Pilates stüdyosu randevu programı: kontenjan, paket ve ders planı rehberi
Pilates stüdyosunda takvim, bir kuaför takviminden farklı bir soruya cevap verir: bu saatte kaç reformer boş? Salı 19.00 dersi 6 reformerla dolu, 7. kişi WhatsApp'tan “yer var mı?” diye yazıyor. Aynı dakikalarda başka bir üye “bu akşam gelemiyorum” mesajı atıyor. İkisini eşleştirmek için ders arasında telefona bakmanız gerekiyor; çoğu akşam o yer boş gidiyor.
Aşağıda stüdyo sahiplerinin en sık takıldığı konuları sırayla ele aldık: kontenjanın nasıl tutulacağı, grup ve private dersin aynı programda nasıl durduğu, paket bitişi, iptal saat sınırı, bekleme listesi, eğitmen planı ve deneme dersi. Bir pilates randevu sistemi seçerken de bu başlıkları kontrol listesi gibi kullanabilirsiniz.
Kontenjan, reformer sayısıdır
Mat derste bir kişi fazla gelirse matlar biraz sıkışır, ders yine yapılır. Reformerda bu olmaz. Grup reformer dersinin kontenjanı salondaki alet sayısına eşit olmalı. Bakımdaki aleti de hesaba katın: yayı değişecek bir reformer varsa o hafta kontenjanı bir düşürmek, ders başında birini kapıda bekletmekten iyidir.
Resepton'da hizmeti tanımlarken kontenjanı yazarsınız. Aynı saate o kadar kişi alınır, ders dolunca saat randevu sayfasında kapanır, biri iptal edince yeniden açılır. Kontenjan eğitmen ve saat bazında sayılır; 19.00'da iki eğitmen iki ayrı salonda ders veriyorsa her dersin kendi kontenjanı olur.
Bilmeniz gereken bir sınır var: program aletlerinizi tek tek tanımaz, yalnızca yazdığınız sayıyı bilir. Aynı salonda aynı saatte hem grup hem private ders yapıyorsanız grup kontenjanını, private derse ayırdığınız alet kadar düşük girin.
Grup, private ve düet dersleri tek takvimde
Çoğu stüdyo gelirini üç ders türünden yapar: grup reformer, private ve düet. Grup dersler sabit saatlerde döner; private dersler eğitmenin boş saatlerine yerleşir. İkisi ayrı defterlerde tutulunca eğitmen 18.00'de private verirken 18.30 grubuna da yazılır, kimse bunu ders saatine kadar fark etmez.
Tek takvimin kuralı basittir: her ders türü ayrı hizmet olsun, süresi ve fiyatı ayrı girilsin. Düet dersini kontenjanı 2 olan bir ders olarak ya da iki kişinin birlikte geldiği tek bir randevu olarak açabilirsiniz; ikisi de çalışır, önemli olan stüdyoda tek yöntemde karar kılmak.
Resepton'da sabit grup dersleri haftalık stüdyo ders programına bir kez girilir (ör. salı ve perşembe 19.00 reformer) ve üyeler yalnızca bu saatlere yazılır. Private dersler eğitmenin çalışma saatlerindeki boşluklardan verilir; takvim çakışmayı engellediği için bir eğitmen aynı anda iki derste görünmez.
Üyelik ve paket bitişi
Stüdyolarda tek ders satmaktan çok 8'li, 12'li paket ya da aylık üyelik satılır. Defterle çalışan stüdyoda paketin bittiğini çoğu zaman üye söyler, o da her zaman değil. Yanlış sayılmış tek bir ders, ay sonunda üyeyle tatsız bir konuşma demektir.
Paketin üç kuralını satış anında koyun: kaç ders, hangi ders türü için geçerli, ne kadar sürede kullanılmalı. Resepton'da seans paketi bu üç bilgiyle tanımlanır; üye her geldiğinde bir ders düşer, kalan ders üyenin kartında görünür. Geçerlilik süresi verdiğiniz paketin bitiş tarihi de satışla birlikte kayda geçer.
Gelmeyen üyenin dersinin yanıp yanmayacağı stüdyonun kararıdır. Hangisini seçerseniz seçin, kayıt sırasında yazılı paylaşın ve istisnayı kişiye göre değil kurala göre yapın. Aksi hâlde her ay aynı tartışma yeniden açılır ve eğitmenleriniz arada kalır.
İptal saat sınırı ve bekleme listesi
Dersten iki saat önce gelen iptal, o reformerın büyük ihtimalle boş geçeceği anlamına gelir. Bu yüzden çoğu stüdyo bir sınır koyar; örneğin dersten 12 saat öncesine kadar ücretsiz iptal, sonrasında ders paketten düşer. Kaç saat olacağı sizin kararınız. Önemli olan herkese aynı uygulanması.
