Avukat randevu sistemi: büro düzeni, duruşma günleri ve müvekkil gizliliği
Salı sabahı, saat 09.40. Siz adliyede duruşma salonunun önünde bekliyorsunuz, stajyeriniz icra dairesinde, sekreter izinde. Büronun telefonu üç kez çalıyor ve kimse açmıyor. Arayanlardan biri yarın kira sözleşmesini konuşmak isteyen bir tanıdık, biri dosyasının durumunu soran müvekkiliniz, biri de ilk kez avukat arayan ve sizi tavsiye üzerine bulmuş biri. Akşam döndüğünüzde elinizde üç cevapsız arama ve isimsiz numaralar kalıyor.
Bu bölümü tek başına çalışan avukatlarla ve iki üç avukatlı bürolarla konuşurken not aldıklarımızdan derledik. Amacımız tanıtım ya da müvekkil kazanma taktiği anlatmak değil. Avukatlık mesleğinde reklam yasağı var ve randevu düzeni bu çizginin tamamen içinde kalan bir konu: zaten size ulaşmak isteyen kişinin görüşme saatini nasıl düzenli alacağınız.
Takvimi duruşma günlerine göre kurun
Avukat takviminin asıl sahibi UYAP'taki duruşma listesidir. Büroda geçirdiğiniz saatler onun boşluklarından ibaret. Bu yüzden online görüşme saatlerini haftanın her gününe eşit yaymak yerine, duruşmaların genellikle yoğunlaştığı sabahları kapatıp öğleden sonraları ve duruşmasız günleri açmak daha gerçekçi olur.
Duruşma tarihi belli olduğunda o günü ya da yarım günü takvimde hemen kapatın. Adliyede işin ne zaman biteceği belli olmaz; öğleden sonra ikiye konmuş bir müvekkil görüşmesi, uzayan bir tanık dinlemesi yüzünden boşa çıkabilir. Duruşma dönüşüne en az bir saat pay bırakmak, hem sizi hem bekleme salonundaki kişiyi rahatlatır.
Randevu programında her görüşme türünü ayrı hizmet olarak açın: ilk görüşme, dosya görüşmesi, sözleşme incelemesi, online görüşme. Süreleri farklı olduğu için müvekkil yanlış uzunlukta bir saat seçemez. Görüşme sonrası not yazma payını da hizmetin arkasına tampon süre olarak eklemek mümkün.
Büroda birden fazla kişi randevu veriyorsa asıl risk iki ayrı defterdir. Sekreter telefonda bir saat verir, siz adliye koridorunda başka birine aynı saati söylersiniz. Online gelen, telefonla alınan ve büroya uğrayıp yazdırılan bütün görüşmeler tek bir takvime düşmeli. Stajyerinizi de personel olarak ekleyip ona yalnızca kendi görevlerini görebileceği bir yetki verirseniz, adliyedeyken bile kimin büroya ne zaman geleceğini telefonunuzdan görürsünüz. Ertesi günün listesine akşam göz atmak, sabah hazırlıksız bir görüşmeye girmenizi önler.
İlk görüşme: ücretli mi, ücretsiz mi?
Bu karar büronundur ve baro tarifeleriyle meslek kurallarını gözeterek verilir. Biz yalnızca pratik tarafını söyleyelim: ilk görüşmenin süresi ve kapsamı randevu alınmadan önce net olmalı. 'Ön görüşme, 30 dakika, dosyanın genel değerlendirmesi için' gibi kısa ve bilgilendirici bir açıklama, gelen kişinin beklentisini doğru kurar.
Ücreti sayfada göstermek ya da göstermemek de sizin tercihiniz. Göstermeyecekseniz hizmetin açıklamasına 'ücret görüşmede bilgilendirilir' yazmak yeterli. Fiyat karşılaştırması, indirim ya da 'ilk görüşme bedava' gibi ifadeler ise iş elde etmeye yönelik duyuru sayılabilir; bunlardan uzak durun.
