Etkinlik kaydı rehberi: kontenjan, ücretsiz kayıt, hatırlatma ve bekleme listesi
Cumartesi sabahı 30 kişilik bir atölye açtınız. Kayıt formu bir hafta önce doldu, listede 30 isim var. Etkinlik günü 17 kişi geliyor. Kapıda iki kişi daha “yer var mı” diye soruyor; listede olmadıkları için geri çevirmiyorsunuz ama ikram, malzeme ve sandalye 30 kişiye göre hazırlanmış. Ücretsiz etkinlik düzenleyen herkes bu tabloyu tanır.
Bu rehber seminer, atölye, söyleşi ve küçük konferans düzenleyen kurumlar için. Kontenjanın nasıl belirleneceğini, ücretsiz kaydın neden daha çok boş sandalye ürettiğini, hatırlatmanın zamanlamasını ve bekleme listesinin nasıl işletileceğini konuşuyoruz. Yüzlerce kişilik bilet satışından değil, kayıtla çalışan küçük ve orta ölçekli etkinliklerden söz ediyoruz.
Kontenjanı salon değil, malzeme belirler
Salonunuza 60 sandalye sığabilir ama seramik atölyesinde 20 tezgâh varsa kontenjan 20'dir. Söyleşide ise sınır oturma düzeni ve yangın çıkışıdır. Kontenjanı yazmadan önce etkinlikte kişi başı tükenen şeyi bulun: tezgâh, bilgisayar, malzeme seti, ikram tabağı.
Konferansta birden fazla oturum varsa her oturumun kontenjanı ayrıdır. Ana salon 120 kişiyi alırken öğleden sonraki atölye 20 kişiyle sınırlı kalabilir. Resepton'da her oturumu kendi kontenjanıyla ayrı hizmet olarak tanımlarsınız; oturum dolunca o saat kayıt sayfasında kapanır, biri iptal edince yeniden açılır.
Ücretsiz kayıtta fazla kayıt alın, ama ölçülü
Ücret ödeyen katılımcı genellikle gelir. Ücretsiz kayıtta ise kayıt bir niyet beyanıdır; hava yağmurlu olursa, iş uzarsa ya da daha cazip bir plan çıkarsa niyet değişir. Bu yüzden ücretsiz etkinliklerde birçok düzenleyici kontenjanın biraz üstünde kayıt alır.
Ne kadar fazla alacağınızı kendi geçmişinizden çıkarın. İlk etkinliğinizde kayıt ve katılım sayısını not edin, ikincisinde bu oranı kullanın. Tahmine dayanarak 30 kişilik salona 50 kayıt almak, herkesin geldiği o tek günde ayakta kalan 20 kişi demektir.
Ücretsiz etkinliğin boş sandalyesini azaltmanın bir yolu da küçük bir ön ödeme ya da kapora istemektir. VIP katılım ya da malzemeli atölye gibi pahalı kalemlerde kapora hem sizi korur hem de katılımcının kararını netleştirir.
Bir başka yöntem, ücretsiz etkinliğin kaydını son güne kadar açık tutmamaktır. Üç gün önce kapanan kayıt, son dakikada “bakarım, belki giderim” diye yazılanları azaltır ve listeniz daha gerçekçi olur.
Hatırlatmanın zamanlaması
Etkinlik kaydı randevudan daha önce yapılır. Bir kuaför randevusu iki gün önceden alınır; bir seminere üç hafta önce yazılırsınız. Üç hafta sonra kimse neye kaydolduğunu hatırlamaz. Bu yüzden etkinlikte tek hatırlatma yetmez: bir gün önceki mesaj unutanı hatırlatır, gelemeyecek olana da iptal için bir kapı açar.
Mesajın içinde adres, başlangıç saati ve kapı açılış saati olsun. Otopark, giriş kapısı ya da yanınızda getirilmesi gereken bir şey varsa bunu da ekleyin. Kayıt onayı ve hatırlatma mesajları Resepton'da her pakette kendiliğinden gider; gelmeme ihtimali yüksek görünen kayıtlara Pro pakette ek hatırlatma ve katılım teyidi gönderilir.
