Yapay zekâ resepsiyonist mi, sekreter mi? Maliyet ve iş

Cumartesi akşamı saat 22.40. Bir müşteri randevu sayfanıza giriyor ve yazıyor: "Yarın 11'de yeriniz var mı, saç kesimi ve sakal?" Salon kapalı, siz evdesiniz, telefon şarjda. Pazartesi sabahı mesajı gördüğünüzde o müşteri çoktan başka bir yerde koltuğa oturmuş oluyor.

İşletme sahipleriyle konuştuğumuzda "yapay zekâ sekreter" sorusu hep bu sahneden çıkıyor. Kimse yapay zekâyı merak ettiği için sormuyor. Herkesin derdi aynı: mesajlar mesai dışında da geliyor, sekreter tutmak pahalı, tutsanız bile gece 23.00'te çalışmıyor.

Bu yazıda yapay zekâ resepsiyonistin ne olduğunu, neyi yapıp neyi yapamadığını ve insan sekreterle maliyet karşılaştırmasını, kendi ürünümüzü de dahil ederek ama sınırlarını saklamadan anlatıyoruz.

Yapay zekâ resepsiyonist nedir?

Yapay zekâ resepsiyonist (AI resepsiyonist ya da yapay zekâ sekreter de deniyor), müşterilerinizin randevu ve bilgi sorularını sizin yerinize yanıtlayan bir yazılımdır. İyi kurulmuş olanı sohbet etmekle kalmaz, takviminize bağlıdır: boş saati görür, randevuyu yazar, iptal eder.

Bizim asistanımız, Resepton'da işletmenizin randevu sayfasındaki sohbet kutusunda çalışır. Müşteri yazar, asistan Türkçe yanıt verir. Bugün yaptıkları şunlar:

• Hizmetlerinizi süre ve fiyatlarıyla anlatır, personelinize ve çalışma saatlerinize göre gerçekten boş olan saatleri önerir.
• Müşterinin cep telefonunu WhatsApp'tan giden kodla doğrular, KVKK aydınlatma metnini onaylatır ve randevuyu takviminize yazar.
• Doğrulanmış müşterinin kendi randevularını iptal eder ya da başka bir saate taşır; bunu yaparken sizin iptal süresi kuralınıza uyar.
• Otopark, ödeme yöntemi, hazırlık notu gibi soruları sizin bilgi bankanıza yazdığınız cümlelerle yanıtlar.
• Bilmediği konuda tahmin yürütmez; konuşmayı size devreder. Size e-posta gider, panelden ya da mobil uygulamadan yazdığınız yanıt müşterinin sohbet penceresine düşer.

Burada bir ayrıntı önemli: randevunun boş saate yazılması, çakışma kontrolü ve telefon doğrulaması yapay zekânın insafına bırakılmaz, yazılımın kendisi uygular. Asistan yanlış bir şey söylese bile takviminize çakışan bir randevu giremez.

Ne yapmaz: açık sınırlar

Dürüst olalım, çünkü bu kısmı atlayan her tanıtım sonradan hayal kırıklığı yaratıyor.

• Telefonu açmaz. Bizim asistanımız yazılı sohbettir. Arayan müşteriyle sesli konuşmaz.
• WhatsApp ya da Instagram mesajlarınızı yanıtlamaz. Bu kanallara bağlı değildir. Yaptığınız şey, randevu bağlantınızı Instagram profilinize, WhatsApp durumunuza ya da Google İşletme Profilinize koymaktır; müşteri o bağlantıdan gelip sohbet kutusunda yazar. Bunun nasıl kurulduğunu Instagram bio randevu linki ve WhatsApp'tan randevu yazılarında anlattık.
• Teşhis koymaz. Klinik, diş, psikolog, fizik tedavi ya da veteriner işletmelerinde teşhis, tedavi veya ilaç önerisi vermez. Göğüs ağrısı, nefes darlığı, bilinç kaybı gibi acil bir belirti duyarsa randevu önermek yerine 112'yi aramasını söyler ve konuşmayı ekibinize devreder.
• Kampanya uydurmaz, pazarlık yapmaz. Fiyatı yalnızca hizmet listenizden söyler. Listede olmayan indirimi vermez.
• Kapıdaki müşteriyi karşılamaz. Çay ikram etmez, kasayı kapatmaz, sinirli bir müşteriyi yatıştırmak için yüz yüze konuşmaz. Bunlar hâlâ insan işi.