Randevuyu kabul etmeden önce çıkar çatışmasına bakın
Avukatlıkta online randevunun diğer mesleklerden ayrıldığı bir nokta var. Görüşme talebini kabul etmeden önce karşı tarafın büronuzun müvekkili olup olmadığını kontrol etmeniz gerekebilir. Bunun için online randevuları otomatik onaylamak yerine onay bekleyecek şekilde ayarlayın. Talep düşer, kişiye talebinin alındığı bilgisi gider. Siz ya da sekreteriniz kısa bir kontrol yaparsınız, uygunsa onaylarsınız.
Dava konusunu randevu aşamasında ayrıntılı istemeyin. Randevu formundaki not alanı isteğe bağlıdır; hizmet açıklamasına 'Ayrıntıları görüşmede konuşacağız' yazmak, kişinin oraya uzun bir olay anlatısı bırakmasını önler. Müvekkil kartındaki 'Konu başlığı' alanına da 'kira', 'iş hukuku', 'aile' gibi tek kelimelik bir bilgi yeter. Ayrıntıyı yüz yüze, büronun kapısı kapalıyken konuşursunuz.
Müvekkil sırrı ve KVKK: mesajlar, ekranlar, yetkiler
Sır saklama yükümlülüğü yalnızca dosyadaki belgeleri kapsamaz. Birinin bir avukatla görüştüğü bilgisi de bazen hassastır; boşanma düşünen biri için eşinin göreceği bir telefona 'Yarın 15.00 boşanma görüşmeniz' diye mesaj düşmesi ciddi bir sorundur. Aşağıdaki kontrolleri kurulumun ilk gününde yapın:
- Hatırlatma ve onay mesajlarında yalnızca büro adı, tarih, saat ve randevu yönetim bağlantısı kalsın. Mesaj şablonlarını açıp hizmet adını çıkarın.
- Hizmet adlarını nötr tutun: 'Hukuki danışmanlık görüşmesi' gibi. Dava türünü hizmet adına yazmayın.
- Randevu programına dosya içeriği girmeyin. Müvekkil kartındaki not alanı 'öğleden sonra arayın' gibi idari bilgiler içindir; dosya notlarınız büro yazılımınızda ya da fiziki dosyada kalsın.
- Stajyer ve sekreter için yetkileri ayrı ayrı belirleyin. Telefon numaralarını, ücret bilgisini ve diğer avukatların takvimini görüp görmeyeceklerine siz karar verirsiniz.
- Randevu sonrası otomatik değerlendirme ya da yorum isteme mesajlarını kapalı tutun.
Randevu sayfanız bilgilendirme sayfasıdır
Avukatlık Kanunu'nun 55. maddesi ve TBB Meslek Kuralları, iş elde etmek için reklamı ve meslektaşlara karşı üstünlük iddiasını yasaklar. Randevu sayfasında adınız, unvanınız, baro siciliniz, büro adresiniz, çalışma saatleriniz ve görüşme türleri bulunabilir. Müvekkil yorumu, 'kazanılan davalar', başarı oranı ya da 'alanında öncü' gibi ifadeler ise sorun yaratabilir. Sayfanızın içeriğinden emin değilseniz bağlı olduğunuz baroya danışın; bu yazı hukuki görüş değildir.
Pro planda gelen AI resepsiyonist de bu çerçevede çalışır: çalışma saatlerini, adresi ve boş saatleri söyler, randevu alır, hukuki soru gelince yorum yapmadan konuyu size bırakır.
Avukat bürosunda görüşme süreleri
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Ön görüşme | 30 dk | Konunun genel çerçevesi; arkasına 10 dk not payı |
| Hukuki danışmanlık görüşmesi | 60 dk | Belge incelemesi gerekecekse kişiden belgeleri yanında getirmesini isteyin |
| Dosya inceleme görüşmesi | 60-90 dk | Öncesinde dosyayı okumak için takvimde ayrıca süre ayırın |
| Sözleşme inceleme | 60 dk | Sözleşme metni önceden ulaşırsa görüşme kısalır |
| Online görüşme | 45 dk | Ayrı hizmet olarak açın; bağlantı sorunları için 10 dk pay |
| Arabuluculuk görüşmesi | 90-120 dk | Tarafların ortak saati zor bulunur; uzayabileceğini hesaba katın |
| Duruşma günü | Yarım / tam gün | Takvimde kapatın, dönüşe en az 1 saat pay bırakın |