Oto servis randevu programı: lift planı, araç teslim saati ve bakım takvimi
Pazartesi sabahı sekiz buçukta servisin önünde altı araç sırada. Üçü randevuluydu, ikisi 'hafta sonu aradım, ulaşamadım' diyerek geldi, biri de geçen hafta bırakılıp parça bekleyen araç. Liftler dolu, usta hangi işe önce başlayacağını sizden soruyor, telefon da susmuyor. Haftanın geri kalanı genellikle bu sabahın düzenine göre şekillenir.
Bu rehberi bağımsız servis sahipleri ve ustalarla konuşurken derledik. Lift sayısına göre takvim kurmayı, araç bırakma ve teslim saatini netleştirmeyi, parça bekleyen aracı takvimde yönetmeyi ve periyodik bakımı gelen müşteriyi tekrar kapıya getirmeyi anlatıyoruz.
Takvimi lift sayısına göre kurun
Serviste kapasiteyi çalışan sayısı kadar lift sayısı da belirler. Üç ustanız ve iki liftiniz varsa aynı saate üç lift isteyen iş yazamazsınız. Defterde bu hesap ustanın kafasında yapılır; randevu sayfası açtığınızda ise müşterinin bunu bilmesine imkân yoktur.
Resepton'da müsaitlik takvim sütunlarına göre hesaplanır. Liftli işleri (periyodik bakım, fren, rot balans) lift sayısı kadar sütunda toplayın; akü değişimi, arıza tespiti ya da klima bakımı gibi lift gerektirmeyen işleri ayrı bir sütuna bırakın. Böylece aynı saate ikinci lift işi açılmaz, boştaki usta da lift beklemeden kısa işlere bakar.
Süreleri gerçekçi koyun. Periyodik bakım katalogda 90 dakikadır ama araç geç gelir, cıvata sıkışır, filtre muhafazası çatlak çıkar. Liftli işlerin arkasına 15 dakika ara süre bırakmak, öğleden sonraki randevuların kaymasını büyük ölçüde önler.
Bırakma saati, iş saati ve teslim saati aynı şey değil
Araç sahibi çoğunlukla sabah aracı bırakıp işe gider, akşam alır. Randevu saati 09.00 yazıyorsa o, işin başlayacağı değil aracın teslim alınacağı saattir. Bu ayrımı netleştirmezseniz ya müşteri saat dokuzda kapıda beklemeye başlar ya da usta 'araç gelmedi' diye boş durur.
Teslim saatini söylerken de iyimser olmayın. 'Öğlene hazır olur' dediğiniz araç saat üçte çıkarsa müşteri o yarım günü işten izin alarak geçirmiştir. Söylediğiniz saatten erken bitirmek, geç bitirip özür dilemekten her zaman daha iyi karşılanır.
Kuralı randevu sayfasına ve hizmet açıklamalarına yazın: 'Periyodik bakımda aracınızı 08.30-09.30 arasında bırakın, aynı gün 17.00'den sonra teslim edilir' gibi. Bekleyerek yaptırılan işleri (yağ değişimi, lastik, akü) ayrı tutun; müşteri o saatte gelir, işi bitince gider.
Parça bekleyen araç ve uzayan iş
Arıza tespitinde şanzıman tarafında bir sorun çıktı, parça iki gün sonra gelecek. Araç serviste kalıyor ama lift boşalmak zorunda. Bu durumu takvimde göstermenin yolu, parça geldiği gün için yeni bir randevu açmaktır; araç bahçede beklerken lift başka işe açılır.
Müşteriye de aynı anda haber verin. Parça siparişi ve onarım onayı genellikle telefonla konuşulur; yeni randevu oluştuğunda onay mesajı gider, müşteri aracının hangi gün ele alınacağını yazılı olarak görür. Ustanın randevuya düştüğü iç not ('sağ ön aks, parça siparişte, müşteri onayladı') bir sonraki gün işi devralan kişiye de yol gösterir.
Kesin fiyatı da araç görülmeden vermeyin. Pro planda gelen AI resepsiyonist bu kurala uyar: arıza anlatıldığında teşhis koymaz, net onarım fiyatı söylemez, arıza tespiti randevusu önerir ve plakayı sorar.
Plaka ile kayıt ve bakım hatırlatması
Serviste müşteri adından çok plaka konuşulur. Müşteri kartında plaka ile marka, model ve yıl alanları hazır gelir; ustanın 'geçen sefer hangi yağı koymuştuk' sorusunun cevabını kartın notuna ve geçmiş randevulara yazarsanız bir daha aramak zorunda kalmazsınız. Birden fazla aracı olan müşteride her aracı not alanında ayrıca belirtin.
Periyodik bakımı gelen müşterinin çoğu bir sonraki bakımı unutur, kapıda gördüğü ilk servise gider. Resepton'da her hizmetin bir tekrar aralığı vardır; yağ ve filtre değişimi, periyodik bakım ve lastik değişimi için hazır öneri altı ay, fren, klima, rot balans ve akü için bir yıldır. Pro planda zamanına üç gün kala araç sahibine randevu bağlantılı bir hatırlatma gider. Aralık gün üzerinden hesaplanır; çok yol yapan müşterilerde kilometreyi kart notuna yazıp aralığı o müşteriye göre telefonla teyit edin.
Lastik değişimi sezonunda bu liste bir iş planına dönüşür. Ekim sonunda kış lastiği takılacakların listesine bakıp randevuları önceden yaymak, kasımın ilk soğuk sabahında kapıda oluşan kuyruğu azaltır.
Kasa, parça stoku ve tek adisyon
Serviste fatura işçilik ve parçadan oluşur. Pro planda işçilik ve kullanılan parça aynı adisyona yazılır; satılan yağ, filtre ya da akü stoktan kendiliğinden düşer, belirlediğiniz seviyenin altına inince uyarı gelir. Tahsilat nakit, kart, havale ya da karma alınır. Ay sonunda hangi işin, hangi parçanın kazandırdığını görmek, fiyat güncellemesini tahminle değil rakamla yapmanızı sağlar.
Oto serviste tipik randevu süreleri
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Periyodik bakım | 90 dk | Arkasına 15 dk pay; araç sabah bırakılıp akşam teslim edilir |
| Yağ ve filtre değişimi | 45 dk | Bekleyerek yapılan iş olarak açın |
| Fren bakımı | 60 dk | Balata ve disk durumuna göre uzayabilir |
| Lastik değişimi (4 adet) | 45 dk | Sezon geçişlerinde randevuları önceden yayın |
| Rot balans ayarı | 45 dk | Lastik değişimiyle aynı randevuda birleştirilebilir |
| Arıza tespiti | 45 dk | Onarım için ayrı randevu açın; fiyat tespitten sonra verilir |
| Klima bakımı | 60 dk | Bahar aylarında talep artar |
| Akü değişimi | 30 dk | Lift gerektirmeyen işler sütununda |