Bir hafta önce ikinci bir mesaj düşünüyorsanız onu duyuru gibi değil, soru gibi yazın: “Hâlâ geliyor musunuz? Gelemeyecekseniz yerinizi bekleyen biri var.” Bu cümle, kaydını unutmuş kişinin iptal etmesini kolaylaştırır.
Bekleme listesi nasıl işletilir
Dolu etkinliğe ilgi gösteren kişiyi geri çevirmek, ileride boşalacak bir yeri boşa harcamaktır. Bekleme listesi bu yüzden vardır. Ama elle tutulan liste genelde işlemez: biri iptal ettiğinde listeyi açıp sırayla aramak kimsenin aklına gelmez, etkinliğe bir gün kala kimse buna vakit ayırmaz.
Listenin kendiliğinden yürümesi gerekir. Resepton'da dolu oturuma yazılmak isteyen kişi bekleme listesine kaydolur; iptal geldiğinde sıradaki kişiye 20 dakika geçerli bir WhatsApp teklifi gider, kabul etmezse teklif sıradakine geçer. Bu otomatik teklif Pro pakettedir.
Bekleme listesinin bir faydası daha var. Listeye yazılan kişi sayısı, bir sonraki etkinlikte kontenjanı ne kadar büyütebileceğinizi gösterir. Aynı atölye için her ay on kişi listede bekliyorsa, ikinci bir oturum açmanın zamanı gelmiştir.
Tekrarlayan atölye ve tek seferlik seminer
Her ayın ilk cumartesi yapılan atölyeyle yılda bir kez yapılan konferans aynı biçimde planlanmaz. Tekrarlayan etkinlikleri haftalık programa bir kez girersiniz; konuşmacı hastalanır ya da tatil denk gelirse yalnızca o tarihi iptal edersiniz ve kayıtlı herkese iptal mesajı gider.
Tek seferlik seminerde de aynı yöntem işler: programa o günü ve saati girin, etkinlik geçince programı kapatın. Bilmeniz gereken bir sınır var: Resepton bir randevu ve kayıt aracıdır; QR kodlu bilet, yaka kartı basımı ya da kapıda bilet okutma sunmaz. Kapıdaki yoklamayı kayıt listesinden yaparsınız.
Kapıda yoklama ve etkinlik sonrası
Etkinlik sabahı kayıt listesini telefonunuzda açın, gelenleri işaretleyin. Gelmeyenleri de işaretleyin, çünkü bir sonraki etkinlikte kime ek hatırlatma gideceği buna göre belirlenir. Aynı kişinin üç etkinliğe kaydolup hiçbirine gelmediğini görmek, ona bir sonraki sefer kapora istemeniz için yeterli bir sebeptir.
Etkinlikten sonraki gün katılımcılara kısa bir değerlendirme isteği gönderin. Sorular kısa olsun: içerik, konuşmacı, mekân. Gelecek etkinliğin konusunu çoğu zaman bu cevaplar belirler.
Etkinlik türleri için örnek süreler
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Söyleşi / panel | 90 dk | Kapıyı 30 dk önce açın; soru-cevap için 20 dk ayırın. |
| Uygulamalı atölye | 2 saat | Kontenjan tezgâh ya da malzeme seti kadar; kurulum için 30 dk önceden salon ayırın. |
| Yarım gün seminer | 4 saat | Arada 15 dk ara; ikram sayısını katılım tahmininize göre hazırlayın. |
| Tam gün konferans | 8 saat | Genel katılım ayrı, atölye oturumları kendi kontenjanıyla ayrı kayıt. |
| Birebir mentor görüşmesi | 20 dk | Etkinlik içinde art arda dizilir; aralara 5 dk geçiş bırakın. |
| Sponsor stant görüşmesi | 30 dk | Stant sorumlusunun takvimine bağlayın. |