Berberde sıra düzeninden randevu düzenine geçiş
Berber dükkânı yıllarca sırayla çalıştı. Müşteri gelir, çayını içer, sırasını bekler. Bu düzenin görünmeyen bir maliyeti var; bekleyenleri herkes görür ama kapıdan bakıp geri dönenleri kimse saymaz. Cumartesi öğleden sonra içeride üç kişinin oturduğunu gören adam 'sonra uğrarım' der ve çoğu zaman o gün uğramaz.
Berber randevu sistemi bu müşteriyi geri kazanmanın yolu. Yalnız berberde randevu kuaförden farklı işler. Hizmetler kısadır, müşteri sık gelir ve kapıdan girenlerden tamamen vazgeçmek de istemezsiniz. Bu rehber, randevuyla sırayı aynı dükkânda nasıl yürüteceğinizi anlatıyor.
Kısa hizmetlerde dakikalar nereye gidiyor
Saç kesimi 30 dakika, sakal 20 dakika. Kâğıt üzerinde bir usta saatte iki müşteri alır. Pratikte bu hesap gün boyu kayar. Müşteri 10 dakika geç gelir, bir öncekinin ense düzeltmesi uzar, araya 'abi sadece sakalımı alsan' diyen biri girer.
Kaybı büyüten şey her işin arkasındaki küçük boşluklardır. Koltuğu fırçalamak, önlüğü değiştirmek, usturanın jiletini yenilemek, sıcak havluyu hazırlamak. Her biri 3-5 dakika. Günde 15 müşteride bu bir saati aşar. Takviminiz bu payı hesaba katmıyorsa her randevu bir öncekinin üstüne biner ve akşam 19.00'daki müşteri koltuğa 19.40'ta oturur.
Bu yüzden hizmet sürelerini yazarken işin kendisini ve arkasındaki payı ayrı düşünün. Resepton'da her hizmete ayrı tampon süre tanımlanır ve online randevu sayfasındaki boş saatler buna göre hesaplanır. Saç ve sakal gibi sık birlikte alınan işleri tek hizmet olarak tanımlamak da müşterinin iki ayrı randevu arasında beklemesini önler.
Randevulu ve randevusuz müşteriyi aynı gün yürütmek
Berberlerin çoğu tamamen randevuya geçmek istemez ve bunda haklıdır. Mahalle müşterisi kapıdan uğramaya alışkındır, onu kaybetmek istemezsiniz. İşe yarayan yol ikisini rastgele karıştırmak değil, belli bir kurala bağlamaktır.
Birinci yol ustaları ayırmak. Bir usta randevulu çalışır, diğeri kapıdan gelene bakar. İkinci yol günü ayırmak. Sabah ve öğle saatleri kapıya açık kalır, akşam 17.00'den sonrası ve cumartesi yalnız randevuyla çalışılır. Hangisini seçerseniz seçin, kuralı kapıya ve Instagram profilinize yazın; müşteri ne beklediğini bilsin.
Kapıdan gelen müşteriyi de takvime işleyin. O saatte ustanın dolu olduğu online randevu sayfasına yansır, aynı saate ikinci bir müşteri düşmez. Resepton'da panelden yazılan randevunun kaynağı 'kapıdan geldi' olarak işaretlenebiliyor ve o günün geçmiş saatine de kayıt girilebiliyor. Yani müşteri koltuktan kalktıktan sonra da yazabilirsiniz.
Sıra beklemeden tıraş isteyen müşteriye ne sunmalı
Randevuyla gelen müşterinin beklentisi net, saatinde koltuğa oturmak. On beş dakika bekletilen randevulu müşteri, sıra bekleyen müşteriden daha çabuk sinirlenir, çünkü bu sefer ona söz verilmişti. Randevuya geçtiyseniz o sözü tutacak kadar boşluk bırakın.
Müşterinin istediği aslında üç şey. Mesaj atmadan hangi saatin boş olduğunu görmek, ustasını seçebilmek ve randevuyu unutmamak. Randevu bağlantınızı Instagram profilinize ve Google işletme profilinize koyduğunuzda ilk ikisi çözülür. Üçüncüsünü WhatsApp hatırlatması halleder; Resepton hatırlatmaları gece 21.00 ile sabah 08.00 arasında göndermez, sabaha bırakır.
Berber müşterisi sık gelir, çoğu iki üç haftada bir aynı kesimi ister. Müşteri kendi hesabından 'aynısını tekrar al' diyerek aynı hizmeti ve ustayı birkaç dokunuşla yeniden seçebiliyor. Düzenli müşterinin işi kısalır, sizin de telefonunuz bir kez daha az çalar.
