Mali müşavir randevu sistemi: beyanname dönemi, evrak teslimi ve mükellef görüşmeleri
Ayın son haftası bir muhasebe bürosuna girdiğinizde ilk duyduğunuz ses telefondur. Bir mükellef faturalarını getirmek için ne zaman uğrayacağını soruyor, bir başkası 'bu ay KDV ne çıkar' diye merak ediyor, bir üçüncüsü yeni şirket kurmak için görüşmek istiyor. Bu arada siz e-beyanname ekranında bir hata koduyla uğraşıyorsunuz ve mesai bitmeden üç beyanname daha gönderilecek.
Bu bölümü serbest muhasebeci mali müşavirlerle ve küçük muhasebe bürolarıyla konuştuklarımızdan derledik. Konumuz mükellef kazanmak değil, mevcut mükelleflerle ve size zaten ulaşan kişilerle görüşme düzenini kurmak. Meslek ahlakı kuralları reklamı sınırladığı için randevu sayfanızı da bilgilendirme amaçlı tutmanızı öneriyoruz; ayrıntısı aşağıda.
Beyanname takvimini randevu takvimine işleyin
Mali müşavirin yılı kabaca bellidir. Her ay sonuna doğru KDV ve muhtasar haftası gelir, geçici vergi dönemleri araya girer, mart gelir vergisiyle, nisan kurumlar vergisiyle geçer. Bu haftalarda mükellefle uzun bir danışmanlık görüşmesi yapmak hem sizi hem onu yorar.
Pratik çözüm, yoğun haftaları online randevuya baştan kapatmaktır. O günlerde kaçınılmaz olan kısa teslimleri telefonda konuşup panelden kendiniz yazarsınız. Uzun görüşmeleri ayın ilk yarısına çekin. Mükellef 'ayın 25'inde görüşelim' dediğinde ona boş bir saat bulmak yerine, sayfada o günlerin zaten kapalı olduğunu görmesi daha az tartışma çıkarır.
Resmî tatiller ve uzatılan beyan süreleri de takvimi etkiler. Süre uzatıldığında kapattığınız günlerden birkaçını yeniden açmanız birkaç dakikalık iştir.
Bir de yoğunluğun öncesi var. Beyanname haftasından on gün önce mükelleflere kısa bir hatırlatma gönderip evraklarını hangi gün getireceklerini seçmelerini istemek, son güne yığılan zarfların önemli bir kısmını öne çeker. Bu mesajı izin veren mükelleflere, büronuzun adıyla ve sade bir dille gönderin; içine tutar, borç ya da ceza bilgisi koymayın. Mükellef yanıt vermezse telefonla aramak yine sizin işiniz, ama en azından aradığınız kişi sayısı azalır.
Evrak teslimini ayrı bir randevu türü yapın
Büroların çoğunda en büyük karmaşa evrak teslimidir. Mükellef faturaları, banka dökümünü ve gider belgelerini bir zarfa koyup habersiz gelir. Siz o sırada başka bir mükellefle görüşüyorsanız zarf masada kalır, kimin getirdiği, neyin eksik olduğu ertesi güne kalır.
Evrak teslimini 10-15 dakikalık ayrı bir hizmet olarak açın ve mükelleflerinize teslim için ayın ilk on gününü işaret edin. Teslimi personeliniz karşılayabilir; mükellef kendi uygun saatini seçer, siz de o gün kaç zarf geleceğini önceden görürsünüz. Hizmetin açıklamasına getirilecek belgelerin kısa listesini yazmak eksik evrak için ikinci bir gelişi önler.
Resepton bir belge yükleme ya da e-defter aracı değildir. Belgeler bildiğiniz kanaldan gelmeye devam eder; program yalnızca teslimin ne zaman olacağını düzenler.
Mükellef görüşmelerini türüne göre ayırın
Bir mükellefle yapılan her görüşme aynı uzunlukta değildir. Yıl sonu kapanış görüşmesi bir saat sürer, şirket kuruluşu için gelen bir girişimciyle konuşmak daha da uzun, maaş bordrosuyla ilgili bir soru ise on beş dakikalıktır. Hepsini aynı 'görüşme' başlığında tutarsanız takvim ya boş kalır ya üst üste biner. Ayrı hizmetler açtığınızda mükellef doğru süreyi kendisi seçer.
- Ön görüşme: yeni bir işletmenin ne tür hizmete ihtiyacı olduğunu anlamak için.
- Beyanname görüşmesi: dönem sonu rakamlarını mükellefle birlikte gözden geçirmek için.
- Şirket kuruluş görüşmesi: tür seçimi ve gerekli belgeler için; uzun tutun.
- Online görüşme: şehir dışındaki mükellefler için ayrı hizmet. Görüşme bağlantısını siz iletirsiniz, program bağlantı oluşturmaz.
- Evrak teslimi: kısa, personelin karşılayabileceği randevu.
Mükellef bilgisi ve hatırlatma mesajları
Mükellefin vergi borcu, ciro rakamı ya da inceleme durumu hassas bilgidir. Bunların hiçbiri randevu programında yer almamalı. Müşteri kartındaki not alanını 'evrakı şirketin muhasebe sorumlusu getiriyor' gibi idari bilgiler için kullanın; rakamlar ve beyanname içeriği muhasebe yazılımınızda kalsın.
Hatırlatma mesajında de durum aynı. 'Yarın 14.00 vergi incelemesi görüşmeniz' yerine yalnızca büro adı, tarih ve saat yeterli. Mesaj şablonlarını kurulumda bir kez açıp hizmet adını çıkarmanızı öneririz. Personeliniz varsa telefon numaralarını ve ücret bilgisini kimin göreceğini de yetkilerden ayrı ayrı belirleyebilirsiniz.
KVKK açısından mükellefin telefon ve e-posta bilgisi kişisel veridir. Aydınlatma metni randevu sırasında gösterilir ve onay tarihi kaydedilir; kendi büronuza özgü sorular için bir hukukçuya danışın.
Randevu sayfanızı sade tutun
TÜRMOB'un meslek ahlakı düzenlemeleri meslek mensuplarının reklamını ve iş elde etmeye yönelik tanıtımını sınırlar. Randevu sayfanızda unvanınız, oda sicil bilginiz, büro adresiniz, çalışma saatleriniz ve görüşme türleri bulunabilir. Mükellef yorumu, 'en uygun ücret' türünden karşılaştırma, indirim ya da kampanya duyurusu koymayın. Sınırdan emin olmadığınız bir ifade varsa bağlı olduğunuz odaya sorun; bu yazı mevzuat yorumu değildir.
Pro planda gelen AI resepsiyonist bu sayfada çalışma saatlerini ve boş randevuları söyler. Vergi ya da tutar sorusu gelirse rakam vermez, mükellefi size yönlendirir.
Mali müşavirlikte görüşme süreleri
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Evrak teslimi | 10-15 dk | Ayın ilk günlerine toplayın; personel karşılayabilir |
| Ön görüşme | 30 dk | Yeni işletmenin ihtiyacını anlamak için |
| Beyanname görüşmesi | 45 dk | Yoğun haftalardan önceye çekin |
| Mali danışmanlık görüşmesi | 60 dk | Ayın ilk yarısında açın |
| Şirket kuruluş görüşmesi | 60-90 dk | Belge listesini önceden paylaşın |
| Online görüşme | 45 dk | Ayrı hizmet; bağlantıyı siz iletirsiniz |
| Yıl sonu kapanış görüşmesi | 60 dk | Aralık ve ocakta erken randevu verin |