Diyetisyen randevu programı: ilk görüşme, kontrol aralığı ve kopmayan danışan
Diyetisyenlerle konuştuğumuzda hep aynı hikâyeyi dinledik. İlk görüşmeye herkes hevesle gelir, ikinci kontrole çoğu gelir, dördüncü kontrolde koltuk boş kalır. Danışan programı bırakmış mıdır, tatile mi gitmiştir, yoksa sadece randevu almayı mı unutmuştur, bilemezsiniz. Ararsanız ısrarcı görünmekten çekinirsiniz, aramazsanız bir daha da gelmez.
Bu rehberde bir diyetisyen randevu sisteminin kontrol düzenini nasıl taşıyacağını, online görüşmeleri takvime nasıl yerleştireceğinizi ve sağlık meslek mensubu olarak iletişimde nelere dikkat etmeniz gerektiğini anlatıyoruz. Süreler ve aralıklar örnektir, kendi çalışma şeklinize göre değiştirin.
İlk görüşme uzun, kontroller kısa: takvimi buna göre bölün
İlk görüşme başka bir randevudur. Beslenme alışkanlıkları, sağlık geçmişi, kullanılan ilaçlar, tahlil sonuçları, iş temposu, uyku konuşulur; ardından ölçüm alınır. Bunu 60 dakikadan kısa planlarsanız ya ölçümü aceleye getirirsiniz ya da bir sonraki danışan kapıda bekler. Haftalık kontrol ise 20-30 dakikada biter: tartı, kısa bir sohbet, listede birkaç değişiklik.
Bu iki işi takvimde ayrı hizmetler olarak açın ve danışanın kendisinin seçebildiği hizmetleri sınırlayın. İlk kez gelen biri yanlışlıkla 30 dakikalık kontrolü seçerse görüşme yarım kalır. Sporcu beslenmesi ya da hamilelik beslenmesi gibi daha uzun hazırlık isteyen programları da ayrı hizmet olarak tutmak, hangi günün neyle dolduğunu bir bakışta görmenizi sağlar.
Bir alışkanlık daha: ilk görüşmeleri haftanın belli günlerine toplayın. Pazartesi ve perşembe öğleden sonraları yeni danışanlara, diğer günler kontrollere ayrılırsa kafanız bir görüşmeden ötekine daha rahat geçer.
Ölçüm cihazınız tekse ve iki diyetisyen aynı ofiste çalışıyorsa vücut analizini ayrı bir hizmet olarak açıp tek bir takvim sütununa bağlayın. Aksi hâlde iki danışan aynı saatte cihazın başında sıraya girer, sabah dokuzdaki randevu dokuz yirmide başlar.
Kontrol aralığı ve kopan danışan
Danışanı programda tutan şey, bir sonraki kontrolün tarihinin belli olmasıdır. Bunu görüşmenin sonunda, danışan henüz karşınızdayken takvime yazın. 'Sonra mesaj atarım' denen kontrollerin bir kısmı hiç gelmez. Danışan bunu kendi telefonundan da yapabilir: WhatsApp'tan gelen kodla girdiği hesabında randevusunu görür, saatini değiştirir, aynı kontrolü tek dokunuşla yeniden alır.
Yine de bazı danışanlar sessizce kaybolur. Burada iki ayrı şey işe yarar. Birincisi kontrol hizmetine bir tekrar aralığı tanımlamaktır; Resepton'da Pro planda bu aralık dolmadan üç gün önce danışana randevu bağlantılı bir hatırlatma gider, yeni randevusu olana gitmez. İkincisi ayda bir, uzun süredir gelmeyenlerin listesine bakıp kısa ve yargılamayan bir mesaj yazmaktır. 'Bir süredir görüşemedik, uygun olduğunuzda kontrol için yer ayırabilirim' demek, 'programınızı bıraktınız' demekten çok daha fazla geri dönüş getirir.