Yazılı sohbet mi, sesli asistan mı?

Piyasada telefonu açan, sesli konuşan yapay zekâ asistanları da var. Bunlar ayrı bir kategori ve ikisini karıştırmamak gerekiyor.

Sesli asistan, gelen aramayı karşılar, konuşmayı yazıya döker, yanıtı sesle verir. Müşterilerinin çoğu telefonla arayan, yaşı ileri hasta kitlesi olan ya da telefonun sürekli çaldığı işletmeler için mantıklıdır. Karşılığında kurulum daha zahmetlidir; telefon hattı yönlendirmesi, ses kalitesi, aksan ve gürültü gibi konular devreye girer. Fiyatlandırma da çoğunlukla dakika üzerinden yapılır.

Yazılı sohbet, müşterinin zaten yazarak iletişim kurduğu işletmelere uyar. Kuaför, güzellik salonu, berber, stüdyo, kurs gibi işletmelerde müşterilerin büyük kısmı randevuyu Instagram'dan ya da WhatsApp'tan sorar. Bu müşteriye bir bağlantı verip "buradan yazın" demek, telefon hattını değiştirmekten çok daha kolaydır. Yazılı konuşmanın bir artısı daha var: her şey kayıtlıdır, sabah okuyup neyin yanlış gittiğini görebilirsiniz.

Kabaca şöyle düşünün: telefonunuz gün boyu çalıyor ve kaçan şey çağrıysa sesli çözümlere bakın. Mesajlarınız birikiyor ve kaçan şey "yarın yeriniz var mı" yazışmalarıysa yazılı asistan işinizi görür.

İnsan sekreterin gerçek maliyeti

"Sekreter maliyeti" diye sorulduğunda çoğu kişi aklındaki net maaşı söylüyor. Oysa işverene maliyet bundan belirgin biçimde yüksektir. Kalemleri sırayla sayalım.

1. Brüt ücret ve işveren primleri

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'nın 2026 asgari ücret tablosuna göre, 1 Ocak - 31 Aralık 2026 dönemi için:

• Brüt asgari ücret: 33.030,00 TL
• Net asgari ücret: 28.075,50 TL
• İşverene toplam maliyet, imalat dışı sektörlerde 2 puanlık prim indirimiyle: 40.214,03 TL
• İndirim uygulanmadığında: 40.874,63 TL

Prim indirimi, şartları sağlayan işverenler için geçerlidir. Muhasebecinize kendi durumunuzu sorun.

Sekreteriniz asgari ücretin üzerinde kazanıyorsa hesap şöyle:

Aylık işveren maliyeti ≈ brüt ücret × 1,2175 (SGK işveren payı %19,75 + işsizlik sigortası işveren payı %2)

İndirimden yararlanamıyorsanız çarpan 1,2375 olur. Bu oranlar yukarıdaki Bakanlık tablosunda kullanılan oranlardır.

2. Yemek ve yol

Yemek kartı ya da öğle yemeği, toplu taşıma ya da yol ücreti. Bunları aylık tutar olarak ekleyin. Küçük bir işletmede bile bu iki kalem toplamda azımsanacak bir rakam değildir.

3. Çalışma saatleri ve mesai dışı

Burası çoğu hesapta unutulan kalem. İş Kanunu'na göre haftalık çalışma süresi en fazla 45 saattir. Salonunuz haftada 6 gün 09.00-20.00 açıksa bu 66 saat eder. Yani tek bir sekreter, işletmenin açık olduğu saatlerin tamamını karşılayamaz. Fazla mesai yaptırırsanız her saat için normal saat ücretinin en az yüzde elli fazlası ödenir.

Mesajların bir kısmı ise işletme kapandıktan sonra gelir. O saatler için sekreteriniz zaten yoktur.

