Psikolog randevu programı: seans düzeni, mahremiyet ve iptal kuralları
Bu bölümü, muayenehanesini tek başına yürüten psikologlarla ve üç dört terapistli danışmanlık merkezleriyle yaptığımız konuşmalardan derledik. Hepsinin ortak bir şikâyeti vardı: randevu işi terapinin kendisinden çok daha az zaman almalı, ama çoğu hafta tersi oluyor. Seans arasındaki on dakikada üç mesaja dönmeye çalışıyorsunuz. Biri saatini değiştirmek istiyor, biri ilk görüşmenin ücretini soruyor, bir sonraki danışan da kapıda bekliyor.
Aşağıda bir psikolog randevu sisteminin pratikte nasıl kurulacağını, mahremiyetin en çok nerede açık verdiğini ve iptal kuralını danışanla ilişkinizi zedelemeden nasıl koyabileceğinizi anlatıyoruz. Hangi programı kullanırsanız kullanın işinize yarayacak şekilde yazmaya çalıştık.
Seans takvimini gerçek çalışma düzeninize göre kurun
Terapistlerin çoğu 50 dakikalık seans çalışır, ama takvimi art arda 50 dakikalık bloklarla açmak bir hatadır. Seans bitince not almanız, bir bardak su içmeniz, bir sonraki danışanın dosyasına göz atmanız gerekir. Bu pay takvimde yoksa gün ilerledikçe her seans bir öncekinin üstüne biner ve akşam altıdaki danışan sizi yorgun bulur.
Bunun çözümü basit: her hizmetin arkasına bir ara süre tanımlayın. Danışan randevu sayfasında yalnızca 50 dakikalık seansı görür, arkadaki 10 dakika sizin için kapalı kalır. Ön görüşme, çift görüşmesi, çocuk görüşmesi ve online seans gibi farklı uzunlukları ayrı hizmetler olarak açtığınızda danışan yanlış uzunlukta bir saat seçemez.
Haftalık düzen de ayrı bir konu. Danışanların çoğu her hafta aynı gün ve saatte gelmek ister. Bir sonraki seansı danışan henüz odadayken takvime işlemek en sağlam yol; 'akşam yazarım' denen randevular sık sık kayboluyor. Danışan kendi hesabından da aynı seansı tek dokunuşla yeniden seçebilir. Peşin ödenen seans paketi çalışıyorsanız her gelişte paketten bir seans düşer, kalan sayıyı hem siz hem danışan görür.
Danışan mahremiyeti en çok odanın dışında kaybolur
Psikologlar mahremiyeti seans odasında iyi korur. Açık çoğunlukla başka yerlerde verilir: ekranı kilitlenmeyen bir telefonda, bekleme salonunda yüksek sesle okunan bir isimde, ailece kullanılan bir tablete düşen bir bildirimde ya da bir hatırlatma mesajında.
WhatsApp hatırlatması en çok gözden kaçan yer. Danışanın telefonu iş yerinde masada dururken ekrana 'Yarın 14.00 bireysel terapi seansınız' diye bir mesaj düşmesi, kimseyle paylaşmak istemediği bir bilgiyi ortaya koyabilir. Bir danışan takip programı kurarken mesaj şablonlarını tek tek açıp okuyun ve şu kontrolleri yapın:
- Hatırlatma ve onay mesajlarında yalnızca işletme adı, tarih, saat ve randevu yönetim bağlantısı kalsın; hizmet adını şablondan çıkarın.
- Hizmet adlarını nötr tutun: 'Bireysel görüşme', 'Çift görüşmesi' gibi. Şikâyet ya da tanı çağrıştıran bir hizmet adı açmayın.
- Randevu programına seans içeriği yazmayın. Danışan kartındaki not alanı 'salı akşamlarını tercih ediyor' gibi idari bilgiler içindir; klinik notlarınızı ayrı ve erişimi kısıtlı bir yerde tutun.
- Birden fazla terapist varsa her terapist yalnızca kendi takvimini ve danışanlarını görsün. Sekreterin telefon numaralarını görüp görmeyeceğine ayrıca karar verin.
- Randevu sonrası otomatik değerlendirme ya da yorum isteyen mesajları kullanmayın. Danışan için bu, gizli tuttuğu bir ilişkinin dışarıdan hatırlatılması olabilir.
KVKK: randevu kaydı da sağlık verisidir
Bir kişinin psikoloğa gittiği bilgisi, KVKK açısından sağlık verisidir ve özel nitelikli kişisel veri sayılır. Seans notları bir yana, takvimdeki randevu kaydının kendisi bile bu kapsama girer. Aydınlatma metninizi hazırlayın, danışandan verisinin işlenmesi ve kendisine gönderilecek mesajlar için açık rıza alın, rızayı ne zaman ve nasıl aldığınızı kayıt altında tutun. Kendi çalışma şeklinize özgü sorular için bir hukukçuya danışmanızı öneririz.
