Tur rehberi rezervasyon sistemi: kontenjan, buluşma noktası ve hava iptali
Sabah 08.40, buluşma noktasındasınız. Listede 14 kişi var, 11 kişi geldi. İkisini otel yanlış meydana yönlendirmiş, biri dün akşam iptal etmiş ama mesajı acenteye atmış. Tur 09.00'da kalkacak, siz bir yandan konum gönderiyor bir yandan kalabalığı sayıyorsunuz. Rehberlikte rezervasyonun yarısı turdan önceki akşam ve kalkıştan önceki on beş dakikada yaşanır.
Bu rehberde serbest rehberlerin ve küçük tur işletmelerinin en sık takıldığı konuları sırayla ele aldık: kalkış saati ve kontenjan, kişi başı fiyat ve kapora, buluşma noktası, dil grupları, hava durumu iptali, otel ve acente rezervasyonları. Bir tur rehberi rezervasyon sistemi seçerken bu başlıklar size kontrol listesi olur.
Kalkış saati sabit, kontenjan sınırlı
Şehir turu her gün 09.00'da kalkar, tekne turu 14.00'te. Misafir saat seçmez, kalkışa yazılır. Resepton'da turu ve günlerini haftalık programa bir kez girersiniz; program her hafta tekrar eder, misafir yalnızca bu kalkışlara yazılır.
Kontenjanı araca, tekneye ya da bir rehberin kalabalıkta sesini duyurabileceği kişi sayısına göre koyun. Kontenjan kişi sayısıyla düşer: 15 kişilik turda dört kişilik bir aile rezervasyon yaptığında 11 yer kalır, sıfıra inince kalkış kapanır.
Turun kalkması için gereken en az kişi sayısını da baştan düşünün. Programdaki en az kişi sınırı rezervasyon başına işler, turun toplamına değil; az katılımlı bir kalkışı yapıp yapmayacağınıza önceki akşam listeye bakıp siz karar verirsiniz.
Kişi başı fiyat, çocuk ve kapora
Turlar kişi başı satılır. Kişi başı fiyatlı turda misafir rezervasyonda kaç kişi olduklarını seçer ve toplamı o an görür; tur sonunda “biz üç kişiydik” tartışması çıkmaz.
Çocuk indirimi veriyorsanız yöntemi baştan seçin. Bir rezervasyonda iki ayrı kişi başı fiyat yan yana hesaplanmaz; ya aileler için ayrı bir hizmet açarsınız ya da indirimi tahsilat sırasında düşersiniz.
Tam gün tur, tekne turu ve doğa yürüyüşü gibi kontenjanı erken dolan turlarda kapora isteyin; hazır listede bu turlar kaporalı gelir. Kapora alındıktan sonra misafir yer tuttuğunu ciddiye alır, son akşam “biz vazgeçtik” mesajları azalır.
Buluşma noktası ve turdan önceki akşam
Buluşma noktası tarifle değil işaretle verilir: “Çeşmenin önü, elinde kırmızı şemsiye olan rehber.” Harita bağlantısını ve bu cümleyi her turun hizmet açıklamasına yazın; misafir rezervasyon yaparken okur, otele de aynı metni gönderirsiniz.
Hatırlatmanın kaç saat önce gideceğini ayarlardan seçersiniz; varsayılan 3 saattir, sabah turları için bunu 24 saate çekin. Gece 21.00 ile sabah 08.00 arasında mesaj gönderilmez, sabaha ertelenir. 08.30 kalkışlı turda 3 saat önceki hatırlatma sabah sekize kayar ve otelden çıkmış misafire geç ulaşır; bir gün önceki hatırlatma bu yüzden daha işe yarar.
Geç kalan misafir için bir kural koyun ve açıklamaya yazın: kalkıştan sonra 10 dakika beklenir, sonra grup yola çıkar. Bunu bilen misafir otelden beş dakika erken çıkar.
Dil grupları ve rehber programı
İngilizce ve Rusça konuşan misafirler aynı kalkışa karışırsa anlatım ikiye bölünür, iki taraf da yarım tur dinler. Her dili ayrı hizmet olarak açın: “Şehir Turu (İngilizce)”, “Şehir Turu (Almanca)”. Misafir kendi dilini seçerek yazılır, kontenjan da dil başına ayrı tutulur.
Birden fazla rehberle çalışıyorsanız her rehber takvimde ayrı bir sütundur ve kendi kalkışlarını görür. Rehberin konuştuğu dilleri profil yazısına ekleyin; özel rehberlik talebi geldiğinde kimin uygun olduğuna bakmak kolaylaşır.
Özel rehberlik saatlik satılır ve programlı kalkışlarla aynı takvimde durur. Rehberin 09.00 şehir turu varsa o sabah özel tura açık görünmez; öğleden sonra boşsa misafir o saatleri seçebilir. Kruvaziyer günlerinde talep birden artar, o haftalarda özel tur saatlerini önceden açmak boş geçecek bir öğleden sonrayı kurtarır.
Hava durumu iptali, otel ve acente rezervasyonları
Tekne turu ve doğa yürüyüşü havaya bağlıdır. Fırtına uyarısı geldiğinde misafirleri tek tek aramak yerine o günkü kalkışı iptal edin; programdaki tek bir kalkışı iptal ettiğinizde o tura yazılmış herkese WhatsApp mesajı gider, sonraki günlerin kalkışları yerinde kalır.
Hava iptalinde kaporanın ne olacağını baştan yazın: başka güne aktarma mı, iade mi. Misafirlerin çoğu aktarmayı kabul eder, yeter ki seçenek iptal mesajıyla aynı gün önüne konsun.
Otel resepsiyonları ve acenteler rezervasyonu genellikle telefonla ya da mesajla verir. Bunları panelden misafirin adıyla girin, müşteri kartına otelin ya da acentenin adını etiket olarak ekleyin. Ay sonunda hangi otelden kaç misafir geldiğini, komisyonun kime ne kadar olduğunu bu etiketlerden çıkarırsınız.
Tur süreleri ve kalkış notları
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Yürüyüş turu | 2 saat | Buluşma noktasını işaretle tarif edin; kalkıştan sonra 10 dk bekleme. |
| Şehir turu (yarım gün) | 4 saat | Sabah ve öğleden sonra iki kalkış; müze kuyrukları için pay bırakın. |
| Şehir turu (tam gün) | 8 saat | Öğle yemeğinin fiyata dahil olup olmadığını açıklamaya yazın; kaporalı. |
| Tekne turu | 3 saat | Havaya bağlı; iptalde aktarma mı iade mi, baştan yazın. |
| Doğa yürüyüşü | 5 saat | Zorluk derecesi, ayakkabı ve su uyarısını açıklamaya ekleyin. |
| Özel rehberlik | saatlik | Rehberin programlı kalkışı olmayan saatlerine yazılır. |