4. İzin, rapor ve devir

Yıllık ücretli izin (bir ile beş yıl arası kıdemde en az 14 gün), hastalık raporları, ayrılan çalışanın yerine yenisini bulup yetiştirmek. Yeni gelen sekreterin hizmetleri, fiyatları, hangi personelin neyi yaptığını öğrenmesi haftalar sürebilir. Bu sürede siz de yarı zamanlı eğitmen olursunuz.

Kendi hesabınız

Bir kâğıda şunu yazın:

1. Brüt ücret × 1,2175
2. Aylık yemek gideri
3. Aylık yol gideri
4. Fazla mesai ödemesi (varsa)
5. Yılda bir kez olan masrafların on ikide biri (işe alım ilanı, eğitim süresi, kıdem tazminatı için ayırdığınız pay)

Hepsini toplayın; çıkan rakam, sekreterin size aylık gerçek maliyetidir.

Asgari ücretle çalışan, prim indiriminden yararlanan bir işletmede yalnızca ilk kalem 40.214,03 TL. Gerisini kendi rakamlarınızla ekleyin.

Yapay zekâ sekreter fiyatları: bizim tarafımız

Resepton'da yapay zekâ resepsiyonist iki ücretli pakette var:

• Pro: aylık 1.390 TL, ayda 500 müşteri mesajı
• İşletme: aylık 2.590 TL, ayda 1.500 müşteri mesajı

Fiyatlara KDV dahildir. Ücretsiz planda yapay zekâ resepsiyonist yok. Kayıtta 10 gün ücretsiz deneyebilirsiniz, kart bilgisi istenmez. Ayrıntılar fiyatlar sayfasında.

Sayılan şey müşterinin gönderdiği mesajdır. Bir randevu konuşması çoğu zaman birkaç mesaj sürer; bu yüzden kotayı "konuşma sayısı" olarak değil, mesaj sayısı olarak düşünün. Sınır dolarsa asistan müşteriye randevu formunun bağlantısını verir, müşteri randevusunu yine alır. Ek ücret çıkmaz.

İki rakamı yan yana koymak kolay ama yanıltıcı olur. Yapay zekâ resepsiyonist bir sekreterin işinin tamamını yapmaz. Doğru soru şu: sekreterinizin gününün ne kadarı "yarın müsait misiniz", "fiyatı ne kadar", "randevumu cumaya alabilir miyiz" yazışmalarıyla geçiyor?

Kaçan mesajın maliyeti: örnek bir hesap

Aşağıdaki rakamlar tamamen örnektir, kendi rakamlarınızla değiştirin.

Bir güzellik salonu düşünelim. Haftada salon kapalıyken gelen ve sabaha kadar yanıtsız kalan 8 mesaj olsun. Bunlardan 3'ü, yanıt gelmediği için başka bir salona gitsin. Ortalama hizmet tutarı 900 TL olsun.

• Haftalık kayıp: 3 × 900 = 2.700 TL
• Aylık (4 hafta): 10.800 TL

Bu hesap, o müşterinin tekrar gelme ihtimalini saymıyor bile. Düzenli gelen bir müşteriyi ilk randevuda kaybetmek, aslında yılda birkaç randevuyu kaybetmek demek.

Kendi rakamınızı bulmak için bir hafta boyunca kapalı saatlerde gelen mesajları sayın ve kaçının randevuya döndüğünü not edin. Bir haftalık sayım, tahminden çok daha fazlasını söyler.

Hangi işletmede hangisi?

Asistan tek başına yeterli olabilir: Tek kişilik ya da iki üç kişilik işletmeler. Kendi koltuğunda çalışan berber, tek odalı bir diyetisyen, evden ders veren bir öğretmen. Burada zaten sekreter yok; mesajlara müşteri arasında, eldivenle, telefonun kenarından cevap veriliyor. Asistan bu yazışmaların çoğunu alır, size yalnızca devrettiği konuşmalar kalır.

