Veli görüşme randevu sistemi: öğretmen takvimi, kısa slotlar ve veli verisi rehberi
Veli toplantısı akşamı, 4-B sınıfının kapısında on iki veli bekliyor. İlk veli yirmi beş dakikadır içeride, sıradakiler kimin önce geldiğini tartışıyor, iki veli işe yetişmek için görüşmeden vazgeçip gidiyor. Sınıf öğretmeni ise akşamın sonunda konuşamadığı velileri tek tek aramak zorunda kalıyor.
Bu sahne neredeyse her okulda tanıdıktır ve çözümü teknik değil, düzenle ilgilidir: her veliye belli bir saat vermek. Bu rehberde görüşme günlerinin nasıl planlanacağını, kısa slotların nasıl korunacağını, sınıf ve branş öğretmenlerinin takvimlerinin nasıl ayrılacağını, online görüşmeyi ve velinin kişisel verisini ele alıyoruz.
Görüşme günü: 15 dakika ve 5 dakika ara
Veli görüşmesi için 10 ile 15 dakika çoğu zaman yeterlidir. Çocuğun durumu kısaca konuşulur, öğretmen bir iki öneri verir, gerekiyorsa ayrı ve uzun bir görüşme planlanır. Sorun süre değil, sürenin aşılmasıdır. Her görüşmenin arkasına 5 dakika boşluk koymak, uzayan görüşmeyi sonraki veliye yansıtmadan emer.
Resepton'da veli görüşmesini 15 dakikalık ücretsiz bir hizmet olarak açar, sonrasına 5 dakikalık tampon eklersiniz. Öğretmenin o günkü çalışma saatlerini toplantı saatine göre girdiğinizde, örneğin 15.30 ile 18.30 arası, veli randevu sayfasında yalnızca bu aralıktaki boş saatleri görür. Kapıda sıra yerine herkesin kendi saati olur.
Görüşme günlerinde velinin sık yaptığı bir şey de birden fazla öğretmenle peş peşe görüşmek istemesidir. Sınıf öğretmeni ve İngilizce öğretmeniyle aynı akşam görüşecek veli iki ayrı randevu alır; aralarına bir boşluk bırakmasını randevu sayfasındaki açıklamada önerin.
Her öğretmenin kendi takvimi
Sınıf öğretmeni, branş öğretmenleri, rehber öğretmen ve müdür yardımcısı: her biri ayrı personel olarak tanımlanır, her birinin kendi çalışma saatleri ve izin günleri olur. Veli randevu alırken önce görüşmek istediği öğretmeni seçer. Öğretmen yalnızca kendi görüşme listesini görür; personel yetkilerinden diğer öğretmenlerin takvimlerini görmesini kapalı tutabilirsiniz.
Birden fazla öğretmen tanımlamak için Pro paket gerekir, çünkü Ücretsiz paket tek personelle çalışır. Okulun tamamı için tek hesap açılır, öğretmenler davetle eklenir.
Yıl içinde öğretmenin bir haftalık görüşme saati olur, örneğin her çarşamba 3. ders. Bunu çalışma saatine bir kez yazdığınızda her hafta açılır. Öğretmen izinli olduğunda o günü izin günü olarak işaretlemeniz yeterlidir.
Online görüşme seçeneği
Çalışan veliler için akşam okula gelmek her zaman mümkün değildir. Online veli görüşmesini ayrı bir hizmet olarak açtığınızda veli randevu alırken yüz yüze ve online seçeneklerinden birini seçer, öğretmen de kimin ekrandan bağlanacağını listede görür.
Görüşme bağlantısını program üretmez. Okulun kullandığı görüntülü görüşme aracındaki bağlantıyı öğretmen görüşmeden önce veliye kendisi iletir. Bağlantının ne zaman ve nereden geleceğini hizmet açıklamasına yazarsanız veli görüşmeden beş dakika önce okulu aramaz.