Resepton'da belirlediğiniz saatten sonra çevrim içi iptal kapanır; o saatten sonra iptal etmek isteyen üye size yazar ve karar sizde kalır. İptal zamanında gelirse yer yeniden açılır, bekleme listesindeki ilk kişiye WhatsApp'tan teklif gider. Teklif 20 dakika geçerlidir, kabul edilmezse sıradakine geçer. Böylece reformer pilates rezervasyon trafiği gün içinde sizin telefonunuza uğramadan döner.
Bekleme listesinin işe yaraması için üyelerin onu bilmesi gerekir. “Ders doluysa listeye yazılın, yer açılırsa ilk size haber gelir” cümlesini karşılama mesajınıza ve resepsiyondaki bilgi kartına koymanız yeterli.
Eğitmen programı ve deneme dersi
Eğitmen sayısı ikiyi geçince asıl iş, kimin hangi saatte hangi salonda olduğunu bilmektir. Her eğitmenin çalışma saatlerini, izin günlerini ve verdiği ders türlerini ayrı tanımlayın. Eğitmene kendi girişini verip yalnızca kendi derslerini görmesini sağladığınızda “bu akşam kaç kişi var?” mesajları da kendiliğinden azalır.
Eğitmen hastalandığında ya da ders bir bayram gününe denk geldiğinde o tek dersi iptal edersiniz. Derse yazılmış herkese iptal mesajı gider, haftalık program yerinde kalır; sonraki hafta ders her zamanki gibi açılır.
Deneme dersi stüdyonun vitrinidir. Ücretsiz ya da indirimli olsun, ayrı bir hizmet olarak açın; böylece deneme dersine gelen kişinin sonradan paket alıp almadığını müşteri kartından izleyebilirsiniz. Yeni danışanı on dakika erken çağırın, bel, boyun ya da geçirilmiş sakatlık gibi bilgileri karttaki sağlık notuna yazın ve eğitmen dersten önce okusun. Mümkünse deneme dersini kalabalık bir grubun içine değil, private ya da küçük bir gruba koyun.
Program seçerken bakılacaklar ve Excel'den geçiş
Bir pilates stüdyosu randevu programını denerken salı akşamının dolu dersini kafanızda canlandırın ve şu soruları sorun:
Geçiş sanıldığından kısa sürer. Excel'deki üye listenizi tek seferde içe aktarın; aynı telefon numarası ikinci kez açılmaz. Sonra haftalık ders programını girin, açık paketlerin kalan derslerini üye kartlarına not edin ve randevu bağlantısını üyelere WhatsApp'tan gönderin. İlk hafta bazı üyeler yine mesajla yazacaktır; onların kaydını panelden siz yapın ve bağlantıyı bir kez daha hatırlatın. Pro paketin bütün özellikleri 10 gün boyunca kart bilgisi istenmeden denenebilir.
- Kontenjan ders bazında tutuluyor mu, ders dolunca saat kendiliğinden kapanıyor mu?
- Sabit haftalık program bir kez girilip her hafta tekrar ediyor mu?
- Yer açılınca bekleme listesine teklif kendiliğinden gidiyor mu, yoksa tek tek aramanız mı gerekiyor?
- Paket, geçerlilik süresi ve kalan ders tek bakışta görülüyor mu?
- Çevrim içi iptale saat sınırı konabiliyor mu?
- Eğitmen yalnızca kendi derslerini görecek şekilde yetkilendirilebiliyor mu?
Stüdyo ders programı için örnek süreler
| Hizmet | Süre | Planlarken |
|---|---|---|
| Grup reformer | 50 dk | Kontenjan alet sayısı kadar; dersler arasına 10 dk geçiş bırakın. |
| Mat pilates (grup) | 50-55 dk | Kontenjanı salon alanı belirler; mat ve ekipman dağıtımı için 5 dk ekleyin. |
| Private reformer | 50 dk | Eğitmenin boş saatlerine yerleşir; aynı salondaysa grup kontenjanından bir alet düşün. |
| Düet | 50 dk | Kontenjanı 2 olan ders ya da iki kişilik tek randevu olarak açılabilir. |
| Cadillac / tower dersi | 50 dk | Tek alet varsa birebir hizmet olarak tanımlayın. |
| Klinik pilates | 50-60 dk | Eğitmen danışanın sağlık notunu dersten önce okur; süreyi sıkıştırmayın. |
| Deneme dersi | 50 dk | Tanışma ve form için danışanı 10 dk erken çağırın. |