Terapist randevu takibi için bir program seçerken şunları sorun: veriler hangi altyapıda tutuluyor, işletmeler birbirinden ayrılıyor mu, personel yetkisi ayarlanabiliyor mu, danışan isterse kaydı silinebiliyor mu? Resepton'da her işletmenin verisi ayrı tutulur ve personel yalnızca sizin verdiğiniz yetki kadarını görür. Yine de yazılımın koruyabileceği yer sınırlıdır; bekleme salonunda açık bırakılan bir bilgisayarı hiçbir program kurtaramaz.
İlişkiyi bozmayan iptal ve gelmeme kuralı
Terapide iptal, bir kuaför randevusunun iptaline benzemez. Son dakika iptali bazen terapide konuşulması gereken bir şeyin işaretidir ve sert bir ceza mesajı kurduğunuz güveni sarsar. Öte yandan haftada iki boş kalan saat de muayenehanenin kirasını ödemez. Dengeyi kuran şey, kuralın baştan konuşulmuş ve yazılı olmasıdır.
Hatırlatma mesajındaki bağlantı burada da işe yarar. Danışan saatini kolayca değiştirebildiğinde iptallerin bir kısmı ertelemeye dönüşür; haftanın sonunda boş bir saat yerine perşembe akşamına kaymış bir seans kalır.
- Kuralı bir kez, ilk görüşmede ve yazılı paylaşın. Örneğin: '24 saatten az kala yapılan iptallerde seans ücreti alınır.'
- Programda çevrim içi iptali aynı süreye bağlayın. Süre dolduktan sonra danışan bağlantıdan iptal edemez, sizi arar; istisnayı da siz, danışanı dinleyerek verirsiniz.
- İlk görüşmede kapora istemek gelmeme ihtimalini azaltır. Düzenli gelen danışanlarda buna genellikle gerek kalmaz.
- Gelmeyen danışana otomatik mesaj göndermeyin. Bir sonraki adımı kendiniz, kısa ve sıcak bir mesajla atın.
Online seans randevusu ve telefonun yükü
Online seans randevusunu yüz yüze seansla aynı takvimde, ama ayrı bir hizmet olarak tutun. Danışan hangi seansa katılacağını karıştırmaz, siz de günün hangi saatlerinde odada, hangilerinde ekran başında olacağınızı görürsünüz. Resepton görüntülü görüşme aracı değildir; kullandığınız görüşme yöntemini hizmet açıklamasına yazarsınız. Platformu seçerken kayıt alıp almadığına ve verinin nerede tutulduğuna da bakın.
Telefon meselesi daha zor. Seans sırasında telefonu açamazsınız, açmamalısınız da. Ama ilk kez arayan kişi bu adımı atmak için çoğu zaman haftalarca beklemiştir ve dönüşünüz bir gün gecikince başka bir kapıyı çalabilir. Randevu sayfası bu kişinin ilk görüşmeyi gece yarısı bile kendisinin almasını sağlar.
Pro planda gelen AI resepsiyonist de ücret, seans süresi, adres ve online görüşme yapılıp yapılmadığı gibi idari soruları bilgi bankanızdan yanıtlar. Psikolojik değerlendirme yapmaz, tavsiye vermez, danışanın anlattığını yorumlamaz. Kendine zarar verme ifadesi geçerse 112'yi aramasını söyler ve konuşmayı size devreder.
Randevu sayfanızda nelerden uzak durmalı?
Randevu sayfanız sizi tanıtan bir sayfa olarak da okunur ve Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım Yönetmeliği'nin kapsamına girebilir. Sayfada adınız, unvanınız, çalıştığınız alanlar, seans süresi ve ücreti, adresiniz ve ulaşım bilgisi yeterlidir. İlk kez psikoloğa gidecek kişi zaten tedirgindir; sade, açık ve ilk görüşmede ne olacağını anlatan bir sayfa ona daha çok güven verir. Pratikte şunlardan uzak durun:
- Danışan yorumları, teşekkür mesajları ve 'öncesi-sonrası' anlatımları
- 'Üç seansta rahatlayın' gibi sonuç ya da tedavi vaadi
- Kendinizi meslektaşlarınızdan üstün gösteren ifadeler
- İndirim, kampanya ve 'ilk seans bedava' duyuruları
Psikolog takviminde tipik seans süreleri
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Ön görüşme | 20-30 dk | İhtiyacı ve uyumu konuşmak için; ardından 10 dk pay |
| İlk değerlendirme görüşmesi | 50-60 dk | Öykü alma uzayabilir; arkasına 15 dk pay bırakın |
| Bireysel seans | 50 dk | Seans sonrası 10 dk not ve dinlenme payı |
| Çift / aile seansı | 75-90 dk | İki kişinin ortak saati zor bulunur; haftalık saati baştan sabitleyin |
| Çocuk / ergen görüşmesi | 45-50 dk | Ebeveyn görüşmesini ayrı hizmet olarak açın |
| Online seans | 50 dk | Ayrı hizmet olarak tanımlayın; bağlantı sorunu için 10 dk pay |
| Psikolojik test / değerlendirme | 60-90 dk | Puanlama ve rapor için arkasında boş süre bırakın |