İkisi birlikte çalışır: Kapıda karşılanan, telefonu sık çalan, ödemenin ön masada alındığı işletmeler. Klinikler, kalabalık salonlar, birden fazla şubesi olan yerler. Burada sekreter kapıdaki müşteriye, telefona ve kasaya bakar; asistan mesai dışını ve yoğun saatlerde biriken yazışmaları karşılar. Sekreter işten çıkmaz, işin en sıkıcı kısmı onun üzerinden kalkar. Devredilen konuşmalar da yine ona düşer.

Asistan yetmez: Müşterilerinizin neredeyse tamamı telefonla arıyorsa ve yazmayı sevmiyorsa, yazılı bir asistan o aramaları karşılamaz. Bu durumda önce müşterilerinizi bağlantıya alıştırmayı deneyebilirsiniz; ama bunun zaman alacağını bilin.

Gece 23.00 mesajı: adım adım

Başa dönelim. Saat 23.05, salon kapalı. Müşteri randevu sayfasında sohbet kutusunu açıp yazıyor: "Yarın öğleden sonra boya için yer var mı?"

Asistan hizmet listenizden boyanın süresini ve fiyatını söylüyor, ardından takviminize bakıp yarın öğleden sonra boş olan birkaç saati öneriyor. Müşteri 15.30'u seçiyor. Asistan ad ve cep telefonu istiyor, telefonuna WhatsApp'tan kod gidiyor, müşteri kodu yazıyor. KVKK aydınlatma metninin bağlantısı paylaşılıyor, müşteri onaylıyor. Randevu takviminize yazılıyor, müşteriye onay SMS'i gidiyor.

Siz sabah 08.30'da panelinizi açtığınızda randevuyu ve konuşmanın tamamını görüyorsunuz. Müşteri "boyadan önce saçımı yıkamalı mıyım" diye sorduysa ve bunu bilgi bankanıza yazmadıysanız, asistan uydurmaz, "bu konuyu ekibimize iletiyorum" der ve konuşmayı size devreder. Sabah ilk iş siz yanıtlarsınız.

Randevu alındıktan sonra işin geri kalanı hatırlatmalarda. Gece alınan randevunun gelmeme riskini nasıl düşüreceğinizi no-show nasıl azaltılır yazısında anlattık.

KVKK ve sağlık sektöründe dikkat

Sohbette alınan bilgiler kişisel veridir. Bizim tarafımızda kurallar şöyle: randevu için yalnızca gereken bilgiler (ad, telefon, hizmet, saat) alınır, telefon doğrulanmadan ve aydınlatma metni onaylanmadan randevu oluşturulmaz, doğrulanmış müşteri yalnızca kendi randevularını görür. Asistan başka bir müşterinin bilgisini paylaşmaz.

Sizin tarafınızda da yapılacaklar var. Aydınlatma metninizin güncel olduğundan emin olun. Bilgi bankasına müşteriye ait bilgi yazmayın; orası herkese aynı yanıtı vermek için var. Konuyla ilgili genel çerçeveyi KVKK ve randevu yazısında bulabilirsiniz.

Sağlık işletmelerinde bir adım daha dikkatli olun. Hasta sohbette şikâyetini uzun uzun anlatabilir. Asistan teşhis koymaz, ilaç önermez, tahlil yorumlamaz. Birden fazla bölümü olan bir klinikte şikâyete göre en fazla iki bölüm önerir ve bunun teşhis olmadığını, kararın muayenede hekime ait olduğunu açıkça söyler. Bilgi bankanıza da tedavi vaadi, "garantili sonuç" gibi ifadeler yazmayın; bunlar sağlık tanıtım kurallarıyla da çelişir.

Kurulum: bilgi bankası nasıl hazırlanır?

Asistan hizmetlerinizi, sürelerini, fiyatlarını ve çalışma saatlerinizi sisteme girdiğiniz bilgilerden kendiliğinden öğrenir. Sizin hazırlamanız gereken, bunların dışındaki sık sorulardır. Başlangıç için şu on soruyu kendi cümlelerinizle yanıtlayın:

1. Otopark var mı, en yakın nereye park edilir?
2. Hangi ödeme yöntemlerini kabul ediyorsunuz? Taksit var mı?
3. Randevuya kaç dakika erken gelinmeli?
4. Geç kalırsam ne olur, randevum iptal olur mu?
5. İptal ya da saat değişikliği en geç ne zamana kadar yapılabilir?
6. İşleme gelmeden önce yapılması gereken bir hazırlık var mı?
7. Çocukla ya da refakatçiyle gelinebilir mi?
8. Kapora alıyor musunuz, hangi hizmetlerde?
9. Hafta sonu ve resmî tatillerde açık mısınız?
10. Engelli erişimi var mı, binada asansör var mı?

