Halı saha rezervasyon sistemi: saat başı saha, kapora ve abonman rehberi
Halı sahanın telefonu akşam altıdan sonra susmaz. Biri “bu akşam 22.00 boş mu abi?” diye sorar, siz deftere bakarken öbür hatta başka bir takımın kaptanı aynı saati ister. Hafta içi 20.00 ile 23.00 arası, haftanın cirosunu taşıyan saatlerdir. O saatlerden biri boş geçerse ya da iki takım aynı sahaya yazılırsa gece kötü biter.
Bu rehberde saha işleten arkadaşların günlük derdini sırayla ele aldık: sahaları takvime koymak, kapora ve son dakika iptali, abonman takımlar, gece tarifesi ve ışık, turnuva haftası. Bir halı saha rezervasyon sistemi seçerken bu başlıkları kontrol listesi gibi kullanabilirsiniz; aynı mantık tenis kortu ve basketbol sahası için de geçerli.
Her saha takvimde ayrı sütun
İki sahanız varsa takviminizde iki sütun olmalı. Resepton'da saha ve kortlar personel gibi eklenir: “Saha 1”, “Saha 2 (kapalı)”, “Tenis kortu”. Her sütun kendi başına dolar; Saha 1'de 21.00 alındıysa Saha 2'nin 21.00'i açık kalır, aynı sahaya ikinci takım yazılamaz.
Çalışma saatlerini de saha bazında girin. Açık saha kışın 23.00'te kapanıyor, kapalı saha 01.00'e kadar dönüyorsa her sütunun mesaisi ayrı biter. Bakım gününde sahayı kapattığınızda o gün çevrim içi rezervasyon da kapanır.
Maçlar saat başı oynanır. Randevu sayfasındaki saat aralığını 60 dakika yapın; 20.30 gibi yarım saatler açılırsa arkasından gelen 21.30 ve 22.30 da kırılır, gecenin son saati boş kalır.
Kapora ve son dakika iptali
Sahacılığın en can sıkıcı anı, 21.00 maçının 19.30'da “arkadaşlar toplanamadı” mesajıyla düşmesidir. O saati bir buçuk saatte başka takıma satmak çoğu zaman mümkün olmaz. Kapora bu yüzden sektörde adettir: saat ücretinin bir kısmı peşin alınır, maçtan belli bir saat öncesine kadar iade edilir, sonrasında yanar.
Kuralı tek cümleyle yazın ve herkese aynı uygulayın: “Maçtan 6 saat öncesine kadar iptalde kapora iade edilir.” Hazır listede saha hizmetleri kaporalı gelir; panelden “Kapora iste” dediğinizde tutar ve IBAN'ınızla hazır bir mesaj açılır, para doğrudan sizin hesabınıza geçer. Çevrim içi iptali de belirlediğiniz saatten sonra kapatırsınız, ondan sonra iptal etmek isteyen kaptan sizi arar.
İptal zamanında gelirse boşalan saati beklemede olan takıma vermek gerekir. Kapıda “iptal olursa bizi ara” diyen kaptanların numarasını kâğıda yazmak yerine bekleme listesine ekleyin; kim önce sıraya girdiyse saat önce ona teklif edilir.
Abonman takımlar: her salı 21.00
Her salı aynı saatte gelen takım sahacının en sevdiği müşteridir: pazarlık yok, telefon yok. Sorun, abonmanın kaptanla sizin aranızda sözlü kalıp takvime yansımamasıdır. Bir gün o salıyı başka biri çevrim içi alır, akşam iki takım kapıda karşılaşır.
Programda müşteriye özel tekrarlayan rezervasyon yok, abonmanı yöntemle yönetirsiniz. Sezon ya da ay başında abonman takımın önümüzdeki haftalarını panelden kaptanın adına girin; o saatler çevrim içi rezervasyona kapanmış olur. Ödemeyi aylık alıyorsanız “4 maç, 30 gün geçerli” bir paket tanımlayın, her maçta bir hak düşsün.
Abonmanın da iptal kuralı olsun. Bayram haftası ya da derbi akşamı takım gelmeyecekse en geç bir gün önce haber versin; saati siz satarsınız, takımın hakkı yanmaz. Bunu sezon başında konuşmak, sezon ortasındaki tatsızlığı önler.
Gece tarifesi, ışık ve gündüz boşluğu
Hafta içi gündüz sahalar boştur, akşam 19.00'dan sonra hepsi dolar. Işık, ısıtma ve personel gece daha pahalıdır, fiyatı buna göre ayırmak normaldir. Hazır listede “Halı Saha (Gece Tarifesi)” ayrı bir hizmet olarak gelir; ışıklı saatleri bu hizmetle, gündüzü normal tarifeyle açarsınız ve takım fiyatı rezervasyon anında görür.
Gündüz boşluğunu doldurmanın yolu indirimli bir gündüz hizmeti ve okul, şirket, emekli takımlarıyla doğrudan konuşmaktır. Birkaç hafta takvim tuttuktan sonra hangi saatlerin hep boş kaldığını net görürsünüz; kampanyayı tahminle değil o saatlere göre yaparsınız.
Son maç saatini de gerçekçi koyun. 23.00 maçı biter, duşlar boşalır, ışıklar söner; gece yarısını geçen bir rezervasyonu ancak kapıyı kapatacak biri kalıyorsa açın.
Turnuva haftası ve kort dersleri
Mahalle ya da şirketler arası turnuva düzenliyorsanız 90 dakikalık turnuva maçını ayrı hizmet olarak açın. Fikstür belli olduğunda maçları panelden ilgili sahaya girin; böylece aynı akşam dışarıdan gelen bir rezervasyon turnuva maçının üstüne düşmez.
Tenis kortunda ders veriyorsanız hocayı da ayrı bir sütun olarak ekleyin. Program bir rezervasyonda kortu ve hocayı birlikte ayırmaz; dersler hep aynı kortta yapılıyorsa ders saatlerini o kortun kiralamaya açık olmadığı saatlere koymak en temiz çözümdür.
Saha ve maç süreleri
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Halı saha (gündüz) | 60 dk | Saat başı başlatın; yarım saat başlangıç açmayın. |
| Halı saha (gece tarifesi) | 60 dk | Işıklı saatler ayrı hizmet; kaporalı açın. |
| Abonman maçı | 60 dk | Haftaları panelden önceden girin; aylık paketle tahsil edin. |
| Turnuva maçı | 90 dk | Isınma ve devre arası dahil; fikstürü panelden girin. |
| Tenis kortu kiralama | 60 dk | Kort ayrı sütun; tekler ve çiftler aynı süreyi kaplar. |
| Basketbol sahası | 60 dk | Yarım saha kiralıyorsanız iki yarıyı iki ayrı sütun yapın. |
| Tenis dersi | 60 dk | Hocanın sütununa yazılır; kortun kiralama saatleriyle çakıştırmayın. |