Usta, çırak ve koltuk düzeni
Birden fazla koltuklu dükkânda en sık tartışılan konu 'bu müşteri kimin' sorusudur. Belli bir ustayı isteyen müşteri onu seçebilmeli, istemeyen boş olana yazılmalı. Resepton'da 'fark etmez' diyen müşteri o saatte en az dolu ustaya atanır. Yeni başlayan usta da böylece gün içinde iş alır.
Çırağa ya da yeni ustaya ayrı bir takvim açmak iyi olur. İlk aylarda ona yalnız sakal tıraşı, ense düzeltme ve çocuk kesimi gibi kısa işleri tanımlayabilir, hangi işi ne kadar sürede bitirdiğini takvimden izleyebilirsiniz. Personel yetkileriyle çırağın fiyatları, günlük ciroyu ve müşteri telefonlarını görüp görmeyeceğine de siz karar verirsiniz.
Prim usulü çalışan dükkânlarda ay sonu hesabı genelde tartışmayla biter. Pro planda adisyon kapandığı anda o işi yapan ustanın hak edişi yazılır; ay sonunda yalnız ödendi diye işaretlersiniz.
Bayram öncesi ve düğün sezonu
Arife günü berberin en uzun günüdür. Kapanış saatinde dükkânda hâlâ altı kişi oturuyorsa bu bir planlama hatasından çok, talebin tek güne sıkışmasıdır. Bu talebi biraz yaymak mümkün.
Bayramdan bir hafta önce düzenli müşterilerinize arifeden önceki günler için randevu açtığınızı duyurun. Arife günü randevu ve sıra karışık yürüyecekse randevulu saatleri günün başına ve sonuna koyun, ortasını kapıya bırakın. Pro planda bu duyuruyu toplu WhatsApp duyurusuyla, yalnız izin vermiş müşterilerinize gönderebilirsiniz.
Düğün sezonunda damat tıraşları için cumartesi sabahının ilk saatlerini ayırın. Damat ve sağdıçlar çoğu zaman geç gelir, fotoğrafçı araya girer. Damat tıraşının arkasına 15-20 dakikalık boşluk bırakmak, sonraki müşterilerin bundan etkilenmemesini sağlar.
Berber randevu uygulaması seçerken
Berber gün boyu ayaktadır, masaya oturup bilgisayar açmaz. Seçeceğiniz berber randevu programının önce telefonda rahat çalışması gerekir. Bunun dışında şu sorulara bakın.
- Müşteri hiçbir uygulama indirmeden randevu alabiliyor mu? Ayda bir kullanacağı uygulamayı kimse telefonuna yüklemez.
- Hizmet süreleri dükkânınıza göre değiştirilebiliyor mu, her işin arkasına tampon eklenebiliyor mu?
- Kapıdan gelen müşteri birkaç dokunuşla kaydedilebiliyor mu?
- Her ustanın mesaisi, öğle arası ve izin günü ayrı tanımlanabiliyor mu?
- WhatsApp hatırlatması kendiliğinden gidiyor mu?
- Çırağın hangi bilgileri göreceğini sınırlayabiliyor musunuz?
Berber hizmetleri için tipik süreler
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Saç kesimi | 30 dk | Makas ağırlıklı ya da uzun saçta 40 dakika. Arkasına 5 dakika temizlik payı bırakın. |
| Saç + sakal | 45 dk | Tek hizmet olarak tanımlayın; müşteri iki randevu arasında beklemez. |
| Sakal tıraşı | 20 dk | Şekillendirme ve kontur dahil. |
| Ustura tıraşı | 30 dk | Sıcak havlu ve köpük hazırlığı için birkaç dakika pay ekleyin. |
| Ense ve kontur düzeltme | 10-15 dk | Kesimlerin arasına sığan kısa iş; sık gelen müşteri ister. |
| Çocuk saç kesimi | 25 dk | Küçük yaşta 5-10 dakika uzayabilir. Günün sakin saatine yazmak iyi olur. |
| Erkek saç boyası | 60 dk | Bekleme sırasında usta kısa bir işe bakabilir. |
| Yüz bakımı / maske | 30 dk | Maske beklerken koltuk dolu, usta serbesttir. |
| Kulak / burun ağda | 10 dk | Genellikle kesimin sonuna eklenir. |
| Damat tıraşı | 60-90 dk | Saç, sakal ve bakım bir arada. Arkasına 15-20 dakika boşluk bırakın. |