Ücretsiz randevu programı: Gerçekten ücretsiz olan ne, para nerede istenir?

"Ücretsiz randevu programı" diye aradığınızda karşınıza onlarca seçenek çıkar. Bazıları gerçekten süresiz ücretsizdir, bazıları 14 gün sonra kart ister, bazıları ise ücretsiz dediği planda en çok ihtiyacınız olan şeyi (hatırlatma SMS'i gibi) kapatır. Bu yazıda ücretsiz bir randevu sisteminden neyi bekleyebileceğinizi, nerede para istendiğini ve hangi noktada ücretli plana geçmenin mantıklı olduğunu sade bir dille anlatıyoruz.

"Ücretsiz" kelimesinin üç farklı anlamı

Randevu yazılımlarında "ücretsiz" genellikle şu üç şeyden biri demektir:

• Deneme süresi: Bütün özellikler açıktır ama 7, 10 ya da 14 gün sonra ödeme yapmazsanız hesap kısıtlanır. Bu gerçek anlamda ücretsiz değildir; satın almadan önce denemedir.
• Süresiz ücretsiz plan (freemium): Temel özellikler sürekli ücretsizdir. Personel sayısı, şube sayısı ya da otomasyonlar gibi şeyler ücretli planlara ayrılır.
• Reklamla finanse edilen ücretsizlik: Program ücretsizdir ama randevu sayfanızda başka işletmelerin reklamları ya da platformun kendi pazar yeri görünür. Bazen müşterileriniz rakip işletmelere de yönlendirilir.

Seçim yaparken önce hangisiyle karşı karşıya olduğunuzu anlamanız gerekir. Fiyat sayfasında "ücretsiz" yazıp yazmadığına değil, süre sınırı olup olmadığına ve neyin kapalı olduğuna bakın.

Ücretsiz bir randevu sisteminde olması gerekenler

Tek kişilik bir kuaför, bir psikolog ya da evden çalışan bir diyetisyen için şu dört özellik ücretsiz planda bile olmalıdır. Bunlar yoksa sistem, defterden pek farklı değildir:

1. Müşterinin kendisinin randevu alabildiği bir sayfa. Telefon ya da mesajla randevu almak zorunda kalan müşteri, gece yarısı karar verdiğinde sizi değil, randevuyu hemen alabildiği işletmeyi seçer.
2. Çakışmayı engelleyen takvim. Aynı saate iki kişinin yazılması, ücretsiz bir aracın sizi en çok utandıracağı andır.
3. Müşteri kartı. Kim en son ne zaman geldi, ne yaptırdı, hangi notu düştünüz; bu bilgiler bir yerde birikmeli.
4. Verinizi dışa aktarabilme. Bir gün başka bir sisteme geçmek isterseniz müşteri listenizi alabilmelisiniz. Bu özellik yoksa ücretsiz plan aslında sizi kilitler.

Para genellikle nerede istenir?

Ücretsiz planlarda en sık kapatılan ya da sınırlanan özellikler şunlardır. Hangilerinin işletmeniz için gerçekten gerekli olduğunu düşünerek okuyun:

• SMS hatırlatma: SMS'in her biri yazılım şirketine para olarak döner, bu yüzden ücretsiz planlarda genellikle yoktur ya da çok sınırlıdır. Gelmeyen müşteri (no-show) sorununuz büyükse en çok işinize yarayacak özellik budur. No-show oranını düşürmek için yazımızı da okuyabilirsiniz.
• Birden fazla personel: Ücretsiz planlar çoğunlukla tek takvimle sınırlıdır. İki koltuklu bir berber ya da üç hekimli bir klinik için ücretli plan kaçınılmazdır.
• Otomasyonlar: Doğum günü mesajı, uzun süredir gelmeyen müşteriye geri dönüş daveti, bekleme listesindeki kişiye boşalan saatin haber verilmesi gibi işler genellikle ücretli planlardadır.
• Raporlar ve kasa: Günlük ciro, personel performansı ve personel primi hesaplama gibi işletme yönetimi araçları çoğu zaman ücretlidir.
• Kapora (ön ödeme): Online ödeme almak hem yazılım hem ödeme kuruluşu için maliyetlidir, bu yüzden genellikle ücretli planlara ayrılır.

Ücretsiz plan kimin için yeterli?

Ücretsiz plan şu durumlarda gerçekten yeterli olabilir:

• Tek başınıza çalışıyorsanız ve tek bir şubeniz varsa,
• Günde birkaç randevunuz varsa ve müşterileriniz çoğunlukla düzenli geliyorsa,
• Asıl ihtiyacınız "telefonla randevu verme yükünden kurtulmak" ise.

Şu durumlarda ise ücretsiz planda kalmak size pahalıya patlayabilir:

• Haftada birkaç müşteriniz haber vermeden gelmiyorsa. Kaçan her randevu, ücretli bir planın aylık bedelinin önemli bir kısmına denk gelebilir.
• Birden fazla personeliniz varsa ve herkesin takvimini ayrı yönetmeniz gerekiyorsa.
• Müşterilerinizi geri çağırmak, kampanya yapmak ya da yorum toplamak istiyorsanız.

Kendi işletmeniz için basit bir hesap yapın: Ayda kaç randevu kaçırıyorsunuz ve bir randevunun ortalama tutarı ne? Örneğin ayda 6 randevu kaçıyorsa ve ortalama hizmet bedeliniz 500 ₺ ise, bu ayda 3.000 ₺ demektir. Bu rakam, hatırlatma SMS'i olan bir planın aylık bedelinden yüksekse, ücretsiz planda kalmak aslında daha pahalıdır.

Resepton'un ücretsiz planında neler var?

Şeffaf olmak için kendi ürünümüzü de aynı ölçütlerle anlatalım. Resepton'un ücretsiz planı süresizdir, deneme süresi değildir:

• Tek personel ve tek şube,
• Müşterinin kendisinin randevu aldığı online randevu sayfası,
• Takvim, müşteri kartları ve kasa,
• Ayda 100 mesaja kadar yapay zekâ resepsiyonist sohbeti,
• Müşteri listenizi her an Excel'e aktarma ve eski listenizi içe aktarma.

SMS hatırlatma, birden fazla personel, otomasyonlar ve raporlar Pro planda; birden fazla şube İşletme planındadır. Güncel fiyatları ve plan karşılaştırmasını fiyatlar sayfasında görebilirsiniz. Ücretli planları da kart bilgisi vermeden 10 gün boyunca deneyebilirsiniz.

Ücretsiz randevu programı seçerken kontrol listesi

Karar vermeden önce şu yedi soruyu sorun:

1. Ücretsiz plan süresiz mi, yoksa deneme mi?
2. Müşteri randevuyu uygulama indirmeden, üye olmadan alabiliyor mu?
3. Randevu sayfamda başka işletmelerin reklamı ya da rakiplerin listesi görünüyor mu?
4. Müşteri listemi istediğim zaman dışa aktarabiliyor muyum?
5. SMS hatırlatma var mı? Yoksa, ücretli plana geçince SMS başına ne ödüyorum?
6. Müşteri verilerim nerede saklanıyor ve KVKK'ya uygun aydınlatma metni hazır mı? Bu konuda KVKK ve randevu sistemleri yazımıza bakabilirsiniz.
7. İşletmem büyüdüğünde verilerimi kaybetmeden ücretli plana geçebiliyor muyum?

Bu soruların cevabı netse, ücretsiz bir randevu programıyla rahatça başlayabilirsiniz. Sektörünüze özel nasıl kurulduğunu görmek isterseniz kuaför, diş kliniği, psikolog ya da veteriner sayfalarımıza göz atın.