Yanıtları kısa tutun ve müşteriye nasıl söylüyorsanız öyle yazın. "Arka sokaktaki ücretli otoparkı kullanabilirsiniz, salona iki dakika" gibi bir cümle, uzun bir paragraftan iyidir.

Yayına almadan önce asistanı panelden kendiniz deneyin. Deneme konuşmasında mesaj gitmez, randevu açılmaz; müşteri gibi yazıp yanıtları görürsünüz.

İlk hafta: konuşmaları okuyun

Asistanı açtıktan sonraki ilk hafta her akşam on dakikanızı ayırıp konuşmaları okuyun. Panelde her konuşmanın sonucu görünür: randevu alındı, devredildi, yanıtsız kaldı. Özellikle devredilen konuşmalara bakın. Aynı soru iki üç kez devrediliyorsa, o sorunun yanıtı bilgi bankanızda eksik demektir. Ekleyin, asistan bundan sonra onu kullanır.

Bir hafta sonra devredilen konuşma sayısının düştüğünü görmelisiniz. Düşmüyorsa sorunun nerede olduğunu konuşmalar size gösterir.

Kırmızı bayraklar ve nasıl önlenir

Hangi asistanı kullanırsanız kullanın, şu belirtilere dikkat edin:

• Uydurma bilgi. Asistan bilgi bankasında olmayan bir şeyi kesin bir dille söylüyorsa sorun var. Bizim asistanımız, bilgi yoksa bunu söyleyip konuşmayı devredecek şekilde kurulu. Yine de ilk hafta konuşmaları okumanın bir sebebi bu.
• Yanlış fiyat. Asistan fiyatı hizmet listenizden okur. Listedeki fiyat eskiyse asistan da eski fiyatı söyler. Zam yaptığınız gün listeyi güncelleyin. Fiyatı saç uzunluğuna ya da işleme göre değişen hizmetlerde fiyatı "başlayan fiyat" olarak girin; asistan da öyle söyler.
• Var olmayan kampanya. Müşteri "geçen ay yüzde yirmi indirim vardı" diye ısrar ederse asistan kampanya uydurmamalı. Kampanyanız varsa bilgi bankasına başlangıç ve bitiş tarihiyle yazın, bittiğinde silin.
• Sağlık tavsiyesi. Sağlık işletmesindeyseniz konuşmalarda asistanın tavsiye verdiği bir cümle görürseniz bunu ciddiye alın ve bize bildirin.
• Takvimi bilmeden saat vermek. Bir asistan takviminize bağlı değilse "yarın 11 uygun" dediği saat dolu çıkabilir. Seçerken bunu mutlaka sorun: randevu gerçekten takvime yazılıyor mu, çakışmayı kim kontrol ediyor?

Kısaca

Yapay zekâ resepsiyonist, sekreterinizin yerini tutmaz ama mesajlarınızın büyük kısmını, özellikle mesai dışında gelenleri karşılar. Sekreteriniz yoksa asistan, yanıtsız kalan mesajlarla hiç kimse arasındaki boşluğu doldurur. Sekreteriniz varsa onun gününü yazışmalardan kurtarır.

Karar vermeden önce iki şeyi yapın: sekreterin size gerçek maliyetini yukarıdaki formülle hesaplayın ve bir hafta boyunca kapalı saatlerde gelen mesajları sayın. Bu iki rakam, hangisine ihtiyacınız olduğunu büyük ölçüde söyler.

Asistanın neler yaptığını ayrıntılı görmek ya da demo klinikte denemek için yapay zekâ resepsiyonist sayfamıza bakabilirsiniz.