Paket çalışıyorsanız işiniz daha kolay. Peşin satılan sekiz kontrollük bir pakette her gelişte bir görüşme düşer, kalan sayıyı hem siz hem danışan görür. Paketin bitmesine iki görüşme kala devam edip etmeyeceğini konuşmak, son gün sürpriz yapmaktan iyidir.
Online görüşmeyi yüz yüze takvimle karıştırmayın
Başka şehirdeki danışanlar ve öğle arasında ofisten çıkamayanlar için online görüşme artık işin olağan bir parçası. Online görüşmeyi ayrı bir hizmet olarak açın; danışan neye katılacağını karıştırmaz, siz de hangi saatlerde ekran başında olacağınızı önceden görürsünüz.
Resepton görüntülü görüşme aracı değildir. Kullandığınız görüşme yöntemini ve bağlantıyı nasıl paylaşacağınızı hizmet açıklamasına yazın. Online kontrolde ölçümü danışanın kendisi alır; evde tartının aynı saatte ve aynı koşulda kullanılmasını istemek, yüz yüze ölçümle kıyas yaparken yanılmanızı önler.
Sağlık iletişimi: vaat yok, yorum yok
Diyetisyen bir sağlık meslek mensubudur ve tanıtımda sağlık mevzuatının çizdiği sınırlar içinde kalır. Diyetisyen danışan takibi için kurduğunuz düzenin dışarıya giden mesajlarında da aynı dikkat gerekir. Pratikte en sık karşılaşılan riskler şunlar:
Ayrıca ilk görüşmede alınan sağlık bilgileri KVKK açısından özel nitelikli kişisel veridir. Danışan kartındaki not alanını 'hafta içi akşam saatlerini tercih ediyor' gibi idari bilgilere ayırın, sağlık geçmişini ve listeleri erişimi kısıtlı ayrı bir yerde tutun.
- Sitenizde, randevu sayfanızda ya da mesajlarınızda 'ayda şu kadar kilo' gibi sonuç vaadi kullanmayın.
- Danışan yorumu, teşekkür mesajı ya da önce-sonra fotoğrafı paylaşmayın; otomatik yorum daveti mesajlarını kapatın.
- Hizmet adlarını sade tutun: 'İlk görüşme', 'Kontrol', 'Online görüşme'. Hastalık adı çağrıştıran bir hizmet adı hatırlatma mesajında danışanın telefonuna düşer.
- Kampanya ve indirim duyurusu yapacaksanız önce mevzuatı ve meslek kuruluşunuzun görüşünü kontrol edin.
Telefon, mesaj ve 'ne yiyebilirim' soruları
Diyetisyenin telefonu yalnızca randevu için çalmaz. 'Akşam davetteyim, ne yiyeyim?', 'Listedeki yoğurdu ayranla değiştirebilir miyim?' gibi sorular gün boyu gelir. Bunlara nasıl yanıt vereceğiniz sizin kararınız; ama randevu sorularını bu yükten ayırmak, gerçekten size gelmesi gereken mesajlara zaman bırakır.
Pro planda gelen AI resepsiyonist ücret, görüşme süresi, adres ve online görüşme yapılıp yapılmadığı gibi soruları bilgi bankanızdan yanıtlar, uygun saate randevu oluşturur. Diyet listesi hazırlamaz, kalori ya da besin önerisi vermez; bu tür soruları size bırakır.
Diyetisyen muayenehanesinde tipik görüşme süreleri
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| İlk görüşme ve analiz | 60 dk | Ölçüm dahil; tahlil sonuçlarını önceden istemek süreyi kısaltır |
| Haftalık kontrol | 30 dk | Arkasına 10 dk not alma payı bırakın |
| Online görüşme | 30 dk | Bağlantı sorunu için başında 5 dk pay |
| Vücut analizi | 20 dk | Kontrolle aynı randevuda yapılabilir |
| Sporcu beslenmesi | 60 dk | Antrenman takvimini önceden isteyin |
| Hamilelik beslenmesi | 60 dk | Kontrol aralığını hekiminin takibiyle birlikte planlayın |