazla personel Pro planda açılır.
Ürün çekimi yapan stüdyolarda işler saatle satılır ve fiyat ürün sayısına göre değişir. Hizmeti 'başlangıç fiyatı' olarak göstermek fiyat sorularının çoğunu baştan keser; AI resepsiyonist de gece gelen soruya başlangıç fiyatını söyleyip kaporasız tarih tutulmadığını belirtir.
Fotoğraf çekim süreleri
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Ön görüşme | 30 dk | Konsept ve tarih konuşması; kaporayı burada netleştirin |
| Stüdyo portre çekimi | 60 dk | Işık ve fon değişimi için 15 dk tampon |
| Aile / bebek çekimi | 90 dk | Bebek uyku düzenine göre sabah saatleri; 30 dk tampon |
| Dış mekân çekimi | 2 saat | Yol ve ışık saatini hesaba katın; hava için erteleme kuralı |
| Nişan çekimi | 3-4 saat | Kapora ile kesinleşir |
| Düğün çekimi | Tam gün | Takvime tüm süresiyle girin; kapora gelmeden tarih tutulmaz |
| Ürün çekimi | Saatlik | Ürün sayısına göre başlangıç fiyatı gösterin |
| Albüm teslimi / seçim | 30 dk | Çekim günü tarihini birlikte koyun |