Görüşme günü öncesi hazırlık
Görüşme saatlerinin dolması için randevu bağlantısının veliye ulaşması gerekir. En işe yarayan yol, bağlantıyı okulun veliye zaten kullandığı kanaldan duyurmaktır: sınıf veli grubu, okul duyurusu ya da öğrencinin ajandasına yazılan kısa not. Bağlantıyı görüşme gününden bir hafta önce paylaşın, iki gün önce de kayıt almayan sınıflar için bir kez daha hatırlatın.
Öğretmenin de hazırlığı vardır. Randevu listesi önceden belli olduğunda öğretmen o akşam görüşeceği öğrencilerin dosyasına önceden bakar; veli kapıdan girdiğinde “hangi öğrencinin velisiydiniz?” sorusuyla başlanmaz. Veli randevu alırken görüşmek istediği konuyu not alanına yazabilir, öğretmen de bunu listede görür. Telefonla randevu isteyen birkaç veli her zaman olacaktır; onların kaydını sekreterlik panelden yapar.
Hatırlatma ve gelmeyen veli
Görüşme haftalar önce alındıysa unutulması doğaldır. Randevudan önce giden WhatsApp hatırlatması bunu önler; ilk hatırlatmanın kaç saat önce gideceğini siz seçersiniz. Onay ve hatırlatma mesajları her pakette gönderilir; Ücretsiz pakette mesaj paketi alarak kullanırsınız, Pro pakette her ay 300 mesaj dahildir.
Gelemeyecek veli randevusunu telefonundan iptal eder ya da saatini değiştirir. Boşalan saat aynı anda randevu sayfasında yeniden açılır ve o akşam görüşmek isteyen başka bir veli o saati alabilir.
Hiç randevu almayan veliler de bir bilgidir. Görüşme günü bittiğinde listeye bakan sınıf öğretmeni, hangi ailelerle hiç konuşmadığını görür. Bu ailelerin bir kısmı zaten konuşmaya ihtiyaç duymayan ailelerdir; bir kısmı ise okulla bağını en çok güçlendirmesi gereken ailelerdir. Onları telefonla ayrıca aramak, görüşme gününün asıl amacına hizmet eder.
Veli verisi ve KVKK
Veli görüşmesinde konuşulan şeyler çoğu zaman çocuğun notları, davranışı ve ailedeki durumdur. Bu bilgilerin randevu sistemine girmesine gerek yoktur. Randevu için velinin adı, telefonu ve öğrencinin adıyla sınıfı yeterlidir.
- Randevu alırken KVKK aydınlatma metni gösterilir; onay tarihi ve metnin sürümü kaydedilir.
- Öğretmenin veli telefonunu görüp görmeyeceğini, müşteri listesini dışa aktarıp aktaramayacağını yetkilerden ayrı ayrı belirlersiniz.
- Görüşme notunu panele yazacaksanız kısa ve olgusal tutun; ayrıntılı değerlendirme okulun kendi kayıtlarında kalsın.
- Yapay zekâ resepsiyonist öğrenciyle ilgili not, davranış ya da başarı bilgisi paylaşmaz; veliyi görüşmeye yönlendirir.
- Veli kendi verisini indirebilir ya da silinmesini isteyebilir; talep panelinizde kayda geçer.
Veli görüşmeleri için örnek süreler
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Veli görüşmesi (yüz yüze) | 15 dk | Sonrasına 5 dk tampon bırakın; kapıda sıra oluşmaz. |
| Kısa bilgilendirme | 10 dk | Kalabalık görüşme günlerinde kullanın. |
| Online veli görüşmesi | 15 dk | Bağlantıyı öğretmen ayrıca iletir; açıklamaya yazın. |
| Rehberlik görüşmesi | 30 dk | Rehber öğretmenin takviminde; arkasına randevu sıkıştırmayın. |
| Gelişim değerlendirme toplantısı | 30 dk | Birden fazla öğretmen katılacaksa ortak boş saati önceden belirleyin. |