Dövme stüdyosunda randevu düzeni: ön görüşme, kapora ve seans planı
Dövme stüdyosunun takvimi kuaförünkine hiç benzemez. Bir sanatçının günü tek müşteriyle dolabilir: önceki akşam iki saat çizim, ertesi gün altı saatlik bir sırt seansı, sonunda bir saat temizlik. O müşteri gelmezse günün tamamı boşa gider, yerine aynı gün birini bulmak da neredeyse imkânsızdır. Dövme stüdyosu randevu sistemi kurarken çıkış noktası bu risk olmalı.
Buradaki önerileri dövme sanatçıları ve stüdyo sahipleriyle yaptığımız konuşmalardan derledik. Kuralların çoğu kullandığınız araçtan bağımsız işler.
Tasarım görüşmesini ayrı randevu yapın
“Koluma bir şey düşünüyorum, ne kadar tutar?” mesajına DM'den fiyat vermek, sonradan büyüyen işin altında kalmak demektir. Boyut, detay, renk ve yerleşim konuşulmadan ne süre ne fiyat netleşir. Bu yüzden çoğu stüdyo büyük işleri kısa bir ön görüşmeyle başlatır.
Tasarım görüşmesini takvimde 20-30 dakikalık ücretsiz bir hizmet olarak açın. Müşteri bu randevuyu online alır, randevu notuna fikrini ve yerleşimi yazar; referans görselleri DM'den ya da e-postayla göndermesini isteyin. Görüşmede ölçü alınır, süre tahmin edilir, asıl seansın tarihi o gün verilir. Randevu sayfasında görüşme ücretsiz, küçük dövmeler başlangıç fiyatıyla görünür; kesin rakamı tasarımı gördükten sonra siz söylersiniz.
Görüşmeyi sanatçının en az verimli saatine koyun: sabahın ilk yarım saati ya da makinenin kurulmadığı, iki seans arasındaki boşluk.
Kapora: ne zaman, ne kadar, hangi kuralla
Dövmede kapora iki şeyi karşılar: iptal riskini ve emeği. Sanatçı tasarımı çizmek için saatler harcar, müşteri vazgeçerse o çizim kimsenin işine yaramaz. Bu yüzden kapora genelde çizime başlamadan alınır ve seans günü toplam tutardan düşülür.
Kuralı yazılı tutun: kapora tutarı, kaç saat önceden haber verilirse tarihin değiştirilebileceği, hangi durumda kaporanın yanacağı. Örnek bir kural: 6.000 ₺'lik iş için 1.500 ₺ kapora, 72 saat öncesine kadar bir kez tarih değişikliği hakkı, sonrasında kapora iade edilmez. Resepton'da dövme hizmetleri kapora gerektiren olarak gelir; IBAN'lı mesaj WhatsApp'tan tek dokunuşla gönderilir, para hesaba geçince kaporayı panelde ödendi olarak işaretlersiniz.
Son dakika randevuyu da kapatabilirsiniz. Online randevunun en az kaç saat önceden alınabileceğini ayarlardan yükseltirseniz, ertesi sabaha gece yarısı yazılan ve kaporası hiç yatmayan randevular oluşmaz.
Büyük işleri seans seans planlamak
Kol ya da sırt gibi büyük işler tek oturuşta bitmez. Çizgiler bir gün, gölge başka bir gün, renk bir sonraki. Seanslar arasında derinin toparlanması için birkaç hafta bırakılır; aralığı sanatçı belirler. Bu plan baştan konuşulmazsa müşteri ikinci seansa iki ay sonra döner ya da hiç dönmez, yarım iş de stüdyonun adıyla dolaşır.
İlk seansın sonunda bir sonraki tarihi verin ve aynı anda takvime yazın. Tam gün seanslarını sanatçının takviminde tek blok olarak açın, araya kısa iş sıkıştırmayın; yedi saatlik bir seansın tam vaktinde bittiği az görülür. Tam gün seansını yalnızca görüşme yapılmış müşteriye vermek istiyorsanız bu hizmeti online sayfada kapatıp yalnızca panelden yazabilirsiniz.
Toplam ücreti seanslara bölen stüdyolarda her seansın tahsilatı adisyona ayrı yazılır. Kalan tutarı Pro plandaki veresiye defterine işlemek, iş bittiğinde kimin ne kadar ödediğini hatırlamaya çalışmaktan kurtarır.
Yaş sınırı, onam formu ve kimlik
18 yaşından küçüklere dövme yapmamak stüdyoların ortak kuralıdır. Randevu sayfası yaşı doğrulayamaz; doğrulamayı kapıda kimlikle yaparsınız. Kuralı randevu sayfanızın açıklamasına ve AI resepsiyonistin bilgi bankasına yazın. Soran müşteriye aynı cevap gider, kapıda tatsız bir konuşma yaşanmaz.
Onam formu için programda ayrı bir modül yok. Stüdyoların çoğu seans öncesi kâğıt form imzalatıp saklıyor. Müşteri kartına “onam alındı” notunu tarihle düşmek, ikinci seansta formu klasörde aramamanızı sağlar. Alerji, cilt hassasiyeti ve düzenli kullanılan ilaç bilgisi de aynı kartta dursun.
DM'den gelen talepleri süzmek
Dövme stüdyosuna gelen mesajların büyük kısmı fiyat sorusudur ve bir kısmı hiçbir zaman randevuya dönüşmez. Her birine ayrı ayrı ölçü, çizim ve fiyat konuşmak sanatçının en değerli saatlerini yer. Biyografideki bağlantıyı doğrudan online randevu sayfanıza verin, tasarım görüşmesi orada ilk sırada dursun. Dövme stüdyosu randevu sistemi bu süzgeci kendiliğinden yapar: ciddi olan müşteri görüşmeye yazılır, önünüze de tarihi belli bir liste gelir.
Gece gelen “ne kadar tutar, ne zaman boşsunuz” sorularını Pro plandaki AI resepsiyonist yanıtlar. Bilgi bankasına yazdığınız cevapların dışına çıkmaz; kesin fiyat isteyen müşteriyi tasarım görüşmesine yönlendirmesini de bilgi bankasında söylersiniz. AI telefon açmaz, sohbet yazılı ilerler ve gerektiğinde konuşmayı size devreder.
İyileşme dönemi ve kontrol randevusu
Dövme seansın bittiği yerde bitmez. İlk iki haftada müşterinin yaptıkları sonucu doğrudan etkiler. Bakım talimatını sözlü söylemek yetmez; müşteri eve vardığında yarısını unutmuştur.
Resepton'da her hizmete bakım notu yazılır, randevu tamamlanınca yalnızca o hizmeti alan müşteriye WhatsApp'tan gider. Dövme ve piercing için hazır metin tek dokunuşla eklenir, siz kendi kurallarınıza göre değiştirirsiniz. Rötuş veriyorsanız 3-4 hafta sonrası için kısa, ücretsiz bir kontrol randevusunu seans günü açın; tutmayan bir renk ya da kopan bir çizgi varsa o gün konuşulur.
Dövme stüdyosu için örnek süreler
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Tasarım görüşmesi | 20-30 dk | Ücretsiz hizmet olarak açın; asıl seansın tarihi burada verilir. |
| Küçük dövme (10 cm'e kadar) | 1-1,5 saat | Stencil ve kurulum dahil. Başlangıç fiyatı gösterin. |
| Orta boy dövme | 3-4 saat | Kapora alın; araya başka iş koymayın. |
| Tam gün seansı | 6-7 saat | Sanatçının bütün günü. Online sayfada kapatıp panelden yazmak güvenli. |
| Kapatma / düzeltme | 3 saat ve üzeri | Görüşme olmadan süre tahmini tutmaz. |
| Piercing | 20-30 dk | Piercing yapan kişiyi ayrı bir takvim sütunu olarak açın. |
| Rötuş / kontrol | 30-60 dk | Seanstan 3-4 hafta sonra; seans günü randevusunu verin. |